Thông tư số 06/2019/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Văn bản này tập trung điều chỉnh các quy định liên quan đến quy trình lập mới, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức khi bị hư hỏng, thất lạc hoặc có sự sai lệch thông tin, đồng thời phân định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan quản lý và sử dụng công chức.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Thông tư áp dụng đối với các cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức, công chức làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước, cùng các tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ công chức.

Quy trình lập mới hồ sơ công chức khi bị hư hỏng, thất lạc

Khi phát hiện hồ sơ công chức bị hư hỏng hoặc thất lạc, cơ quan sử dụng công chức và công chức liên quan phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xử lý sau:

• Thời hạn hướng dẫn kê khai: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát hiện hồ sơ bị hư hỏng hoặc thất lạc, cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai và hoàn thiện lại các thành phần hồ sơ theo quy định.
• Trường hợp thông tin thống nhất: Sau khi công chức hoàn thiện việc kê khai, cơ quan sử dụng tiến hành kiểm tra. Nếu các thông tin trong các thành phần hồ sơ hoàn toàn thống nhất, người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức sẽ xác nhận, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và báo cáo cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định.
• Trường hợp thông tin không thống nhất: Cơ quan sử dụng công chức phải ban hành quyết định thực hiện việc kiểm tra, xác minh, sau đó báo cáo kết luận để cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định thống nhất thông tin hồ sơ bằng văn bản.

Quy định chi tiết về hoạt động kiểm tra, xác minh thông tin hồ sơ

Việc kiểm tra, xác minh thông tin không thống nhất trong hồ sơ công chức được thực hiện chặt chẽ theo các nguyên tắc và thời hạn cụ thể:

• Nội dung và phương thức xác minh: Đoàn kiểm tra tiến hành đối chiếu trực tiếp với các hồ sơ gốc tại cơ quan có thẩm quyền. Đối với thông tin hộ tịch không thống nhất, cơ quan sử dụng gửi văn bản đề nghị cơ quan tư pháp cấp tỉnh trở lên kiểm tra, xác minh và thông báo kết quả bằng văn bản về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch. Đối với thông tin lý lịch Đảng viên, đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, xác minh. Đối với văn bằng, chứng chỉ do nước ngoài cấp, gửi văn bản đề nghị đơn vị chuyên môn của Bộ Giáo dục và Đào tạo kiểm tra, xác minh.
• Thời hạn thực hiện: Thời gian kiểm tra, xác minh tối đa là 90 ngày kể từ ngày quyết định kiểm tra có hiệu lực. Trong trường hợp bất khả kháng, cơ quan sử dụng công chức được phép gia hạn bằng văn bản một lần duy nhất không quá 30 ngày làm việc. Nếu hết thời gian gia hạn vẫn không thể kết luận, cơ quan sử dụng phải báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định.
• Thành phần và nguyên tắc hoạt động của Đoàn kiểm tra: Đoàn kiểm tra gồm Trưởng đoàn và các thành viên do người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức quyết định. Hoạt động của đoàn phải bảo đảm tính khách quan, công khai, trung thực. Trưởng đoàn phải báo cáo biên bản kết luận xác minh cho cơ quan sử dụng công chức trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết luận đó.
• Trách nhiệm của các bên liên quan: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải cung cấp đầy đủ, trung thực thông tin theo yêu cầu. Mọi hành vi làm sai lệch, giả mạo hồ sơ hoặc xác nhận, cấp giấy tờ sai sự thật sẽ bị xử lý kỷ luật nghiêm khắc theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và pháp luật hiện hành.

Chế độ sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức

Việc điều chỉnh, sửa chữa các thông tin sai lệch trong hồ sơ công chức được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý rõ ràng:

• Căn cứ đối chiếu thông tin: Trường hợp các thành phần hồ sơ (như quyển Lý lịch cán bộ, công chức, giấy khai sinh, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng chỉ) không thống nhất, cơ quan chức năng lấy giấy khai sinh gốc làm căn cứ chuẩn để hoàn thiện và điều chỉnh các giấy tờ khác. Nếu hồ sơ không có giấy khai sinh, sẽ căn cứ vào quyển Lý lịch cán bộ, công chức được lập khi tuyển dụng lần đầu vào cơ quan nhà nước để thống nhất.
• Thẩm quyền quyết định: Việc sửa chữa thông tin phải do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định bằng văn bản, sau khi đã có biên bản kết luận kiểm tra, xác minh từ cơ quan sử dụng công chức.
• Quy định đặc thù đối với Đảng viên: Tuyệt đối không thực hiện việc sửa chữa, điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ đối với công chức là đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam. Tuổi của công chức là đảng viên phải được xác định thống nhất theo tuổi khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên gốc khi được kết nạp vào Đảng.

Thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan quản lý công chức

Thông tư bổ sung trách nhiệm cụ thể của người đứng đầu cơ quan quản lý công chức trong việc:

• Tổ chức cho công chức thực hiện kê khai hồ sơ theo đúng quy định.
• Quyết định việc lập mới hoặc sửa chữa dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức bằng văn bản để công chức hoàn thiện hồ sơ, sau khi cơ quan sử dụng công chức có kết luận kiểm tra, xác minh chính thức.

Hiệu lực thi hành và trách nhiệm tổ chức thực hiện

• Hiệu lực thi hành: Thông tư 06/2019/TT-BNV chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 7 năm 2019.
• Quy định bãi bỏ: Bãi bỏ hoàn toàn các quy định tại Khoản 4, Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11 của Thông tư số 11/2012/TT-BNV.
• Trách nhiệm thực hiện: Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cùng các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc các quy định tại Thông tư này.