Giới thiệu chung về Quyết định 02/2017/QĐ-UBND

Quyết định số 02/2017/QĐ-UBND ban hành Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 22/3/2017. Các cơ quan chịu trách nhiệm thi hành bao gồm Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp (huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn) cùng các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan.

Quy định chi tiết về Tiêu chí và Thang điểm Xét duyệt (Điều 5)

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được đánh giá dựa trên đề án thành lập với tổng số điểm tối đa là 100 điểm. Trong đó, điểm chuẩn tối thiểu để hồ sơ đạt yêu cầu là 60 điểm, và điểm cộng khuyến khích tối đa không quá 40 điểm. Thang điểm được phân bổ cụ thể theo 3 nhóm tiêu chí sau:

1. Tiêu chí về tổ chức nhân sự (Tổng cộng tối đa 55 điểm - Điểm chuẩn: 40 điểm, Điểm cộng tối đa: 15 điểm)

• Công chứng viên: Văn phòng phải có tối thiểu 02 công chứng viên để đạt mức điểm chuẩn là 35 điểm. Từ công chứng viên thứ 3 trở lên, mỗi nhân sự được cộng thêm 03 điểm, tổng điểm cộng tối đa cho mục này không quá 06 điểm.
• Nhân sự kế toán: Kế toán có trình độ Trung cấp chuyên ngành kế toán đạt điểm chuẩn là 05 điểm. Nếu nhân sự có trình độ Cao đẳng chuyên ngành kế toán được cộng thêm 01 điểm; trình độ Đại học chuyên ngành kế toán được cộng thêm 02 điểm.
• Nhân viên nghiệp vụ: Văn phòng có 01 nhân viên nghiệp vụ sở hữu trình độ Đại học chuyên ngành Luật trở lên được cộng thêm 03 điểm. Từ nhân viên nghiệp vụ thứ 2 đáp ứng tiêu chuẩn này trở đi được cộng thêm 01 điểm cho mỗi người, tối đa không quá 02 điểm cộng.
• Nhân viên hỗ trợ khác (Thủ quỹ, văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin): Nhân sự có trình độ Cao đẳng được cộng thêm 01 điểm; trình độ Đại học được cộng thêm 02 điểm.

2. Tiêu chí về trụ sở làm việc (Tổng cộng tối đa 35 điểm - Điểm chuẩn: 20 điểm, Điểm cộng tối đa: 15 điểm)

Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, đáp ứng diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở tại các đơn vị sự nghiệp, đồng thời phải có khu vực tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP. Điểm số chi tiết gồm:

• Phòng tiếp nhận và giải quyết thủ tục công chứng (nơi làm việc của công chứng viên, nhân viên và tiếp khách): Diện tích tối thiểu 30m2 đạt điểm chuẩn là 10 điểm. Cứ tăng thêm mỗi 5m2 diện tích so với mức tối thiểu được cộng thêm 01 điểm, tối đa không quá 05 điểm cộng.
• Phòng kho lưu trữ hồ sơ công chứng: Diện tích tối thiểu 20m2 đạt điểm chuẩn là 05 điểm. Cứ tăng thêm mỗi 5m2 diện tích được cộng thêm 01 điểm, tối đa không quá 03 điểm cộng.
• Khu vực để xe của khách: Diện tích tối thiểu 30m2, bảo đảm thuận lợi, an ninh trật tự và an toàn giao thông được cộng tối đa không quá 03 điểm.
• Công tác phòng chống cháy nổ: Có phương án cụ thể và trang bị đầy đủ các thiết bị phòng, chống cháy nổ được cộng tối đa không quá 02 điểm.
• Tính pháp lý của trụ sở: Trụ sở thuộc sở hữu của một trong các công chứng viên sáng lập hoặc có hợp đồng thuê, mượn hợp pháp với thời hạn tối thiểu là 03 năm (đối với địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn) hoặc tối thiểu 05 năm (đối với các địa bàn còn lại) đạt điểm chuẩn là 05 điểm. Trường hợp thời hạn thuê, mượn trên 05 năm thì mỗi năm tăng thêm được cộng 01 điểm, tối đa không quá 02 điểm cộng.

3. Tiêu chí về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động (Điểm cộng tối đa không quá 10 điểm)

• Trang bị đầy đủ máy vi tính, máy in và bàn làm việc cho các công chứng viên cùng nhân viên văn phòng: Cộng tối đa không quá 02 điểm.
• Trang bị tủ đựng tài liệu chuyên dụng: Cộng tối đa không quá 02 điểm.
• Có kết nối mạng Internet: Cộng tối đa không quá 02 điểm.
• Đầu tư và ứng dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ công chứng: Cộng tối đa không quá 02 điểm.
• Trang bị máy photocopy phục vụ công việc: Cộng tối đa không quá 01 điểm.
• Lắp đặt hệ thống camera giám sát an ninh: Cộng tối đa không quá 01 điểm.

Quy trình Tiếp nhận, Xét duyệt và Quyết định Cho phép Thành lập (Điều 6 & Điều 7)

Việc tiếp nhận và thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy trình chặt chẽ:

• Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và tổ chức xét duyệt dựa trên các tiêu chí và thang điểm quy định tại Điều 5.
• Điều kiện đạt yêu cầu: Hồ sơ được xem là đạt yêu cầu để thành lập khi đạt tối thiểu tổng điểm chuẩn là 60 điểm.
• Nguyên tắc xét chọn cạnh tranh: Trường hợp số lượng hồ sơ đề nghị thành lập tại một địa bàn cấp huyện vượt quá số lượng tổ chức hành nghề công chứng theo quy hoạch, hồ sơ được lựa chọn phải đạt tổng điểm chuẩn 60 điểm và có số điểm cộng cao hơn. Nếu các hồ sơ có tổng điểm bằng nhau, quyền ưu tiên xét chọn sẽ thuộc về hồ sơ có điểm số cao hơn ở tiêu chí tổ chức nhân sự.
• Thẩm quyền quyết định: Căn cứ vào kết quả xét duyệt, Sở Tư pháp lập hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang xem xét, ban hành quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Tổ chức Thực hiện và Giải quyết Vướng mắc (Điều 8)

Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Tư pháp làm cơ quan chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cơ quan liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quyết định này. Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện định kỳ lên Ủy ban nhân dân tỉnh. Trong quá trình triển khai, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phải kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định giải quyết.