CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 20/TTr-STTTT ngày 31/3/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 716/QĐ-UBND ngày 13/4/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích một số thuật ngữ

Hội nghị truyền hình trực tuyến (HNTHTT): Là hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại hiện trường trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị một sự hạn chế nào trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

MCU (Multipoint Control Unit): Là thiết bị quản lý và xử lý đa điểm, giúp kết nối các đầu, cuối và tạo lập cuộc gọi, truyền/nhận hình ảnh giữa các điểm cầu với nhau.

Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt các thiết bị trung tâm (thiết bị quản lý đa điểm MCU) để điều khiển các điểm cầu cuối nhằm mục đích thực hiện các cuộc họp HNTHTT của tỉnh, điểm cầu trung tâm được đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông.

Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu chủ trì cuộc họp giao ban trực tuyến trên hệ thống HNTHTT tỉnh. Điểm cầu chủ tọa được kết nối trực tiếp với điểm cầu trung tâm.

Điểm cầu cuối: Là những nơi lắp đặt thiết bị hội nghị truyền hình (Video Conference) để kết nối với điểm cầu trung tâm và các điểm cầu của các đơn vị khác. Điểm cầu cuối được lắp đặt tại UBND 10 huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Mục đích của việc sử dụng hệ thống HNTHTT

Việc sử dụng hệ thống HNTHTT tỉnh tổ chức các cuộc họp trực tuyến nhằm góp phần tích cực vào việc tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, các cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh; góp phần thực hành tiết kiệm trong việc tổ chức các cuộc họp, an toàn bảo mật, có thể lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp.

Điều 3. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT tỉnh.

2. Đối tượng áp dụng: Hệ thống HNTHTT tỉnh nhằm phục vụ việc tổ chức hội nghị giữa Trung ương với tỉnh; giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, thị xã; giữa các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh theo nội dung tổ chức hội nghị thông qua hệ thống HNTHTT của tỉnh.

Điều 4. Đơn vị đầu mối

1. Đối với điểm cầu trung tâm: Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, điều khiển thiết bị tại điểm cầu trung tâm.

2. Đối với điểm chủ tọa và các điểm cuối: Hệ thống đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó chịu trách nhiệm đảm bảo yêu cầu thiết bị, đường truyền, kinh phí.

3. Khi có cuộc họp giữa các cơ quan, đơn vị với các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh, nếu sử dụng điểm cầu trung tâm thì Sở Thông tin và Truyền thông hỗ trợ về kỹ thuật.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTHTT

1. Nguyên tắc chung: HNTHTT tỉnh được sử dụng trong tất cả các cuộc họp, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị.

2. Các cuộc họp sau được tổ chức trên hệ thống HNTHTT tỉnh:

- Các cuộc họp do Tỉnh ủy tổ chức.

- Các cuộc họp do Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức.

- Các cuộc họp do UBND tỉnh tổ chức.

- Các cuộc họp, tập huấn do các cơ quan, đơn vị và các tổ chức đoàn thể cấp tỉnh tổ chức.

- Các cuộc họp giữa hai hoặc nhiều đơn vị cấp huyện, thị xã tổ chức.

3. Mục đích, yêu cầu, thành phần tham dự và thời gian tổ chức cuộc họp: Do cơ quan, đơn vị có yêu cầu tổ chức từng cuộc họp xác định dựa trên nội dung phải giải quyết trong cuộc họp.

Điều 6. Xây dựng và thông báo kế hoạch cuộc họp

1. Đối với các cuộc họp thường kỳ:

- Căn cứ vào chương trình công tác của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu tổ chức các cuộc họp trực tuyến theo yêu cầu nhiệm vụ được Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh chỉ đạo; phân công trách nhiệm cho các cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.

- Kế hoạch tổ chức họp thường kỳ do Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt và được thông báo đến tất cả các cơ quan, đơn vị có liên quan.

2. Đối với cuộc họp bất thường

- Các cơ quan, đơn vị tổ chức họp bất thường cần chuẩn bị về nội dung, thời gian, địa điểm tổ chức các cuộc họp bất thường và thông báo đến các cơ quan, đơn vị liên quan; đồng thời thông báo cho đơn vị quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT tỉnh để phối hợp thực hiện.

- Trường hợp họp khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,...) khi có chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền Thông có trách nhiệm thông báo các điểm cầu cuối để phối hợp triển khai.

3. Đối với các cuộc họp giữa các điểm cầu trong tỉnh: Trường hợp các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh có nhu cầu họp giao ban trực tuyến với cấp huyện, thị xã hoặc giữa các cấp huyện, thị xã với nhau thông qua hệ thống HNTHTT tỉnh thì kế hoạch, nội dung của cuộc họp này do thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có nhu cầu họp gửi thông báo đến cơ quan, đơn vị liên quan và đồng thời thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp thực hiện (gửi thông báo 06 ngày trước khi diễn ra cuộc họp).

4. Đối với các cuộc họp giữa hai điểm cầu liên tỉnh: Trường hợp các cơ quan, đơn vị trong tỉnh có nhu cầu họp giao ban trực tuyến với các đơn vị nằm ngoài địa bàn tỉnh: Căn cứ nhu cầu xử lý công việc giữa các cơ quan thì cơ quan tổ chức hội nghị gửi thông báo đến các đơn vị có liên quan nội dung họp, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm hội nghị, sau khi được phê duyệt của lãnh đạo UBND tỉnh mới được thực hiện.

5. Đối với cuộc họp do Trung ương tổ chức họp với địa phương: Cuộc họp diễn ra ở cơ quan, đơn vị nào trong tỉnh với Trung ương thì cơ quan, đơn vị đó chịu trách nhiệm về kỹ thuật.

6. Thông tin về thời gian diễn ra cuộc họp: Kế hoạch tổ chức các cuộc họp HNTHTT phải được thông báo trước cho các tập thể và cá nhân dự họp bằng văn bản trước 06 ngày đối với các cuộc họp thường kỳ và 01 ngày đối với các cuộc họp bất thường và 02 giờ đối với các cuộc họp khẩn cấp.

Điều 7. Quy trình và phân công trách nhiệm tổ chức họp trên hệ thống HNTHTT

1. Xây dựng nội dung cuộc họp

- Đối với các cuộc họp thường kỳ: các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị chuẩn bị về nội dung, thời gian, địa điểm và các điều kiện tổ chức hội nghị và gửi về Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp và trình lãnh đạo tỉnh phê duyệt, sau đó gửi cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia cuộc họp.

- Đối với các cuộc họp bất thường: Các cơ quan, đơn vị tổ chức họp bất thường cần thống nhất với các đơn vị quản lý hệ thống HNTHTT tỉnh để chuẩn bị các điều kiện phục vụ hội nghị. Để đảm bảo thời gian và nội dung đối với cuộc họp bất thường, đơn vị tổ chức hội nghị cần thông tin nhanh cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan biết về thời gian, địa điểm, thành phần dự họp.

2. Chuẩn bị cho cuộc họp

a) Đối với các cuộc họp tại Sở Thông tin và Truyền thông.

- Thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Tổ chức kiểm tra, đấu nối các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp;

- Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp;

- Điều khiển thiết bị đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt.

b) Đối với các cuộc họp diễn ra điểm cầu chủ tọa tại Văn phòng UBND tỉnh, Tỉnh ủy, HĐND tỉnh với các điểm cầu trong tỉnh.

- Kiểm tra thiết bị hệ thống HTHNTT, nguồn điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

- Phối hợp với điểm cầu trung tâm để kết nối vào hệ thống;

- Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

c) Điểm cầu cuối có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các công việc:

- Kiểm tra thiết bị hệ thống HNTHTT, nguồn điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

- Phối hợp với điểm cầu trung tâm để kết nối vào hệ thống;

- Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 8. Trong quá trình diễn ra cuộc họp HNTHTT.

1. Tại điểm cầu trung tâm

- Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách phòng họp HNTHTT tại điểm cầu trung tâm sẽ tắt hoàn toàn bộ micro của các điểm cầu cuối thông qua thiết bị điều khiển để âm thanh đạt chất lượng tốt nhất.

- Khi ở điểm cầu nào có người phát biểu, cán bộ phụ trách vận hành HNTHTT tại các điểm cầu trung tâm sẽ điều chỉnh hình ảnh, mức âm lượng cho phù hợp tại điểm cầu hội nghị đó.

2. Tại điểm cầu chủ tọa và điểm cầu cuối

- Các cán bộ phụ trách phòng họp HNTHTT tại các điểm cầu chủ tọa và điểm cầu cuối có trách nhiệm phối hợp với cán bộ điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp.

- Kiểm tra và điều chỉnh ánh sáng bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình truyền hình ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong việc theo dõi cuộc họp.

- Cán bộ kỹ thuật phải thường xuyên phối hợp với điểm cầu trung tâm để hỗ trợ kỹ thuật trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp.

Điều 9. Kết thúc cuộc họp: Sau khi kết thúc cuộc họp, các cán bộ kỹ thuật vận hành HNTHTT tại tất cả các điểm cầu tham dự họp phải tắt thiết bị theo đúng quy trình: MCU, thiết bị đầu cuối, màn hình, nguồn điện.

Điều 10. Trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị đầu cuối và đường truyền của hệ thống HNTHTT

- Các thiết bị của hệ thống HNTHTT tỉnh là tài sản của Nhà nước, tài sản được đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, bảo vệ; không được sử dụng sai mục đích hoặc tự ý chuyển đổi vị trí các thiết bị khi không được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý thiết bị.

- Đường truyền tín hiệu phục vụ HNTHTT từ tỉnh đến các huyện là đường truyền luôn được ưu tiên cao nhất, chất lượng đường truyền phải luôn ổn định. Cơ quan, đơn vị nào được giao quản lý và vận hành hệ thống thiết bị có trách nhiệm phối hợp với đơn vị cung cấp đường truyền để được cung cấp đường truyền có tín hiệu tốt nhất.

- Cán bộ được giao quản lý, vận hành phòng họp HNTHTT tại các điểm cầu có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiết bị đầu cuối phục vụ HNTHTT, phối hợp kịp thời với điểm cầu trung tâm trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra HNTHTT.

- Thiết bị HNTHTT cần bảo quản cẩn thận, kỹ lưỡng. Trong quá trình vận hành thiết bị tại các điểm cầu cuối, nếu xảy ra sự cố kỹ thuật thì cán bộ vận hành báo cáo kịp thời; phối hợp với cán bộ kỹ thuật của trung tâm điều khiển để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

Điều 11. Kinh phí

- Chi phí thuê bao đường truyền: Đơn vị nào sử dụng, đơn vị đó tự chi trả.

- Chi phí dịch vụ hội nghị và các dịch vụ khác (nếu có):

+ Điểm cầu chủ tọa: do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp chi trả cho cơ quan, đơn vị quản lý.

+ Điểm cầu cuối: Do cơ quan, đơn vị quản lý điểm cầu cuối chi trả hoặc do thỏa thuận với cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Tổ chức thực hiện

- Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

+ Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo UBND tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền;

+ Hàng năm, lập kinh phí quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống HNTHTT tỉnh gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

- Cơ quan, đơn vị quản lý mạng truyền số liệu chuyên dùng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm cung cấp đường truyền đảm bảo an toàn chất lượng, hiệu quả và liên tục; đồng thời có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng kinh phí duy trì đường truyền hệ thống HNTHTT tỉnh hàng năm theo đúng quy định.

- Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTHTT có trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý và vận hành Hệ thống HNTHTT tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.

- Các cơ quan, đơn vị và các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị mình.

- Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị lập báo cáo gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.