ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG

Theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 557/TTr-STTTT ngày 07 tháng 8 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TRÊN HỆ THỐNG TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH HẢI DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 30 /QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý và tổ chức hội nghị trên hệ thống truyền hình trực tuyến tỉnh Hải Dương (gọi tắt là hệ thống truyền hình trực tuyến).

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan Đảng, hành chính nhà nước và đoàn thể tỉnh Hải Dương (gọi chung là các đơn vị), Viễn thông Hải Dương và Điện lực Hải Dương.

Điều 2. Chức năng, thành phần của hệ thống truyền hình trực tuyến

1. Hệ thống truyền hình trực tuyến là một hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại hiện trường trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện.

2. Thành phần của hệ thống truyền hình trực tuyến gồm có thiết bị điều khiển đa điểm lắp đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông, điểm cầu chủ tọa lắp đặt tại phòng họp/hội trường Ủy ban nhân dân tỉnh và các điểm cầu nhánh lắp đặt tại phòng họp/hội trường Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố. Hệ thống truyền hình trực tuyến hoạt động trên nền mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước do Viễn thông Hải Dương quản lý và cung cấp.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Đề xuất, quyết định việc tổ chức hội nghị

1. Các đơn vị đề xuất tổ chức hội nghị trên hệ thống truyền hình trực tuyến phải xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, bao gồm: nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu tham dự. Số lượng đại biểu tham dự tại mỗi điểm cầu phải từ 5 người trở lên.

2. Thường trực Tỉnh ủy, Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị trên hệ thống truyền hình trực tuyến.

3. Các hội nghị được ưu tiên tổ chức trên hệ thống truyền hình trực tuyến:

- Các hội nghị do Thường trực, Ban Thường vụ Tỉnh ủy chủ trì;

- Các hội nghị do Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì;

- Các hội nghị do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì.

Điều 4. Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy

1. Tổ chức các hội nghị do Thường trực, Ban Thường vụ Tỉnh ủy chủ trì.

2. Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quy chế này.

Điều 5. Trách nhiệm của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh

1. Tổ chức các hội nghị do Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội chủ trì.

2. Tổ chức các hội nghị do Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì.

3. Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quy chế này.

Điều 6. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Tổ chức các hội nghị do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì.

2. Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quy chế này.

3. Phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị, Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Hải Dương đảm bảo các điều kiện cho hội nghị tại điểm cầu chủ tọa.

4. Quản lý các thiết bị hệ thống truyền hình trực tuyến tại điểm cầu chủ tọa; lập dự toán duy trì hoạt động của các thiết bị tổng hợp chung vào dự toán chi thường xuyên hàng năm của đơn vị; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để có phương án khắc phục khi có sự cố về thiết bị.

Điều 7. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội nghị

1. Đơn vị tổ chức hội nghị phải thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông, các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến, các đơn vị tham dự hội nghị, Viễn thông Hải Dương và Điện lực Hải Dương về nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu trước ít nhất 3 ngày làm việc để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ hội nghị; đồng thời gửi tài liệu đến các đơn vị tham dự hội nghị để photo cho các đại biểu.

2. Phối hợp với các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến để chuẩn bị các điều kiện cho hội nghị và phục vụ tại hội nghị.

3. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến tổng duyệt hệ thống trước 01 ngày diễn ra hội nghị; tập hợp các đại biểu, đơn vị đăng ký phát biểu tại các điểm cầu trong quá trình diễn ra hội nghị, báo cáo người chủ trì hội nghị.

4. Đôn đốc các đơn vị tham dự hội nghị đảm bảo thành phần đại biểu, ổn định tổ chức và báo cáo người chủ trì hội nghị trước 10 phút khi hội nghị bắt đầu.

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý về mặt kỹ thuật đối với hệ thống truyền hình trực tuyến.

2. Phối hợp với các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến, Viễn thông Hải Dương để đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trong suốt thời gian chuẩn bị, diễn ra hội nghị.

3. Phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị, các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến tổng duyệt hệ thống trước 01 ngày diễn ra hội nghị; kiểm tra hệ thống lần cuối và báo cáo người chủ trì hội nghị trước 10 phút khi hội nghị bắt đầu; tập hợp các đại biểu, đơn vị đăng ký phát biểu tại các điểm cầu trong quá trình diễn ra hội nghị, báo cáo người chủ trì hội nghị.

4. Thực hiện điều khiển hệ thống phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong hội nghị và theo sự chỉ đạo trực tiếp của người chủ trì hội nghị.

5. Quản lý, lập dự toán duy trì hoạt động của thiết bị điều khiển đa điểm, cước đường truyền toàn bộ hệ thống truyền hình trực tuyến tổng hợp chung vào dự toán chi thường xuyên hàng năm của đơn vị; phối hợp với các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến định kỳ đánh giá, rà soát, kiểm tra toàn bộ thiết bị hệ thống truyền hình trực tuyến để có biện pháp sửa chữa, nâng cấp, thay thế.

Điều 9. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

1. Phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị, Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn thông Hải Dương đảm bảo các điều kiện cho hội nghị tại điểm cầu nhánh thuộc đơn vị mình.

2. Không được tự ý điều chỉnh các thiết bị hệ thống truyền hình trực tuyến trong quá trình diễn ra hội nghị, nếu có sự cố phát sinh phải liên hệ ngay với Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Quản lý các thiết bị hệ thống truyền hình trực tuyến tại điểm cầu nhánh thuộc đơn vị mình; lập dự toán duy trì hoạt động của các thiết bị tổng hợp chung vào dự toán chi thường xuyên hàng năm của đơn vị; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để có phương án khắc phục khi có sự cố về thiết bị.

Điều 10. Trách nhiệm của các đại biểu, đơn vị tham dự hội nghị

1. Tham dự đủ thành phần và đến trước 15 phút so với thời gian bắt đầu diễn ra hội nghị.

2. Đăng ký phát biểu với người chủ trì hội nghị thông qua Sở Thông tin và Truyền thông hoặc đơn vị tổ chức hội nghị.

3. Không được bật micro khi không phát biểu và phải tắt micro khi phát biểu xong.

4. Thực hiện các quy định khác về tham dự hội nghị.

Điều 11. Trách nhiệm của Viễn thông Hải Dương

1. Đảm bảo chất lượng đường truyền phục vụ hội nghị.

2. Phối hợp với các đơn vị được lắp đặt điểm cầu trực tuyến, Sở Thông tin và Truyền thông để đảm bảo và xử lý các sự cố đường truyền trong suốt thời gian chuẩn bị, diễn ra hội nghị.

Điều 12. Trách nhiệm của Điện lực Hải Dương

Đảm bảo nguồn điện cho thiết bị điều khiển đa điểm, điểm cầu chủ tọa, các điểm cầu nhánh trong suốt thời gian chuẩn bị, diễn ra hội nghị.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Điều khoản thi hành

Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc hoặc phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.