CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 554/TTr-STTTT ngày 23/3/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG TỈNH LẠNG SƠN
(Kèm theo Quyết định số 570/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về cách thức quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.

Hồ sơ lưu trữ trên phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động là lý lịch điện tử của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được thể hiện dưới dạng điện tử.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với:

1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh và tương đương; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các sở, ban, ngành; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND các huyện, thành phố; các chi cục và tương đương thuộc cơ quan chuyên môn và tương đương; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc các chi cục và tương đương thuộc các cơ quan chuyên môn và tương đương; các tổ chức Hội được giao biên chế thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định tại Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008, Luật Viên chức ngày 15/11/2010 và Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức ngày 25/11/2019; Người lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp và Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định về tuyển dụng công chức, viên chức, nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức và thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi chung là CBCCVC).

Điều 3. Nguyên tắc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm

1. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ CBCCVC trên phần mềm theo quy định tại Quy chế này.

2. Hồ sơ CBCCVC phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời vào phần mềm, bảo đảm chính xác, thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ; việc quản lý, sử dụng và bảo quản hồ sơ CBCCVC thực hiện theo chế độ mật do Nhà nước quy định.

3. Việc kết nối và chia sẻ dữ liệu của phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC với các hệ thống thông tin khác phải được sự đồng ý bằng văn bản của cấp có thẩm quyền.

CHƯƠNG II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC

Điều 4. Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Địa chỉ truy cập phần mềm: http://cbccvc.langson.gov.vn/

2. Nội dung quản trị, vận hành phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC:

a) Quản trị hệ thống;

b) Quản lý tổ chức và biên chế của các cơ quan, đơn vị;

c) Quản lý hồ sơ CBCCVC;

d) Quản lý lương;

đ) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng;

e) Quản lý khen thưởng, kỷ luật, quá trình công tác;

g) Đánh giá cán bộ;

h) Báo cáo, thống kê và kết xuất thông tin theo các tiêu chí tùy chọn;

i) Tiện ích cảnh báo;

k) Tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí tùy chọn;

l) Thực hiện các yêu cầu quản lý khác của cơ quan và cá nhân có thẩm quyền nhằm phục vụ công tác tổ chức nhà nước;

m) Thực hiện quản trị chức năng hệ thống, phân quyền nhóm người dùng và người dùng, sao lưu và phục hồi hệ thống.

Điều 5. Phân cấp quản lý, cập nhật và khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC

1. Các cơ quan, đơn vị được quy định tại khoản 1 Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu của các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý.

2. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.

3. Bộ phận quản lý nhân sự của các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tham mưu việc triển khai, cập nhật, quản lý, sử dụng, tổng hợp báo cáo và khai thác dữ liệu của các cơ quan, đơn vị trên phần mềm thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp.

Điều 6. Quản lý tài khoản đăng nhập phần mềm

1. Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về công tác CBCCVC, được phép sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để quản lý tài khoản đăng nhập sử dụng phần mềm, cấp tài khoản, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị được phân cấp về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC trên toàn tỉnh.

2. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện cấp, phân quyền và thu hồi tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị khi có yêu cầu.

3. Các cơ quan, đơn vị theo phân cấp được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC theo đúng Quy chế này. Khi có nhu cầu cấp mới, phân quyền tài khoản người dùng cho các đơn vị trực thuộc, các cơ quan, đơn vị đề nghị với Sở Nội vụ bằng văn bản để được cấp bổ sung.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm có trách nhiệm quản lý, bảo đảm an toàn bảo mật thông tin về tài khoản đơn vị.

Điều 7. Quy trình cập nhật thông tin hồ sơ CBCCVC vào phần mềm

1. Lập hồ sơ mới: trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày có hồ sơ giấy tờ hợp lệ, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm nhập thông tin hồ sơ CBCCVC và đăng tải văn bản, tài liệu điện tử liên quan vào phần mềm.

2. Cập nhật thông tin hồ sơ: khi có thay đổi thông tin của CBCCVC, trong thời gian 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày có hồ sơ giấy hợp lệ, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin hồ sơ và đăng tải văn bản, tài liệu điện tử liên quan vào phần mềm. Đồng thời thực hiện chế độ bổ sung hồ sơ CBCCVC theo quy định của pháp luật.

3. Thành phần hồ sơ CBCCVC cập nhật trên phần mềm thực hiện theo quy định hiện hành và văn bản, tài liệu điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý.

Điều 8. Điều chuyển và tiếp nhận hồ sơ CBCCVC trên phần mềm

1. Trường hợp CBCCVC chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị mới trong phạm vi tỉnh Lạng Sơn thì cơ quan, đơn vị đang quản lý CBCCVC có trách nhiệm điều chuyển hồ sơ trên phần mềm đến cơ quan, đơn vị mới, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

2. Khi CBCCVC chuyển công tác khỏi phạm vi quản lý của UBND tỉnh hoặc nghỉ hưu, thôi việc, từ trần thì cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý CBCCVC thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trên phần mềm trong thời gian 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày văn bản có hiệu lực.

Điều 9. Lưu trữ dữ liệu về hồ sơ CBCCVC

1. Hồ sơ CBCCVC phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật để phục vụ công tác quản lý, khai thác và sử dụng, bao gồm hồ sơ CBCCVC đã chuyển công tác khỏi phạm vi quản lý của UBND tỉnh, nghỉ hưu, thôi việc, từ trần.

2. Việc lưu trữ hồ sơ CBCCVC phải tuân thủ các nguyên tắc an toàn, bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật. Dữ liệu về hồ sơ CBCCVC được đơn vị quản trị phần mềm sao lưu định kỳ hằng ngày.

Điều 10. Quản trị, khai thác và kết xuất thông tin từ phần mềm

1. Khai thác thông tin về hồ sơ CBCCVC được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tìm kiếm, tổng hợp, thống kê và kết xuất thông tin từ phần mềm phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ CBCCVC theo quy định của pháp luật.

2. Quyền khai thác và sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC bao gồm: quyền được cập nhật, hiệu chỉnh, điều chuyển hồ sơ, tổng hợp, thống kê, xử lý, sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ hồ sơ CBCCVC theo quy định phân cấp quản lý.

3. Quyền quản trị hệ thống thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ và đơn vị vận hành hệ thống.

CHƯƠNG III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Điều 11. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

1. Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị và các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Quản lý tài khoản người dùng được cấp, ban hành quyết định giao nhiệm vụ cho công chức, viên chức trực tiếp quản lý và sử dụng tài khoản để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC của cơ quan, đơn vị mình theo đúng quy định. Việc quản lý tài khoản của cơ quan, đơn vị phải được tổ chức chặt chẽ khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý tài khoản.

3. Theo dõi, kiểm tra việc cập nhật các thông tin về hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý theo định kỳ. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của các thông tin về hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý đã được cập nhật vào phần mềm và đảm bảo tính thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý cơ sở dữ liệu điện tử.

5. Tổng hợp nhu cầu, đề nghị Sở Nội vụ cấp tài khoản người dùng và phân quyền sử dụng cho các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý.

6. Bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định hiện hành.

Điều 12. Trách nhiệm của người được phân công trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm

1. Sử dụng tài khoản đơn vị đã được cấp để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin hồ sơ CBCCVC trong cơ quan, đơn vị mình vào phần mềm; quản lý, khai thác thông tin hồ sơ CBCCVC theo phân cấp quản lý; có trách nhiệm bảo quản và bảo mật tài khoản của cơ quan, đơn vị; khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo điều hành.

2. Rà soát, cập nhật, điều chỉnh thông tin hồ sơ CBCCVC trên phần mềm kịp thời, đầy đủ, chính xác và thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ đang được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; định kỳ kiểm tra, cập nhật các thông tin hồ sơ CBCCVC khi có sự thay đổi theo quy định.

3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin và vận hành thông suốt phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC; đề xuất các biện pháp để khai thác, sử dụng phần mềm có hiệu quả; đồng thời nghiên cứu, phát hiện và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC đã cập nhật trên phần mềm.

4. Tham mưu Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện việc tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.

5. Trường hợp bị mất tài khoản hoặc quên mật khẩu đăng nhập phần mềm phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để đề nghị Sở Nội vụ xem xét cấp lại mật khẩu mới.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, cấp mới tài khoản người dùng, phân quyền cho tài khoản người dùng, cấp lại mật khẩu cho người dùng trên hệ thống phần mềm theo đề xuất của các cơ quan, đơn vị.

2. Hỗ trợ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong quá trình nhập, quản lý, khai thác hồ sơ CBCCVC trên phần mềm.

3. Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị về quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm. Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.

Điều 14. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Quản lý, vận hành, đảm bảo an toàn thông tin, hoạt động ổn định và thông suốt cho hệ thống phần mềm; kịp thời hỗ trợ, xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình sử dụng.

2. Phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện việc cấp mới tài khoản người dùng, phân quyền cho tài khoản người dùng, cấp lại mật khẩu cho người dùng trên hệ thống phần mềm theo đề xuất của các cơ quan, đơn vị; báo cáo UBND tỉnh về tình hình thực hiện, sử dụng phần mềm của các cơ quan, đơn vị.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị kịp thời hiệu chỉnh các tính năng, nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu về khai thác, sử dụng và đảm bảo an toàn thông tin.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Tham mưu, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định kinh phí phục vụ việc đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và nâng cấp, cập nhật phần mềm đáp ứng các yêu cầu thực tiễn theo quy định của pháp luật hiện hành.

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân nêu tại Điều 2 chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo trình UBND tỉnh xem xét, quyết định, điều chỉnh nội dung Quy chế này cho phù hợp./.