UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

QUY CHẾ

VỀ VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:3088/2005/QĐ-UBND, ngày 30 /12/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnhVĩnh Long)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi,đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc quản lý và chế độ trách nhiệm trong khai thác, sử dụng thư tín điện tử đối với hoạt động của cán bộ, công chức thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh Vĩnh Long.

2. Mọi cán bộ, công chức, các cơ quan, đơn vị thuộc mạng thành viên trong hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh phải chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.

3. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và cán bộ, công chức, viên chức khi tham gia vận hành và khai thác, sử dụng thư tín điện tử thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh.

Điều 2. Hệ thống thư tín điện tử (Email) của tỉnh Vĩnh Long (http:// mail.vinhlong.gov.vn) được xây dựng theo mục tiêu chương trình tin học hoá quản lý hành chính nhà nước của Thủ tướng Chính phủ, là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh và Chính phủ; là công cụ phục vụ cho cán bộ, công chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước trong tỉnh sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư tín điện tử thông qua mạng tin học diện rộng của tỉnh, phục vụ công tác chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

- Tổ chức và cá nhân được hiểu là: tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và cán bộ, công chức, viên chức tham gia vận hành và khai thác, sử dụng thư tín điện tử thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh.

- Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được hiểu là: hệ thống thư tín điện tử thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh.

- Danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh được hiểu là: Danh bạ hộp thư điện tử của tổ chức và cá nhân thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh.

Điều 3. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tổ chức quản lý về kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử, các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử và tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản lý các hoạt động của hệ thống thư tín điện tử thuộc mạng tin học diện rộng của tỉnh.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng, khai thác thư tín điện tử và hệ thống thông tin điện tử của tỉnh chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin điện tử mà tổ chức hoặc cá nhân mình tạo lập chuyển trên hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ

Điều 4. Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật mạng tin học diện rộng của tỉnh và mạng CPNet của Chính phủ gồm: Trung tâm tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng cục bộ thành phần (LAN) của các sở-ban-ngành, UBND các huyện-thị, mạng diện rộng (WAN) của tỉnh, của Chính phủ (CPNet) và liên kết vào mạng Internet.

Mỗi tổ chức và cá nhân trên địa bàn tỉnh khi tham gia vào hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được đăng ký và sử dụng một địa chỉ hộp thư điện tử, gồm: Hộp thư dành cho các tổ chức (hộp thư công) và hộp thư cá nhân dành cho cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc trong hệ thống cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

Tên địa chỉ hộp thư điện tử được đặt theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1935/QĐ-UBND ngày 17/8/2005 của UBND tỉnh về khai báo hộp thư điện tử cho các cơ quan và cán bộ, công chức nhà nước tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh, được thể hiện theo hai dạng cơ bản như sau:

- Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan (các Sở, Ban, Ngành, Huyện, Thị,…) có dạng: têncơquan@vinhlong.gov.vn

Ví dụ: Hộp thư của sở Tài Chính, khai báo là:

staichinh@vinhlong.gov.vn

- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho cá nhân (là cán bộ công chức nhà nước) có dạng: tên.@vinhlong.gov.vn

Ví dụ: Hộp thư của ông Nguyễn Văn Tiến thuộc sở Tài Chính:

nvtien.stc@vinhlong.gov.vn

Chương III

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc cung cấp và quản lý hệ thống thư tín điện tử.

1). Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Chánh văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh, ký duyệt cho phép đăng nhập mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư thuộc hệ thống thư tín điện tử và cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh theo đề nghị của cơ quan, đơn vị là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh .

Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, hướng dẫn về kỹ thuật và cách sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để các cơ quan, đơn vị, cá nhân khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.

2). Sở Nội Vụ cung cấp thông tin có liên quan đến việc thay đổi hoặc phát sinh mới tên của cơ quan nhà nước cho Văn phòng UBND tỉnh để làm cơ sở điều chỉnh, cập nhật vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh.

3). Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, khi cơ quan, đơn vị có sự thay đổi, tăng, giảm cán bộ, công chức (bố trí phân công lại, tuyển mới, tiếp nhận chuyển công tác, chuyển công tác đi, nghỉ việc hoặc nghỉ hưu), phải chịu trách nhiệm lập danh sách đăng ký điều chỉnh hộp thư cá nhân cho cán bộ, công chức ở cơ quan, đơn vị mình quản lý và gởi về Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện khai báo và điều chỉnh tăng, giảm vào danh bạ hộp thư điện tử theo quy định tại khoản 1, Điều này, cụ thể như sau:

- Đối với trường hợp công chức chuyển công tác hoặc mới tuyển, sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận công chức chuyển công tác, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh cấp mới hoặc điều chỉnh hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức.

- Đối với trường hợp công chức thay đổi đơn vị công tác,Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân cán bộ, công chức phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh điều chỉnh hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức.

- Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh, nghỉ hưu hoặc nghỉ việc, sau khi có Quyết định của cấp có thẩm quyền, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải có văn bản đề nghị Văn phòng UBND tỉnh để xóa hộp thư điện tử của cán bộ, công chức đó.

Điều 6. Trung tâm Tin học có nhiệm vụ

1). Thiết lập và quản trị hệ thống danh bạ thư tín điện tử của tổ chức và cá nhân tham gia hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh. Khai báo cấp địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng cho tổ chức, cá nhân theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Quản lý quyền truy cập của tổ chức và cá nhân khi tham gia hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo quy định và kiểm soát hệ thống thư tín điện tử thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh theo yêu cầu của Chánh văn phòng UBND tỉnh.

2). Quản trị về kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, đảm bảo cho hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục, an toàn, bảo mật thông tin theo quy định của nhà nước.

3). Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học trên hệ thống mạng và tạo lập chế độ lưu trữ thông tin điện tử cho hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

4). Phối hợp, tổ chức hướng dẫn người dùng các thao tác sử dụng thư điện tử như tạo thư mới, cập nhật sổ địa chỉ, ngăn chặn, dọn dẹp xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn.

5). Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức viên chức trong các cơ quan nhà nước thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, đảm bảo đủ kiến thức và kỹ năng khai thác sử dụng hệ thống thư tín điện tử.

6). Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành, xây dựng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh phê duyệt.

Điều 7. Trách nhiệm của cán bộ quản trị mạng LAN tại các cơ quan, đơn vị là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại khoản 2,3,4,5 của Điều 6, Chương III quy chế này đối với việc quản lý vận hành hệ thống thư tín điện tử tại cơ quan, đơn vị.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân.

Các cá nhân thuộc cơ quan, đơn vị là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh được cấp phát hộp thư điện tử, có trách nhiệm:

1). Quản lý và chịu trách nhiệm về mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử được cấp. Sắp xếp, lưu trữ các thư điện tử của cá nhân có liên quan đến công việc thuộc nhiệm vụ được phân công phụ trách. Các thư điện tử từ các hộp thư của cơ quan, đơn vị (thư công) gởi cho cá nhân có hiệu lực thi hành như văn bản giấy, các cá nhân khi nhận loại thư này có trách nhiệm thực hiện hoặc báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xử lý.

2). Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung thông tin từ hộp thư cá nhân của mình khi gởi lên mạng tin học diện rộng của tỉnh, mạng CPnet hoặc mạng Internet.

3). Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín theo quy định nhà nước. Không truy nhập vào hộp thư riêng của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.

4). Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng thư tín điện tử của cá nhân hoặc cơ quan cho người khác biết để truy nhập vào hệ thống thư tín điện tử của tỉnh. Trường hợp mật khẩu bị lộ thì phải đổi ngay mật khẩu mới, trường hợp mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho cán bộ quản trị mạng LAN tại cơ quan, đơn vị hoặc Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh để khắc phục.

5). Không phát tán các thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích sử dụng của hệ thống thư tín điện tử thông qua hộp thư điện tử của mình.

6). Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo ngay cho cán bộ quản trị mạng LAN tại cơ quan, đơn vị hoặc Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh để khắc phục, sửa chữa kịp thời.

Điều 9. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cơ quan.

Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị là hộp thư công phục vụ cho trao đổi thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. Khi người quản lý, sử dụng phát hiện mật khẩu hộp thư công của cơ quan bị lộ phải báo ngay cho cán bộ quản trị mạng LAN tại cơ quan, đơn vị hoặc Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh biết để khắc phục.

Hộp thư công của cơ quan do cán bộ văn thư cơ quan quản lý, sử dụng, hàng ngày phải thường xuyên kiểm tra để nhận thư chuyển lãnh đạo xử lý hoặc gởi thư đi khi có yêu cầu.Tất cả các thư đi, đến trong hộp thư công của cơ quan đều phải được lưu trữ và đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật (nếu có) của thông tin. Các nội dung thông tin thể hiện trong hệ thống thư tín điện tử của tỉnh phải thống nhất sử dụng phông Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Cán bộ, công chức thuộc cơ quan khi cần trao đổi thông tin qua hộp thư công của cơ quan thì gởi tập tin điện tử mang nội dung thư đến máy vi tính của văn thư để văn thư thực hiện chuyển phát hành thư theo quy định.

Khi có sự thay đổi cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, đơn vị, thủ trưởng phải tổ chức bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư cơ quan cho cán bộ văn thư mới tiếp nhận.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư cơ quan. Hộp thư điện tử cơ quan được xem như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải bảo đảm việc xử lý thông tin trong hộp thư điện tử cơ quan kịp thời, chính xác và an toàn. Khuyến khích các cơ quan sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử cơ quan và hộp thư điện tử của cá nhân cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 10. Các tổ chức và cá nhân là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, không được tự tổ chức hệ thống thư tín điện tử (email) riêng.

- Không tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP và tên miền riêng cho cơ quan, đơn vị mình quản lý.

- Không được sử dụng hộp thư của các tổ chức, cá nhân mà không đăng ký tên miền với Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC) hoặc tên miền tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh để trao đổi thông tin.

- Cán bộ, công chức tham gia mạng tin học diện rộng của tỉnh được cấp phát hộp thư điện tử không được dùng trao đổi thông tin riêng với mục đích kinh doanh nhằm thu lợi cho cá nhân.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Văn phòng UBND tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh, tham gia vào hệ thống thư tín điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện trong cơ quan, đơn vị mình các quy định trên.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy chế này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 12. Sở Tài Chính căn cứ kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh bố trí kinh phí cho việc quản lý, duy trì sử dụng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 13. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề phát sinh, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan, đơn vị gởi về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.