ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI

 
 QUY CHẾ TẠM THỜI

VỀ QUẢNG LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 77/2005/QĐ-UBND, Ingày 27 tháng 6 năm 2005 của UBND tỉnh Quảng Ngãi)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống Thư tín điện tử tỉnh Quảng Ngãi (xxx@quangngai.gov.vn) là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh; là một dịch vụ cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL) tỉnh được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản hành chính Nhà nước tỉnh Quãng Ngãi giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112 tỉnh) nhằm phục vụ các cơ quan hành chính nhà nước (các đơn vị), cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thuộc tỉnh Quảng Ngãi sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín điện tử qua mạng tin học, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm quản lý Hệ thống thư điện tử của tỉnh. Trung tâm tin học Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm tin học) chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật Hệ thống thư tín điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử tỉnh.

Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị và cán bộ, công chức của tỉnh Quảng Ngãi khi khai thác và sử dụng Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.  

Chương 2:

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆH TỬ TRONG TỈNH

Điều 4.

Hệ thống thư tín điện tử tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin ọc của tỉnh và mạng thông tin toàn cầu (Intetnet) gồm: TTTHDL; mạng nội bộ (Lan) của các đơn vị; mạng diện rộng (Wan) của tỉnh và Chính phủ (CPnet) và mạng Intetnet.

Hệ thống tư tín điện tử tính được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng xxx@quangngai.gov.vn được phân thành hai loại:

- Hộp thư các cơ quan hành chính nhà nước của tỉnh (Hộp thư đơn vị) được quy định đánh tên theo hướng dẫn tại công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban Đêìu hành Đề án 112 của Chính phủ về quy định địa chỉ giao thức mạng thông tin toàn cầu (Intetnet Protocol-IP) và tên miền (domain) của mạng tin học Chính phủ.

- Hộp thư cá nhân: hộp thư dùng cho các cán bộ, công chức của tỉnh.

- Mọi thông tin về các đơn vị, cá nhân khi đăng ký sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại các máy tính chủ của TTTHDL tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Chương 3:

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư tín điện tử của tỉnh.

5.1. Văn phòng UBND tỉnh:

- Chánh Văn phòng UBND tỉnh quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, tạo mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư trong Danh bạ điện tử của tỉnh.

- Trung tâm tin học trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện việc cập nhật thông tin vào Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh văn phòng UBND tỉnh.

5.2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin cập nhật về thay đổi thông tin của các đơn vị chành chính trong tỉnh cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

5.3. Các đơn vị hành chính trong tỉnh phải báo cáo thông tin thay đổi về cá nhân, tổ chức cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật các thông tin thay đổi vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

Điều 6. Trung tâm tin học có nhiệm vụ:

6.1. Quản trị hệ thống Danh bạ điện tử của các cơ quan đơn vị hành chính nhà nước tỉnh Quảng Ngãi, cập nhật thông tin về Danh bạ điện tử của tỉnh.

6.2. Cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan hànhc hính tỉnh Quảng ngãi địa chỉ thư tín điện tử và mật khẩu sử dụng, kiểm soát Hệ thống thư tín điện tử tỉnh theo yêu cầu của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

6.3. Quản trị Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh, bảo đảm Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Quảng Ngãi hoạt động thông suốt, liên tục.

6.4. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Quảng Ngãi theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan trong tỉnh.

6.5. Phối hợp và hướng dẫn người dùng xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ, chuyên môn.

6.6. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Quảng Ngãi.

6.7. Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

6.8. Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan trong tỉnh khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Quảng ngãi.

6.9. Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh qua Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài chính trình UBND tỉnh Quảng Ngãi phê duyệt.

Điều 7. Cung cấp và quản lý thư điện tử.

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh.

7.1. Đối với trường hợp công chức mới vaò làm việc trong tỉnh.

Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới và có lệnh của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Quảng trị mạng của TTTHDL tỉnh phải tạo lập một hộp thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thông tin điện tử.

7.2. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm tin học căn cứ vào quyết định của Sở Nội vụ cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin của tỉnh.

7.3. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh hoặc về hưu.

Trung tâm tin học căn cứ vào quyết định của Sở Nội vụ cập nhật thông tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư cá nhân

Các cán bộ, công chức viên thuộc các cơ quan hành chính tỉnh Quảng Ngãi được cấp hộp thư cá nhân có trách nhiệm:

8.1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử của cá nhân.

8.2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân liên quan đến việc công; các thư điện tử từ các Hộp thư đơn vị gửi cho cá nhân có hiệu lực thi hành như văn bản giấy, các cá nhân khi nhận loại thư này có trách nhiệm thực hiện hoặc báo cáo thủ trưởng đơn vị để xử lý.

8.3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin từ hộp thư cá nhân của mình gửi lên mạng.

8.4. Không truy cập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.

8.5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào Hệ thống thư tín điện tử tỉnh của mình cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải thay đổi mật khẩu ngay, trường hợp bị mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho trung tâm tin học để được khắc phục.

8.6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư tín điện tử tỉnh Quảng Ngãi từ địa chỉ hộp thư của mình.

8.7. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo cho Trung tâm tin học biết để khôi phục, sửa chữa.

Điều 9. Trách nhiệm của người quản lý, sử dụng hộp thư đơn vị.

Hộp thư đơn vị là loại hộp thư đặc biệt dùng cho các đơn vị trong tỉnh trao đổi thông tin liên quan đến công tác của đơn vị: khi người quản lý, sử dụng phát hiện mật khẩu hộp thư đơn vị bị lộ phải báo ngay cho Trung tâm tin học khắc phục.

Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một cá nhân trong đơn vị sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ thường là cán bộ văn thư của các đơn vị). Các thông tin dữ liệu dạng chữ gửi qua Hộp thư đơn vị thống nhất dùng phông Unicode và bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Khi có sự thay đổi lãnh đạo của đơn vị. Trưởng đơn vị phải bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của Hộp thư đơn vị cho Trưởng đơn vị mới.

Các thư gửi đi hoặc nhận đến từ Hộp thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Tất cả các thư đến, thư đi trong Hộp thư đơn vị đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo truyền nhận qua Hộp thư đơn vị bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi hành như thông tin trên văn bản giấy.

Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua Hộp thư đơn vị phù hợp với hoạt động của đơn vị và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị; bảo đảm việc xử lý thông tin trong Hộp thư đơn vị an toàn, kịp thời, chính xác. Khuyến khích các đơn vị sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua Hộp thư đơn vị; các công văn trao đổi qua Hộp thư đơn vị phải được lưu bản gốc tại văn thư các đơn vị.

Điều 10. Các đơn vị hànhc hính cấp cơ sở, huyện không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng.

Không sử dụng hộp thư của các tổ chức, cá nhân không đăng ký tên miền với Trung tâm Internet Việt Nam (địa chỉ email không có đuôi .vn) để trao đổi công việc trên mạng của tỉnh.

Không tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền riêng.

Chương 4:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11. Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm tin học) và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện trong đơn vị mình các quy định trên.

Đơn vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 12. Sở Tài chính căn cứ kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.

Điều 13. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Văn phòng UBND tỉnh (qua Trung tâm tin học) để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.