Quyết định 331/QĐ-UBND năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình quy định về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm kiện toàn, sắp xếp và tổ chức lại bộ máy quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

- Thông tin chung về văn bản

• Tên văn bản: Quyết định 331/QĐ-UBND năm 2011 thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, tỉnh Hòa Bình.
• Cơ quan ban hành: Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình.
• Hiệu lực thi hành: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

- Vị trí và chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

• Cơ sở thành lập: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hòa Bình được thành lập trên cơ sở kiện toàn, sắp xếp và tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ tỉnh hiện có, trực thuộc Sở Nội vụ.
• Vị trí pháp lý: Chi cục là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Kinh phí hoạt động của Chi cục do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.
• Chức năng chính: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh Hòa Bình.
• Quan hệ chỉ đạo: Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.

- Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Chi cục thực hiện hai nhóm nhiệm vụ chính bao gồm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử tỉnh:

• Nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:
  • Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ.
  • Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn.
  • Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các danh mục quan trọng bao gồm: Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử tỉnh; Danh mục tài liệu hết giá trị bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
  • Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
  • Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
  • Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
  • Thực hiện công tác báo cáo, thống kê, sơ kết, tổng kết và thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
• Nhiệm vụ về Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
  • Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu.
  • Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
  • Thực hiện phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học.
  • Bảo vệ, bảo quản an toàn và thống kê tài liệu lưu trữ; thực hiện tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
  • Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
  • Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ theo quy định.
  • Quản lý tài chính, tài sản được giao và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao.

- Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế

• Lãnh đạo Chi cục: Gồm có Chi cục trưởng và 01 Phó Chi cục trưởng.
• Các phòng chuyên môn: Chi cục có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ. Giám đốc Sở Nội vụ có thẩm quyền quyết định cơ cấu tổ chức cụ thể và quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng này dựa trên hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
• Biên chế: Biên chế của Chi cục thuộc biên chế quản lý nhà nước, nằm trong tổng biên chế của Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh giao chỉ tiêu hàng năm.

- Hiệu lực thi hành và trách nhiệm thực hiện

• Hiệu lực: Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh Hòa Bình và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.