Hiện nay trong các cơ quan chính quyền, việc thường trực có nhiều thiếu sót:

Có cơ quan cử chiều thứ bảy là đóng cửa để kiểm điểm công tác hàng tuần, có cơ quan cứ giờ đầu trong ngày là họp chuyên môn, rất nhiều nơi vào giờ nghỉ và ngày không có tổ chức thường trực.

Có những bệnh viện, cửa hàng mậu dịch nhà đọc sách, ngân hàng tự ý đóng cửa trong giờ làm việc vì lý do này hay lý do khác, làm đồng bào có công việc giao dịch phải đợi chờ hoặc ở xa đến đi mất công.

Gần đây qua các đợt học tập và hội nghị cuối năm 1958 và đầu năm 1959, tình trạng trên càng phổ biến. Nó ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện kế hoạch Nhà nước vì mọi việc cần phối hợp; kết hợp giữa các ngành các cấp bị chậm rất nhiều; những khi có việc đột xuất thì không có cán bộ phụ trách để kịp thời giải quyết.

Trong phiên họp Hội đồng Chính phủ vừa qua, Hồ Chủ tịch đã nhắc nhở các cơ quan Nhà nước phải có tổ chức thường trực trong giờ chính quyền; những cơ quan quan trọng thường có việc đột xuất như các Bộ, các Ban trung ương, các Ủy ban hành chính, cơ quan Quân sự, Công an, Bưu điện, Y tế thì phải tổ chức thường trực ngoài giờ chính quyền nữa.

Tổ chức cụ thể thường trực sẽ do từng cơ quan theo hoàn cảnh của mình mà tạm thời quy định, sau một thời gian sẽ rút kinh nghiệm chung và cải tíen dần. Sau đây chúng tôi xin đề ra một số ý kiến để các cơ quan tham khảo.

I. YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC THƯỜNG TRỰC

Bảo đảm bộ máy chính quyền chạy đều đặn và mau chóng, không bị cản trở hay chậm trễ vì bộ phận nọ phải chờ bộ phận kia: mỗi khi có việc đột xuất thì việc thường trực phải bảo đảm giải quyết kịp thời; riêng đối với các ngành trực tiếp phục vụ nhân thì hết sức tránh làm mất thì giờ chờ đợi hay lỡ việc của nhân dân. Việc học tập và hội họp nên hết sức tránh làm vào giờ chính quyền; nếu thật cần thiết thì phải có sự đồng ý của cấp trên định ngày giờ cho thống nhất: và trong khi học tập hay hội họp, đối với những công tác cấp bách vẫn phải chỉ định cán bộ phụ trách giải quyết những công tác đó.

II. TỔ CHỨC THƯỜNG TRỰC

1. Nhiệm vụ cán bộ thường trực: Nhiệm vụ cán bộ thường trực sẽ tùy tính chất công tác và hoàn cảnh của từng cơ quan mà quyết định. Tốt hơn hết là bố trí cán bộ có quyền hạn để khi có việc gấp đến có thể hoặc tự mình giải quyết hoặc trao đổi với cán bộ sở quan để giải quyết. Nếu là người không đủ thẩm quyền thì cũng cần am hiểu tổ chức và phân công của cán bộ chủ chốt của cơ quan, để khi càn có thể tìm người giải quyết được. Điều quan trọng là cán bộ thường trực phải là cán bộ tin cẩn vì tính chất mật của công việc, và có tinh thần trách nhiệm cao.

Trong giờ chính quyền thì việc thường trực có thể giao cho thủ trưởng thường trực hoặc Chánh văn phòng hay Trưởng phòng hành chính.

Ngoài giờ chính quyền thì tùy hoàn cảnh có thể tổ chức luân phiên trong các cán bộ chủ chốt của cơ quan.

Cán bộ thường trực phải sắp xếp sao cho khi có khách đến có điện gọi thì có thể tìm mình được dễ dàng mau chóng.

2. Thường trực trong giờ chính quyền: Mọi người phải ở nơi làm việc của mình, nếu đi vắng phải báo cáo cho cán bộ thường trực biết: đi đâu, bao nhiêu lâu, để khi cần có thể tìm được ngay. Các đồng chí đứng đầu cơ quan hay nhận những nhiệm vụ chủ chốt cần chú ý theo đúng điểm này.

Mỗi khi có khách cần đến gặp một cán bộ mà người cán bộ đó đi vắng thì cán bộ thường trực sẽ chỉ dẫn cách giải quyết công việc: tìm cán bộ đó ở đâu, có ai giải quyết thay được không.

Nếu trong giờ chính quyền mà cơ quan có hội nghị hay học tập thì vẫn phải bố trí cán bộ thường trực. Nếu cán bộ thường trực cũng tham gia học hay họp thì phải sắp xếp để khi có việc gấp, khách có thể tìm mình mau chóng.

3. Tổ chức thường trực ngoài giờ chính quyền (giờ nghỉ, ngày nghỉ): Thủ tướng phủ, các Bộ, các Ban trung ương, các Ủy ban hành chính các cấp, các cơ quan Quân sự, Công an, Bưu điện, Y tế phải tổ chức thường trực ngoài giờ chính quyền.

Đối với các Vụ, Cục, Sở, Ty và các cơ quan khác thì sẽ do Bộ hay Ủy ban hành chính quyết định.

Các đồng chí đứng đầu những cơ quan nói trên và các cán bộ chủ chốt trong những giờ nghỉ, ngày nghỉ nếu không ở nhà mà đi đâu thì phải báo cáo cho cán bộ thường trực biết để khi cần đi tìm cho dễ.

Các cơ quan có tổng đài giây nói cần bố trí rõ người gác giây nói thêm, ngày, và biết nơi gọi cán bộ thường trực nói chuyện với nơi có việc.

Cần sắp xếp để khi có điện hay công văn gấp đến cơ quan thì có người nhận.

Trên đây là một số điểm để gợi ý, Thủ tướng phủ yêu cầu các Bộ, các Ban, các Ủy ban hành chính địa phương căn cứ vào hoàn cảnh cụ thể mà quy định tạm thời chế độ thường trực cho ngành mình, địa phương mình, cố gắng sắp xếp để việc thường trực được bảo đảm mọi nơi càng sớm càng tốt. Chậm nhất là ngày 1-2-1959 bản quy định sẽ gửi lên Thủ tướng phủ để báo cáo.

Đầu năm 1959 có nhiều công tác khẩn trương, đặc biệt là sản xuất Đông Xuân, chống hạn, xây dựng cơ bản, cải tiến quản lý xí nghiệp v .v… đòi hỏi các cơ quan, công nhân, nông dân phải làm việc rất nhiều có khi cả ban đêm, tranh thủ mùa tạnh, bước đầu thực hiện nhiều, nhanh, tốt, rẻ kế hoạch 1959; cho nên việc thường trực phải được tổ chức tốt.

Các đồng chí thủ trưởng cần thi hành đúng tinh thần chị thị của Hồ Chủ tịch, giải thích động viên cho anh chị em trong cơ quan xây dựng công tác thường trực và bảo đảm công tác thường trực được tốt.