Giới thiệu chung về Tiêu chuẩn ngành TCN 03:1997

Tiêu chuẩn ngành TCN 03:1997 do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành quy định các yêu cầu kỹ thuật, kích thước, chất liệu và phương pháp kiểm tra đối với cặp đựng tài liệu dùng trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nhà nước. Tiêu chuẩn này được xây dựng nhằm đảm bảo tính thống nhất, độ bền vật lý và hóa học để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ lâu dài trong điều kiện khí hậu Việt Nam.

Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh

• Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các loại cặp đựng tài liệu (bao gồm hộp đựng tài liệu, cặp ba dây, cặp hộp) được sử dụng để bảo quản tài liệu giấy tại các kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ hiện hành của các cơ quan nhà nước.
• Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước và các cơ sở sản xuất trang thiết bị lưu trữ có trách nhiệm tuân thủ các thông số kỹ thuật được quy định trong tiêu chuẩn này khi sản xuất, mua sắm hoặc sử dụng cặp đựng tài liệu.

Yêu cầu kỹ thuật và kích thước tiêu chuẩn

Cặp đựng tài liệu phải đáp ứng các thông số kỹ thuật nghiêm ngặt để tối ưu hóa không gian xếp giá và bảo vệ tối đa tài liệu bên trong:

• Kích thước tiêu chuẩn: Chiều dài, chiều rộng và độ dày của cặp phải được thiết kế phù hợp với khổ giấy phổ biến (chủ yếu là khổ A4). Kích thước ngoài của cặp phải đảm bảo xếp vừa vặn, ngay ngắn trên các hệ thống giá kệ lưu trữ tiêu chuẩn hiện hành.
• Chất liệu chế tạo: Phải sử dụng loại các-tông (bìa cứng) có độ bền cơ học cao, không bị cong vênh, mối mọt hoặc biến dạng dưới tác động của môi trường kho thông thường. Bề mặt ngoài của cặp thường được bọc lớp giấy chống thấm hoặc giả da để tăng độ bền và tính thẩm mỹ.
• Độ pH của giấy bìa: Đây là chỉ số kỹ thuật cốt lõi. Giấy bìa dùng để sản xuất cặp phải có độ pH trung tính (khoảng từ 7.0 đến 8.5) nhằm ngăn ngừa hiện tượng axit hóa gây ố vàng, mục nát tài liệu giấy lưu trữ bên trong theo thời gian.
• Thiết kế và cấu tạo: Cặp phải có nắp đậy kín khít để ngăn bụi bẩn, ánh sáng và côn trùng xâm nhập. Đối với cặp ba dây, dây buộc phải chắc chắn, không bị mủn. Đối với cặp hộp, khóa cài hoặc nắp đậy phải đảm bảo thao tác dễ dàng và độ bền cao khi sử dụng tần suất lớn.

Phương pháp thử nghiệm và kiểm tra chất lượng

Để đảm bảo chất lượng trước khi đưa vào sử dụng hàng loạt, cặp đựng tài liệu phải trải qua các bước kiểm tra nghiêm ngặt:

• Kiểm tra ngoại quan: Đánh giá bằng mắt thường về màu sắc, độ phẳng, độ nhẵn bề mặt, các mối dán, đường khâu và độ khít của nắp cặp.
• Thử nghiệm độ bền cơ học: Đánh giá độ bền gập của các khớp nối, độ bền kéo đứt của dây buộc và khả năng chịu lực va đập, chịu tải khi xếp chồng nhiều cặp lên nhau.
• Đo chỉ số hóa học: Tiến hành đo độ pH của vật liệu giấy bìa bằng các phương pháp hóa học tiêu chuẩn để đảm bảo không vượt quá ngưỡng quy định gây hại cho tài liệu.

Quy định về ghi nhãn, đóng gói, vận chuyển và bảo quản

• Ghi nhãn sản phẩm: Trên mỗi sản phẩm hoặc kiện hàng phải ghi rõ tên cơ sở sản xuất, ký hiệu tiêu chuẩn TCN 03:1997, năm sản xuất và hướng dẫn sử dụng, bảo quản.
• Đóng gói và vận chuyển: Cặp thành phẩm phải được đóng gói trong các thùng các-tông lớn để tránh bụi bẩn và ẩm ướt. Quá trình vận chuyển phải sử dụng phương tiện khô ráo, có mui che, tránh va đập mạnh làm móp méo, rách hỏng sản phẩm.
• Bảo quản trong kho: Cặp chưa sử dụng phải được lưu kho ở nơi khô ráo, thông thoáng, xếp trên kệ cách mặt đất ít nhất 20cm và cách tường ít nhất 50cm để phòng ngừa ẩm mốc và mối mọt.