ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số 564/TTr-SNgV ngày 05/6/2013,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỘ CHIẾU NGOẠI GIAO, HỘ CHIẾU CÔNG VỤ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TỈNH ĐỒNG NAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 6 năm 2013 của UBND tỉnh Đồng Nai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định trách nhiệm quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (sau đây gọi chung là hộ chiếu) của cán bộ, công chức tỉnh Đồng Nai.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với cán bộ, công chức thuộc hệ thống các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội tỉnh; công chức quản lý (người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu) trường hợp được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng và quản lý hộ chiếu

1. Hộ chiếu là tài sản của Nhà nước. Việc sử dụng, quản lý hộ chiếu phải được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ và các quy định pháp luật khác có liên quan. Việc sử dụng hộ chiếu không được gây thiệt hại cho uy tín và lợi ích của Nhà nước.

2. Người có hành vi sử dụng, quản lý hộ chiếu sai Quy định thì tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Chương II

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC VÀ CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN

Điều 4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu

1. Cán bộ, công chức có trách nhiệm giữ gìn và bảo quản hộ chiếu cẩn thận, không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong hộ chiếu, không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng trái với pháp luật Việt Nam.

2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu còn giá trị sử dụng cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công vụ ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

3. Nếu bị mất hộ chiếu trong nước, cán bộ, công chức có trách nhiệm khai báo ngay bằng văn bản với Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ để báo cáo cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) để hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó. Trường hợp bị mất hộ chiếu ở nước ngoài, thì phải khai báo ngay bằng văn bản với cơ quan có thẩm quyền nước sở tại và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất.

4. Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, cán bộ, công chức thuộc đối tượng được điều chỉnh tại Điều 2 của Quy định này, phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu tại Điều 6 của Quy định này.

5. Khi thay đổi cơ quan làm việc, cán bộ, công chức phải báo cáo bằng văn bản đến cơ quan quản lý hộ chiếu nắm thông tin về nơi chuyển đi và chuyển đến để cơ quan này thực hiện việc theo dõi, quản lý hộ chiếu.

6. Không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân, giải quyết việc riêng.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu

1. Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng và quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức theo quy định tại Điều 2 của Quy định này. Các thủ tục và quy trình thực hiện như sau:

a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu khi được lưu giữ tại cơ quan, không để thất lạc, ẩm ướt, hư hại hoặc không sử dụng được.

b) Thực hiện bàn giao hộ chiếu cho cán bộ, công chức khi có quyết định chấp thuận cử đi công tác nước ngoài của Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan được ủy quyền quản lý nhà nước về giải quyết nhân sự ra nước ngoài của tỉnh Đồng Nai. Cán bộ, công chức đến nhận hộ chiếu phải xuất trình Giấy biên nhận nộp hộ chiếu do Sở Ngoại vụ cấp, thực hiện các thủ tục ký nhận, bàn giao đúng quy định. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 (sáu) tháng thì thông báo cho cán bộ, công chức biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc đề nghị xin cấp hộ chiếu mới theo quy định.

c) Hộ chiếu được Sở Ngoại vụ giao lại cho cán bộ, công chức phải đảm bảo là loại hộ chiếu theo đúng mục đích của chuyến đi công vụ ở nước ngoài; đúng đối tượng có tên trong hộ chiếu. Trường hợp vì một lý do nào đó, người được cử đi nước ngoài khi có quyết định của cơ quan cấp thẩm quyền nhưng không thể đến Sở Ngoại vụ để nhận hộ chiếu, được quyền cử người khác đến nhận hộ chiếu thay và phải kèm giấy giới thiệu của cơ quan liên quan.

d) Khi đến nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ, cán bộ, công chức được cấp giấy biên nhận hộ chiếu theo quy định.

đ) Thực hiện báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý cán bộ, công chức về việc người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định sau khi nhập cảnh về nước và có biện pháp kịp thời thu hồi hộ chiếu.

e) Thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.

g) Chuyển cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) để hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu theo quy định, bao gồm những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

2. Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, lưu trữ hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh đảm bảo chặt chẽ, an toàn tuyệt đối và theo quy định hiện hành.

Điều 6. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, đơn vị, tổ chức chính trị-xã hội thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa

1. Chấp hành đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia, các quy định pháp luật về hoạt động đối ngoại; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác nhận đủ và đúng thông tin trong tờ khai xin cấp hộ chiếu đối với cán bộ, công chức thuộc quyền; không cho phép đi nước ngoài các trường hợp cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý nằm trong diện chưa được xuất cảnh, chưa được cấp giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh Việt Nam được quy định tại Điều 21, Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

2. Định kỳ ngày 15 của tháng cuối quý và ngày 15/10 hàng năm, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ tình hình thực hiện nộp lại hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý. Trong vòng 05 (năm) ngày làm việc sau khi kết thúc chuyến đi nước ngoài, cán bộ, công chức phải nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu và thực hiện báo cáo kết quả chuyến đi cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ theo quy định.

3. Thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ trường hợp cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý khi đi nước ngoài để thực hiện công vụ, làm mất hộ chiếu; không tự nguyện nộp lại hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định; sử dụng hộ chiếu không đúng mục đích chuyến đi gây ảnh hưởng về quan hệ đối ngoại; ở lại nước ngoài quá thời hạn cho phép; thay đổi mục đích chuyến đi trong thời gian ở nước ngoài.

4. Có trách nhiệm thông báo cho Sở Ngoại vụ biết để kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao có biện pháp xử lý theo quy định đối với trường hợp cán bộ, công chức thuộc quyền đã được cấp các loại hộ chiếu bao gồm những người được luân chuyển, điều động nhận công tác tại cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh, đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.

5. Định kỳ thường xuyên tổ chức, đôn đốc, nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý thực hiện nghiêm túc Quy định quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Kiểm tra và xử lý vi phạm

1. Cán bộ, công chức có hành vi vi phạm Quy định này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp cán bộ, công chức thuộc tỉnh cố tình không giao nộp hộ chiếu theo quy định, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, phải chủ động phát hiện và có biện pháp xử lý tùy theo tính chất và mức độ vi phạm theo quy định hiện hành; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ kết quả thực hiện.

2. Trong trường hợp, cơ quan quản lý hộ chiếu vi phạm các quy định quản lý hộ chiếu, có thể bị hạn chế hoặc rút lại ủy quyền quản lý do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai quyết định theo Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ.

3. Cán bộ, công chức thuộc tỉnh có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật khi bị từ chối cấp hộ chiếu, các giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh hoặc khi bị thông báo chưa cho xuất cảnh hoặc khi các cơ quan cấp giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh không thực hiện đúng các quy định của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ.

Điều 8. Điều khoản thi hành

1. Giao trách nhiệm cho Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Công an tỉnh và các cơ quan liên quan hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

2. Giám đốc các sở, ban, ngành, đơn vị, tổ chức chính trị - xã hội thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hòa chịu trách nhiệm thực hiện Quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở Ngoại vụ tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Quy định này cho phù hợp với yêu cầu thực tiễn và quy định của pháp luật hiện hành./.