Thông báo 3592/TB-BHXH năm 2016 do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm chuẩn hóa và tăng cường hiệu quả quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong toàn ngành Bảo hiểm xã hội. Văn bản hướng tới việc bảo đảm an toàn thông tin, tối ưu hóa quy trình trao đổi công việc hành chính và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động công vụ.

- Mục đích và phạm vi áp dụng hệ thống thư điện tử

• Quy định việc quản lý, cấp phát và sử dụng địa chỉ thư điện tử chính thức có đuôi tên miền của Bảo hiểm xã hội Việt Nam phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
• Áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong toàn ngành.

- Quy định về việc cấp và quản lý tài khoản thư điện tử

• Mỗi cá nhân, đơn vị thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội được cấp một tài khoản thư điện tử công vụ duy nhất để giao dịch và trao đổi thông tin công việc.
• Cơ quan quản lý công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu trách nhiệm khởi tạo, duy trì, bảo mật hệ thống và hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng.

- Trách nhiệm của cá nhân và đơn vị khi sử dụng thư điện tử

• Sử dụng thư điện tử công vụ đúng mục đích công việc, không dùng vào việc riêng hoặc phát tán thông tin không lành mạnh, vi phạm pháp luật.
• Bảo mật mật khẩu tài khoản cá nhân, không chia sẻ thông tin đăng nhập cho người khác để tránh nguy cơ lộ lọt thông tin mật của ngành.
• Thường xuyên kiểm tra, xử lý thông tin nhận được qua thư điện tử để đảm bảo tiến độ công việc được thông suốt và kịp thời.

- Quy định về an toàn, an ninh thông tin

• Nghiêm cấm việc sử dụng thư điện tử công vụ để gửi, nhận các tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước khi chưa được mã hóa theo quy định.
• Thực hiện các biện pháp phòng chống mã độc, virus và báo cáo ngay cho bộ phận kỹ thuật khi phát hiện các dấu hiệu mất an toàn thông tin hoặc tài khoản bị xâm nhập.