ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 677/TTr-STTTT ngày 03 tháng 5 năm 2017.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 46/2017/QĐ-UBND ngày 16 tháng 6 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Ninh Thuận khi Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở, ban ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) tổ chức các hội nghị, các buổi làm việc, các cuộc họp, tập huấn, giao ban (gọi tắt là các cuộc họp) qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

Điều 2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (HNTHTT)

1. Hệ thống HNTHTT: Là một hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực, cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau, cách xa về địa lý có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

2. Hệ thống HNTHTT gồm:

a) Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt các thiết bị quản lý đa điểm để điều khiển các điểm cầu cuối nhằm mục đích thực hiện các cuộc họp HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu trung tâm được đặt tại Viễn thông Ninh Thuận (đơn vị cung ứng dịch vụ HNTHTT).

b) Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu chủ trì cuộc họp HNTHTT. Điểm cầu chủ tọa được kết nối trực tiếp với điểm cầu trung tâm và được đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

c) Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị hội nghị truyền hình để kết nối với điểm cầu trung tâm. Điểm cầu cuối được đặt tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Điều 3. Mục đích sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Sử dụng hệ thống HNTHTT nhằm tin học hóa các cuộc họp trong tỉnh, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước, đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm và bảo mật thông tin.

2. Hệ thống HNTHTT được sử dụng vào việc tổ chức các cuộc họp giữa:

a) Ủy ban nhân dân tỉnh với các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố.

b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh (các Sở, ban, ngành) với đơn vị cấp huyện (phòng chuyên môn) theo ngành dọc.

Điều 4. Nguyên tắc tổ chức HNTHTT

1. Đối với cuộc họp do Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, chủ trì:

Căn cứ vào Giấy mời hoặc Thông báo thay giấy mời của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với Viễn thông Ninh Thuận để tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTHTT của tỉnh.

2. Đối với cuộc họp do cơ quan, đơn vị tổ chức, chủ trì:

- Nội dung tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTHTT không mang tính mật và nhạy cảm;

- Đơn vị có nhu cầu tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTHTT chủ động liên hệ với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất thời gian tổ chức cuộc họp trước khi phát hành văn bản mời họp để tránh trường hợp trùng lặp;

- Ưu tiên các cuộc họp do Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, chủ trì (đối với các trường hợp đơn vị đã phát hành văn bản mời họp).

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN

Điều 5. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp HNTHTT

1. Phòng họp phải đảm bảo phục vụ với chất lượng âm thanh, hình ảnh, ánh sáng trung thực, tự nhiên; đồng thời, cần tăng cường đèn điện tại các vị trí có ánh sáng yếu, đặc biệt tại phía bàn chủ tọa.

2. Màn hình, camera phải được lắp đặt ở vị trí thích hợp; sử dụng phông, rèm trong phòng phù hợp để tránh hiện tượng camera bị ngược sáng.

3. Phòng họp tại các điểm cầu tham gia họp trực tuyến phải thống nhất kích cỡ hình ảnh, màu nền, màu chữ của phông nền.

Điều 6. Nguyên tắc sử dụng hệ thống HNTHTT

1. Không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bị của hệ thống HNTHTT để phục vụ công việc không thuộc chức năng của hệ thống hoặc sử dụng hệ thống không đúng với mục đích được quy định tại Khoản 1, Điều 3 Quy chế này.

2. Đảm bảo các điều kiện an toàn cho hệ thống, không để các vật dễ cháy, nổ gần các thiết bị của hệ thống; đảm bảo nhiệt độ, nguồn điện ổn định cho hệ thống khi đang sử dụng.

3. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống. Mọi thông tin được tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật, an ninh thông tin và đúng quy định của Luật an toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015.

4. Cán bộ phụ trách kỹ thuật tại các điểm cầu cuối phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu trung tâm để thực hiện công tác chuẩn bị được quy định tại Điều 7 Quy chế này trước khi cuộc họp diễn ra 01 buổi.

5. Đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp thực hiện trên hệ thống HNTHTT, đơn vị chủ trì cuộc họp phải liên hệ trực tiếp với đơn vị phụ trách điểm cầu trung tâm trước 03 giờ khi tiến hành cuộc họp để thực hiện công tác chuẩn bị.

Điều 7. Công tác chuẩn bị và vận hành hệ thống HNTHTT

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Có trách nhiệm phối hợp với Viễn thông Ninh Thuận chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp diễn ra; thiết lập các thông số kỹ thuật trên hệ thống; phối hợp kiểm tra đảm bảo thông suốt kết nối với các điểm cầu.

b) Cử cán bộ phụ trách phối hợp với cán bộ kỹ thuật Viễn thông Ninh Thuận túc trực xử lý kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.

c) Chủ động điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh tại các điểm cầu cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

d) Phối hợp với các điểm cầu để kịp thời xử lý các sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn tại cuộc họp.

2. Ủy ban nhân dân cấp huyện:

a) Có trách nhiệm chuẩn bị, đảm bảo các điều kiện cho phòng họp trực tuyến tại điểm cầu của cấp huyện; tiếp nhận và thực hiện các nội dung liên quan đến cuộc họp từ cơ quan chủ trì.

b) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Viễn thông Ninh Thuận tiến hành kiểm tra toàn bộ kỹ thuật của hệ thống, kết nối với các thiết bị điều khiển trung tâm, đảm bảo hệ thống được kết nối và hoạt động thông suốt trong thời gian diễn ra cuộc họp.

c) Cử cán bộ phụ trách phối hợp với cán bộ kỹ thuật Viễn thông Ninh Thuận kiểm tra toàn bộ thiết bị hệ thống HNTHTT tại đơn vị; thường xuyên túc trực để đảm bảo vận hành các thiết bị phục vụ cuộc họp.

d) Đảm bảo nguồn điện, đường truyền kết nối, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh cho phù hợp; đặc biệt, không tự ý điều chỉnh các thông số cấu hình hệ thống khi đang diễn ra cuộc họp trực tuyến.

Điều 8. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được lắp đặt hệ thống HNTHTT

1. Thực hiện quản lý, vận hành, sử dụng thiết bị đảm bảo đúng nguyên tắc được quy định tại Điều 6 Quy chế này.

2. Khi có sự cố xảy ra đối với hệ thống HNTHTT hoặc đường truyền dùng phục vụ cho hoạt động của hệ thống HNTHTT, các cơ quan, đơn vị phải khẩn trương phối hợp với Viễn thông Ninh Thuận để khắc phục kịp thời.

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị đầu mối, phối hợp chặt chẽ với các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thực hiện việc kiểm tra, rà soát, đánh giá lại hiệu quả của hệ thống HNTHTT; đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh các giải pháp nâng cao chất lượng và mở rộng hệ thống HNTHTT đảm bảo đạt hiệu quả.

2. Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí thuê hệ thống HNTHTT gửi Sở Tài chính tổng hợp; trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện phục vụ cuộc họp trực tuyến; phối hợp, cung cấp thông tin về cuộc họp trực tuyến cho các điểm cầu và Viễn thông Ninh Thuận để đảm bảo công tác chuẩn bị, phục vụ cho cuộc họp trực tuyến đạt kết quả tốt.

2. Tiếp nhận và sắp xếp lịch tổ chức họp của các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT.

Điều 11. Trách nhiệm của các Sở, ban, ngành

1. Đối với các nội dung do Sở, ban, ngành tham mưu lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức, chủ trì cuộc họp trực tuyến; các Sở, ban, ngành phải chuẩn bị nội dung, tài liệu theo quy định tại Điều 10 Quyết định số 73/2015/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận.

2. Khi chủ trì tổ chức họp HNTHTT với cấp huyện và các phòng, ban chuyên môn của cấp huyện; các Sở, ban, ngành phải đăng ký thời gian họp cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi phát hành văn bản mời họp quy định tại Khoản 2, Điều 4 của Quy chế này để đảm bảo công tác chuẩn bị cho cuộc họp đạt kết quả tốt.

3. Cử và chỉ đạo cán bộ của đơn vị phối hợp chặt chẽ với cán bộ kỹ thuật của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để đảm bảo việc sử dụng, vận hành hệ thống HNTHTT trong thời gian diễn ra cuộc họp.

Điều 12. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1. Chịu trách nhiệm quản lý các trang thiết bị của hệ thống HNTHTT đặt tại đơn vị.

2. Cử cán bộ phối hợp với cán bộ kỹ thuật Viễn thông Ninh Thuận trực tiếp quản lý, vận hành các thiết bị của hệ thống HNTHTT tại đơn vị; cung cấp thông tin về cán bộ phối hợp tại đơn vị cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để đảm bảo công tác phối hợp, vận hành hệ thống HNTHTT đạt hiệu quả.

3. Có trách nhiệm đóng góp ý kiến, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống HNTHTT; gửi Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

Điều 13. Trách nhiệm của Viễn thông Ninh Thuận

1. Phải đảm bảo chất lượng thiết bị hệ thống HNTHTT và đường truyền để phục vụ các cuộc họp trực tuyến.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật thường trực tại các điểm cầu gồm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện trong suốt cuộc họp.

3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định hiện hành.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quản lý, vận hành và khai thác hiệu quả hệ thống HNTHTT của tỉnh sẽ được xét khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm các điều khoản của Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Điều khoản thi hành

1. Định kỳ hàng năm, các đơn vị báo cáo tình hình hoạt động của hệ thống HNTHTT, gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị liên quan kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này tại các đơn vị; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.