Quyết định 74/QĐ-KHKT năm 1997 do Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành quy định về tiêu chuẩn ngành đối với "Cặp đựng tài liệu" (Mã số TCN-03-1997). Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa công cụ lưu trữ, bảo quản tài liệu trong hoạt động văn thư và lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên phạm vi cả nước.

- Quy định chung về việc ban hành và áp dụng tiêu chuẩn

• Ban hành tiêu chuẩn: Quyết định chính thức ban hành tiêu chuẩn ngành "Cặp đựng tài liệu" với mã số ký hiệu là TCN-03-1997.
• Đối tượng áp dụng: Tiêu chuẩn này được khuyến khích áp dụng rộng rãi tại các cơ quan lưu trữ Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị sản xuất, kinh doanh và các đoàn thể quần chúng trong toàn quốc nhằm thống nhất hóa công tác lưu trữ văn bản.
• Trách nhiệm thi hành: Chánh văn phòng Cục Lưu trữ Nhà nước và Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ là những đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp thi hành quyết định này.

- Phạm vi áp dụng và quy chuẩn kích thước của cặp đựng tài liệu

• Phạm vi áp dụng: Tiêu chuẩn quy định chi tiết về kích thước và các yêu cầu kỹ thuật đối với cặp đựng tài liệu được sử dụng trong công tác văn thư, lưu trữ tại các công sở trên toàn quốc.
• Chất liệu chế tạo: Cặp phải được làm bằng bìa các tông cứng loại tốt, có độ dày tiêu chuẩn từ 1,5 mm đến 2 mm để đảm bảo độ bền vật lý trong quá trình sử dụng lâu dài.
• Kích thước tiêu chuẩn: Kích thước cụ thể của cặp đựng tài liệu được quy định nghiêm ngặt bao gồm: Chiều dài đạt 340 mm (sai số cho phép ± 2mm); Chiều rộng đạt 260 mm (sai số cho phép ± 2mm); Chiều dày đạt 100 mm (sai số cho phép ± 2mm).

- Các yêu cầu kỹ thuật và thẩm mỹ đối với cặp đựng tài liệu

• Yêu cầu về thẩm mỹ và hình thức: Cặp đựng tài liệu cần có kiểu dáng đẹp, lịch sự, trang nhã, đồng thời phải bảo đảm tính nghiêm túc, phù hợp với môi trường làm việc hành chính công sở.
• Khả năng chịu tải: Thiết kế của cặp phải đảm bảo chứa đựng được khối lượng tài liệu tối đa lên đến 4,5 kg mà không bị biến dạng hay hư hỏng.
• Yêu cầu đối với gáy cặp: Vải gáy cặp phải có màu sẫm, được dán chắc chắn vào hai bìa cặp với độ rộng phần dán là 15 mm. Hai đầu vải phía trên và phía dưới phải được gập vào trong 10 mm. Mối nối giữa phần vải gáy và bìa các tông phải có độ bền cao, chịu được lực kéo tối thiểu là 50N (Niu-tơn).
• Yêu cầu đối với bộ phận khóa và dây buộc: Các chi tiết như dây buộc, dây khóa hoặc băng dính nháp phải được gắn định vị chắc chắn vào bìa các tông, có khả năng chịu được lực kéo tối thiểu 50N nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu bên trong, tránh bị rơi rớt.
• Yêu cầu về giấy bọc: Giấy bọc bên ngoài hai bìa các tông phải là loại giấy chất lượng tốt, có màu sẫm và được bọc cách mép giấy 10 mm. Mặt trong của cặp phải được phủ kín hoàn toàn bằng giấy trắng sạch sẽ.
• Yêu cầu về chất kết dính (hồ dán): Hồ dán sử dụng trong quá trình sản xuất cặp bắt buộc phải là loại hồ chuyên dụng, có khả năng chống được sự phá hoại của các loại côn trùng, mối mọt nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ lâu dài.

- Phương pháp thử nghiệm đánh giá chất lượng (Phép thử)

• Điều kiện thử nghiệm: Quá trình thử nghiệm phải được tiến hành trong điều kiện nhiệt độ và độ ẩm bình thường của phòng làm việc. Cặp dùng để thử nghiệm phải ở trạng thái nguyên vẹn, không bị ướt, không bị bong tróc hay gãy gập trước khi thử.
• Thử nghiệm độ bền mối ghép gáy cặp: Sử dụng một vật nặng có khối lượng 5 kg buộc chặt vào một bên bìa cặp, sau đó tiến hành treo hoặc giữ phần bìa đối diện liên tục trong vòng 10 phút. Sau khi hoàn thành, hạ cặp xuống và tháo vật nặng ra để kiểm tra. Cặp đạt tiêu chuẩn nếu các mối ghép giữa vải gáy và bìa các tông không bị biến dạng, rách hoặc xước.
• Thử nghiệm độ bền dây buộc, dây khóa và băng dính nháp: Đặt vào trong cặp một lượng tài liệu hoặc vật nặng có tổng khối lượng là 5 kg, sau đó tiến hành buộc dây, khóa hoặc dán băng dính nháp lại. Thực hiện móc vào vị trí dây buộc, dây khóa hoặc băng dính nháp rồi treo toàn bộ cặp lên trong thời gian 10 phút. Sau khi hạ cặp xuống và tháo tài liệu ra, tiến hành kiểm tra các mối ghép. Cặp đạt yêu cầu khi các mối ghép giữa dây buộc, dây khóa, băng dính nháp với bìa các tông không bị biến dạng, rách, tuột và các loại dây không bị đứt.