Quyết định số 44/2016/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ban hành Quy định về Tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 18 tháng 12 năm 2016 và bãi bỏ Quyết định số 2572/QĐ-UBND ngày 10/12/2013 của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh.

Văn bản quy định chi tiết về thang điểm, tiêu chí đánh giá cơ sở vật chất, nhân sự, tính khả thi của đề án thành lập và quy trình thẩm định, xét chọn nghiêm ngặt nhằm chuẩn hóa hoạt động bổ nhiệm, thành lập các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.

TIÊU CHÍ CHẤM ĐIỂM THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG (CHƯƠNG II)

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được đánh giá dựa trên thang điểm chi tiết áp dụng cho các nhóm tiêu chí cốt lõi sau:

1. Tiêu chí về trụ sở Văn phòng công chứng (Điều 5)

• Diện tích sử dụng hành nghề: Diện tích từ 100 m2 đến 150 m2 được chấm tối đa 05 điểm; diện tích từ trên 150 m2 đến 200 m2 được chấm tối đa 06 điểm; diện tích từ trên 200 m2 được chấm tối đa 07 điểm. Trụ sở phải bảo đảm diện tích làm việc tối thiểu cho nhân sự: Công chứng viên từ 10m2 đến 12 m2/người; Thư ký nghiệp vụ từ 8m2 đến 10m2/người; nhân viên khác từ 06 m2 đến 08 m2/người.
• Tính ổn định của trụ sở: Trụ sở thuộc quyền sở hữu của công chứng viên hợp danh, sở hữu chung của các công chứng viên sáng lập hoặc có hợp đồng thuê, mượn từ 05 năm trở lên được chấm tối đa 02 điểm. Trường hợp hợp đồng thuê, mượn dưới 05 năm (từ 01 năm đến dưới 05 năm) chỉ được chấm tối đa 01 điểm.
• Bố trí không gian làm việc: Việc thiết kế, phân chia các khu vực (phòng) làm việc khoa học, bảo đảm an toàn và thuận tiện cho người dân đến giao dịch được chấm tối đa 02 điểm.
• Khu vực giữ xe: Diện tích giữ xe dưới 30 m2 được chấm tối đa 01 điểm; diện tích từ 30 m2 trở lên được chấm tối đa 02 điểm. Địa điểm giữ xe thuận lợi, bảo đảm an ninh trật tự và an toàn giao thông được cộng thêm tối đa 01 điểm.
• Phòng chống cháy nổ: Có phương án phòng chống cháy nổ hoàn thiện được chấm tối đa 02 điểm.

2. Cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin (Điều 6)

• Trang thiết bị làm việc: Dự kiến trang bị đầy đủ máy vi tính, bàn ghế, tủ kệ đựng hồ sơ, khu vực chờ cho khách hàng được chấm tối đa 02 điểm.
• Kho lưu trữ: Có thiết kế kho lưu trữ hồ sơ công chứng riêng biệt được chấm tối đa 01 điểm.
• Hạ tầng mạng: Có dự kiến thiết kế trang thông tin điện tử (website) và kết nối Internet được chấm tối đa 01 điểm.
• Phần mềm quản lý: Có phương án đầu tư xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, phần mềm nghiệp vụ và phần mềm kế toán được chấm tối đa 03 điểm.

3. Tiêu chí về nhân sự của Văn phòng công chứng (Điều 7, 8, 9, 10, 11, 12)

• Số lượng Công chứng viên (Điều 7): Văn phòng có 02 công chứng viên hợp danh được tính 6 điểm. Mỗi công chứng viên hợp danh thứ ba trở đi được cộng thêm 02 điểm. Mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được cộng 0,5 điểm. Điểm số tối đa được tính cho quy mô 04 công chứng viên.
• Kinh nghiệm của Công chứng viên (Điều 8): Đánh giá dựa trên thời gian công tác pháp luật (từ 5-10 năm được 0,5 điểm; trên 10 năm được 01 điểm); thời gian làm công tác nghiệp vụ công chứng, chứng thực từ 03 năm trở lên (0,5 điểm); thời gian làm nghiệp vụ tại tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm (từ 2-3 năm được 0,5 điểm; trên 3 năm được 01 điểm); và thời gian thực tế hành nghề công chứng (từ 1-3 năm được 0,5 điểm; từ 3-5 năm được 01 điểm; từ 5-10 năm được 02 điểm; từ 10 năm trở lên được 03 điểm).
• Thư ký nghiệp vụ (Điều 9): Mỗi thư ký nghiệp vụ được tính 0,5 điểm (tối đa tính điểm cho 04 thư ký). Thư ký có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên được cộng 0,5 điểm; từng bổ nhiệm chức danh tư pháp được cộng 0,5 điểm; có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng được cộng 0,5 điểm. Thời gian công tác nghiệp vụ công chứng từ 1-3 năm được cộng 0,5 điểm; từ 3 năm trở lên được cộng 01 điểm.
• Nhân sự phụ trách kế toán (Điều 10): Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán được chấm tối đa 02 điểm; trình độ trung cấp hoặc đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng được chấm tối đa 01 điểm. Thời gian công tác kế toán dưới 05 năm được 0,5 điểm; từ 05 năm trở lên được 01 điểm.
• Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin (Điều 11): Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành CNTT được chấm tối đa 02 điểm. Thời gian công tác CNTT dưới 05 năm được 0,5 điểm; từ 05 năm trở lên được 01 điểm.
• Nhân sự phụ trách lưu trữ (Điều 12): Nhân viên có bằng cao đẳng hoặc trung cấp chuyên ngành lưu trữ được chấm tối đa 02 điểm. Thời gian công tác lưu trữ dưới 05 năm được tối đa 0,5 điểm; từ 05 năm trở lên được tối đa 01 điểm.

4. Quy trình nghiệp vụ, quản trị và tính khả thi của Đề án (Điều 13, 14, 15)

• Quy trình nghiệp vụ và lưu trữ (Điều 13): Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng luật được chấm tối đa 03 điểm; quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học được chấm tối đa 02 điểm; có cộng tác viên dịch thuật được chấm tối đa 01 điểm.
• Khả năng quản trị (Điều 14): Người đại diện theo pháp luật có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức quản trị được chấm tối đa 02 điểm; có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng trên 01 năm được chấm tối đa 03 điểm.
• Tính khả thi của Đề án (Điều 15): Đánh giá dựa trên việc xác định rõ tiến độ thực hiện bộ máy, nhân sự, cơ sở vật chất (tối đa 02 điểm); tiến độ và biện pháp đi vào hoạt động (tối đa 02 điểm); phương án giải quyết tranh chấp nội bộ (01 điểm); phương án phân chia lợi nhuận, xử lý thất thu, xác định lương thưởng (02 điểm); quy trình chấm dứt hoạt động và thanh lý tài sản (01 điểm).

QUY TRÌNH XÈT DUYỆT HỒ SƠ VÀ ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG (CHƯƠNG III & IV)

Quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện chặt chẽ qua các bước sau:

1. Thành lập Tổ Xét duyệt hồ sơ (Điều 16)

Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ gồm từ 05 đến 07 thành viên. Tổ trưởng là Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở được ủy quyền. Các thành viên làm việc độc lập, khách quan, căn cứ vào hệ thống tiêu chí, thang điểm quy định và Đề án "Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng" để chấm điểm cho từng hồ sơ. Tổ xét duyệt tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

2. Phương thức xét duyệt và chấm điểm (Điều 17)

Điểm số chính thức của mỗi hồ sơ được tính bằng trung bình cộng điểm chấm của tất cả các thành viên Tổ xét duyệt tham gia chấm điểm. Toàn bộ quá trình xét duyệt, chấm điểm phải được lập thành biên bản có chữ ký xác nhận của tất cả các thành viên.

3. Nguyên tắc xét chọn và quyết định thành lập (Điều 18)

• Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt tối thiểu từ 60 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số các hồ sơ nộp tại một đơn vị quy hoạch (địa bàn huyện, thành phố).
• Trong trường hợp có nhiều hồ sơ bằng điểm nhau, Tổ xét duyệt áp dụng thứ tự ưu tiên lần lượt: Hồ sơ có điểm tiêu chí công chứng viên cao hơn; hồ sơ có điểm tiêu chí thư ký nghiệp vụ cao hơn; hồ sơ có điểm cơ sở vật chất cao hơn.
• Căn cứ kết quả chấm điểm, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, ban hành quyết định cho phép thành lập.

4. Đăng ký hoạt động và hậu kiểm (Điều 19)

Văn phòng công chứng được cho phép thành lập phải tiến hành đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Trong quá trình đăng ký, Sở Tư pháp sẽ tiến hành kiểm tra thực tế trụ sở, cơ sở vật chất và nhân sự. Nếu phát hiện Văn phòng công chứng không đáp ứng đúng các nội dung cam kết trong Đề án đã được xét chọn, Sở Tư pháp sẽ báo cáo UBND tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập, đồng thời trình UBND tỉnh xem xét hồ sơ có số điểm liền kề hợp lệ.

5. Điều khoản chuyển tiếp và tổ chức thực hiện (Điều 20, 21)

• Điều khoản chuyển tiếp: Các Văn phòng công chứng đã thành lập trước ngày Quy định này có hiệu lực, nếu có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở hoạt động thì bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về vị trí, trụ sở và cơ sở vật chất quy định tại Điều 4, Điều 5 và Điều 6 của Quy định này.
• Tổ chức thực hiện: Sở Tư pháp tỉnh Tây Ninh chịu trách nhiệm chủ trì tổ chức thực hiện. Trong quá trình triển khai, các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm phản ánh kịp thời các khó khăn, vướng mắc về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn pháp luật.