Thông tư 10/2014/TT-BNV do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy định chi tiết về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử, bao gồm các quy định về thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động khai thác tài liệu lưu trữ.
Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng
Thông tư này điều chỉnh toàn bộ các hoạt động liên quan đến thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm phục vụ sử dụng cũng như sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử. Đối tượng áp dụng bao gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ), các Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cùng toàn bộ cá nhân trong nước và nước ngoài (gọi chung là độc giả) thực hiện khai thác tài liệu tại Phòng đọc.
Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ và sử dụng tài liệu
- Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử: Có trách nhiệm tổ chức toàn diện việc phục vụ độc giả tại Phòng đọc; ban hành các quy định sử dụng tài liệu phù hợp với đặc thù của cơ quan; bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; thực hiện niêm yết công khai các quy định, biểu mẫu thủ tục tại trụ sở và trên trang thông tin điện tử của cơ quan.
- Viên chức Phòng đọc: Chịu trách nhiệm làm Thẻ độc giả; thực hiện các thủ tục tiếp nhận và phục vụ độc giả; hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu; quản lý chặt chẽ tài liệu đưa ra phục vụ; lập và quản lý hệ thống sổ sách, biểu mẫu đăng ký và hồ sơ sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.
- Độc giả sử dụng tài liệu: Phải chấp hành nghiêm túc các quy định pháp luật và nội quy của cơ quan lưu trữ; tuyệt đối không được tự ý chụp ảnh tài liệu, không tẩy xóa, viết, vẽ, đánh dấu, làm rách, bẩn hoặc làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ; bảo vệ an toàn tài liệu và chịu trách nhiệm bồi thường nếu gây hư hại; thực hiện nộp đầy đủ phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
Thủ tục và trình tự đăng ký sử dụng tài liệu
- Thủ tục đăng ký: Độc giả đến Phòng đọc phải xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải xuất trình thêm Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị từ cơ quan, tổ chức nơi công tác. Độc giả tiến hành điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu quy định.
- Trình tự phục vụ: Sau khi độc giả hoàn thành đăng ký, viên chức Phòng đọc ghi nhận thông tin vào Sổ đăng ký độc giả, hướng dẫn tra tìm và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu. Phiếu yêu cầu sau đó được trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt. Khi được duyệt, viên chức bàn giao tài liệu cho độc giả và độc giả phải kiểm tra, ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.
Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
- Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền cho phép độc giả đọc và chứng thực các tài liệu thuộc phạm vi quản lý của cơ quan mình.
- Đối với tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, thẩm quyền giải quyết trong một số trường hợp đặc biệt được thực hiện theo quy định tại Điều 16 và Điều 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
- Trường hợp sử dụng tài liệu do cá nhân hiến tặng hoặc ký gửi vào Lưu trữ lịch sử, bắt buộc phải có sự đồng ý bằng văn bản của chính cá nhân đó hoặc người đại diện hợp pháp của họ.
Quy định về Thẻ độc giả
Độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên bắt buộc phải làm Thẻ độc giả. Thời hạn sử dụng của thẻ do người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định cụ thể và mẫu thẻ phải tuân thủ theo hướng dẫn ban hành kèm theo Thông tư.
Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu
- Các loại phiếu yêu cầu: Bao gồm Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao tài liệu và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu. Mỗi loại phiếu đều được đăng ký vào hệ thống sổ quản lý tương ứng theo mẫu quy định.
- Thời hạn giải quyết yêu cầu: Đối với tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi, thời hạn phê duyệt và cung cấp tối đa là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận phiếu yêu cầu. Đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng hoặc tài liệu đặc biệt quý, hiếm, thời hạn giải quyết tối đa là 04 ngày làm việc.
- Ủy quyền nhận bản sao: Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thể ủy quyền cho người khác nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền hợp pháp kèm theo Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
Quy định chi tiết về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
- Độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với trường hợp sử dụng từ 05 ngày trở lên) mỗi lần đến đọc tài liệu. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn nhưng không được phép sao chụp nội dung thông tin trong các công cụ tra cứu này.
- Số lượng tài liệu phục vụ tối đa cho mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản). Thời gian sử dụng tài liệu tối đa tại Phòng đọc là 02 tuần cho mỗi lần nhận; độc giả phải hoàn trả tài liệu cũ trước khi nhận tài liệu mới.
- Đối với tài liệu đã được số hóa, cơ quan lưu trữ chỉ cung cấp bản số hóa cho độc giả, không phục vụ bản gốc, bản chính. Tài liệu quý, hiếm cũng chỉ được khai thác thông qua bản sao.
- Các trường hợp chưa đưa ra phục vụ bao gồm: Tài liệu có tình trạng vật lý quá yếu, dễ hư hỏng; tài liệu đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ (chỉnh lý, tu bổ, số hóa, khử trùng, đóng quyển, phục vụ triển lãm...).
Quy định về sao và chứng thực tài liệu lưu trữ
- Sao tài liệu: Được thực hiện dưới hình thức sao chụp hoặc in từ bản số hóa (toàn văn hoặc một phần). Việc thực hiện sao tài liệu do chính cơ quan Lưu trữ lịch sử đảm nhiệm dựa trên Phiếu yêu cầu sao tài liệu của độc giả.
- Chứng thực tài liệu: Bao gồm chứng thực bản sao nguyên văn hoặc chứng thực một phần nội dung. Viên chức Phòng đọc có trách nhiệm xác nhận nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu (tờ số, số hồ sơ, mục lục, tên phông, số chứng thực) lên Dấu chứng thực, trình người đứng đầu ký tên và đóng dấu cơ quan.
- Yêu cầu kỹ thuật chứng thực: Bản sao từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan lưu trữ phải lưu lại 01 bản chứng thực để đối chiếu. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu (gồm phiếu yêu cầu và bản lưu chứng thực) phải được bảo quản nghiêm ngặt ít nhất 20 năm kể từ ngày chứng thực.
Hệ thống công cụ quản lý và phục vụ tại Phòng đọc
Để quản lý hoạt động tại Phòng đọc, cơ quan Lưu trữ lịch sử sử dụng hệ thống gồm 13 công cụ, bao gồm: Thẻ độc giả; các loại phiếu đăng ký, phiếu yêu cầu; các loại sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu, sổ chứng thực, sổ đóng góp ý kiến và hồ sơ độc giả. Các loại sổ sách quản lý này phải được lập và đăng ký theo từng năm, sau khi kết thúc năm phải bàn giao lại cho bộ phận lưu trữ của cơ quan để quản lý tập trung.
Hiệu lực thi hành và Tổ chức thực hiện
Thông tư 10/2014/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cùng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành các quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các đơn vị cần kịp thời phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp.
| BỘ NỘI VỤ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 10/2014/TT-BNV | Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2014 |
QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI PHÒNG ĐỌC CỦA CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
Thông tư này quy định về thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân trong việc phục vụ sử dụng và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
Thông tư này áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ lịch sử); các cá nhân trong nước và nước ngoài sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc (sau đây gọi là độc giả).
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử
a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.
d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2. Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc
a) Làm Thẻ độc giả.
b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.
d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả.
đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.
3. Trách nhiệm của độc giả
a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.
b) Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 4. Thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu
1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
a) Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử phải có Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
b) Độc giả ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục số I.
2. Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu
a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu Sổ đăng ký độc giả thực hiện theo Phụ lục số II; Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
b) Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt.
c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu.
Điều 5. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
1. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.
2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản.
1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 5 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả.
2. Thời hạn sử dụng Thẻ độc giả do người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quy định.
3. Mẫu Thẻ độc giả được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.
Điều 7. Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu
1. Các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao chụp và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.
a) Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu thực hiện theo Phụ lục số IV và được đăng ký vào sổ theo mẫu tại Phụ lục số V.
b) Mẫu Phiếu yêu cầu sao tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VI và được đăng ký vào sổ theo mẫu tại Phụ lục số VII.
c) Mẫu Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VIII và được đăng ký vào Sổ chứng thực tài liệu. Mẫu Sổ chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số IX.
2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả
a) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.
b) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
Điều 8. Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc
1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức Phòng đọc.
2. Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.
Điều 9. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.
4. Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu. Mẫu Sổ giao, nhận tài liệu thực hiện theo Phụ lục số X.
5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau:
a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;
b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.
1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.
2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.
1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.
2. Nội dung chứng thực tài liệu.
a) Viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực. Mẫu Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số XI.
b) Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
c) Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cơ quan Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.
4. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
5. Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.
6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:
- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.
Điều 12. Các công cụ quản lý, phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
1. Thẻ độc giả.
2. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.
3. Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
4. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
5. Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
6. Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.
7. Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao, chứng thực tài liệu.
8. Sổ đăng ký độc giả.
9. Sổ giao, nhận tài liệu giữa Phòng đọc và độc giả.
10. Sổ đăng ký chứng thực tài liệu
11. Mẫu Dấu chứng thực tài liệu.
12. Sổ đóng góp ý kiến của độc giả.
13. Hồ sơ độc giả.
Các loại công cụ nêu tại Khoản 4, 7, 8, 9, 10, 12, 13 của Điều này được lập và đăng ký theo từng năm, hết năm các sổ này được giao nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan Lưu trữ lịch sử để quản lý.
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
| Nơi nhận: | KT. BỘ TRƯỞNG |
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ…
----------
PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi: ……………………………………………………
Họ và tên độc giả:............................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:.....................................................................................................
Quốc tịch:........................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ chiếu:............................................................................
.......................................................................................................................................
Cơ quan công tác:...........................................................................................................
.......................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:.................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Số điện thoại:...................................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:.................................................................................
.......................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu:..........................................................................................................
.......................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu: .....................................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
| ………, ngày …… tháng …… năm …… |
SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN.
Dòng dưới: TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 8 cột:
| Số thứ tự | Ngày/ tháng/ năm | Họ và tên độc giả | Quốc tịch | Số CMND/ Hộ chiếu | Cơ quan công tác | Chủ đề nghiên cứu | Địa chỉ liên hệ, điện thoại |
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) |
(1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự độc giả được đăng ký trong năm.
(2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày, tháng, năm độc giả yêu cầu sử dụng tài liệu.
(3) Họ và tên độc giả: Ghi họ và tên của người sử dụng tài liệu.
(4) Quốc tịch: Ghi Quốc tịch của độc giả.
(5) Số CMND/Hộ chiếu: Ghi số Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu của độc giả.
(6) Cơ quan công tác: Ghi cơ quan công tác của độc giả.
(7) Chủ đề nghiên cứu: Ghi nội dung độc giả nghiên cứu.
(8) Địa chỉ liên hệ, điện thoại: Ghi địa chỉ và số điện thoại của độc giả./.
THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Hình dạng: Hình chữ nhật
2. Kích thước:
- Dài: 90mm.
- Rộng: 60mm.
3. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật trình bày (theo mẫu).
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-----------
PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
Số: ………………
Họ và tên độc giả: ...........................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu: ........................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu: .........................................................................................................
.......................................................................................................................................
| Số thứ tự | Tên phông/ khối tài liệu, mục lục số | Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu | Tiêu đề hồ sơ/tài liệu |
………, ngày …… tháng …… năm ……
| XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ | Ý kiến của Phòng đọc | Người yêu cầu |
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CƠ QUAN CHỦ QUẢN.
Dòng dưới: TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
| Số Phiếu yêu cầu | Ngày/ tháng/năm | Họ tên độc giả | Tên phông/ khối tài liệu | Ký hiệu hồ sơ, tài liệu | Tổng số hồ sơ |
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
(1) Số Phiếu yêu cầu: Ghi số thứ tự Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
(2) Ngày/ tháng/ năm: Ghi ngày, tháng, năm của Phiếu yêu cầu.
(3) Họ và tên độc giả: Ghi họ, tên người yêu cầu đọc tài liệu.
(4) Tên phông/ khối tài liệu: Ghi tên phông/ khối tài liệu độc giả yêu cầu đọc.
(5) Ký hiệu hồ sơ/tài liệu: Ghi ký hiệu hồ sơ/ tài liệu trong công cụ tra tìm tài liệu.
(6) Tổng số hồ sơ: Ghi số lượng hồ sơ độc giả yêu cầu đọc./.
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ....
------------
PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
Số: …………………
Họ và tên độc giả: ...........................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu: ........................................................................................................
| Số thứ tự | Tên phông | Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu | Tên văn bản/tài liệu | Từ tờ đến tờ | Tổng số trang | Ghi chú |
………, ngày …… tháng …… năm ……
| XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ | Ý kiến của Phòng đọc | Người yêu cầu |
SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CƠ QUAN CHỦ QUẢN.
Dòng dưới: TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO CHỤP TÀI LIỆU.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
| Số Phiếu yêu cầu | Ngày/ tháng/ năm | Họ và tên độc giả | Tên phông/ | Tổng số trang | Ghi chú |
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
(1) Số Phiếu yêu cầu: Ghi số thứ tự Phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu.
(2) Ngày/ tháng/ năm: Ghi ngày, tháng, năm của Phiếu yêu cầu.
(3) Họ và tên độc giả: Ghi họ, tên người yêu cầu sao chụp tài liệu.
(4) Tên phông/ khối tài liệu: Ghi tên phông/ khối tài liệu độc giả yêu cầu sao chụp tài liệu.
(5) Tổng số trang: Ghi số trang độc giả yêu cầu sao chụp tài liệu.
(6) Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác./.
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ....
------------
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Số: …………………
Họ và tên độc giả: ...........................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu: ........................................................................................................
| Số thứ tự | Tên phông | Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu | Tên văn bản/tài liệu | Từ tờ đến tờ | Tổng số trang | Ghi chú |
…………, ngày …… tháng …… năm ……
| XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ | Ý kiến của Phòng đọc | Người yêu cầu |
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CƠ QUAN CHỦ QUẢN.
Dòng dưới: TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:
| Số Chứng thực | Ngày/ tháng/ năm chứng thực | Tên văn bản/ tài liệu | Số Phiếu yêu cầu | Người ký chứng thực | Ghi chú |
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
(1) Số chứng thực: Ghi thứ tự số chứng thực của văn bản/tài liệu được thực hiện trong một năm.
(2) Ngày/ tháng/ năm chứng thực: Ghi ngày, tháng, năm chứng thực văn bản/tài liệu
(3) Tên văn bản/tài liệu: Ghi đầy đủ thông tin của văn bản/tài liệu độc giả yêu cầu cấp bản sao hoặc chứng thực nội dung thông tin.
(4) Số Phiếu yêu cầu: Ghi số thứ tự Phiếu yêu cầu chứng thực
(5) Người ký chứng thực: Ghi rõ họ tên người ký bản chứng thực
(6) Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác./.
SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU GIỮA PHÒNG ĐỌC VÀ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Quy cách Sổ
a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).
b) Kiểu trình bày ngang.
2. Cấu tạo Sổ
a) Tờ bìa, gồm các thông tin:
- Tên cơ quan:
Dòng trên: CƠ QUAN CHỦ QUẢN.
Dòng dưới: TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ.
- Tên sổ:
Dòng trên: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU.
Dòng dưới: Giữa Phòng đọc và độc giả.
- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.
b) Phần đăng ký, gồm 9 cột:
| Số thứ tự | Ngày/ tháng/ năm | Họ và tên độc giả | Tên phông/ khối tài liệu | Ký hiệu hồ sơ | Tổng số hồ sơ/ tài liệu | Chữ ký của độc giả | Chữ ký của viên chức Phòng đọc | Ghi chú |
| (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) | (9) |
(1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự độc giả đến sử dụng tài liệu trong năm.
(2) Ngày/tháng/ năm: Ghi ngày, tháng, năm yêu cầu sử dụng tài liệu.
(3) Họ và tên độc giả: Ghi họ, tên độc giả sử dụng tài liệu.
(4) Tên phông/ khối tài liệu: Ghi tên phông/ khối tài liệu độc giả yêu cầu.
(5) Ký hiệu hồ sơ: Ghi ký hiệu hồ sơ/ tài liệu được ghi trong công cụ tra tìm.
(6) Tổng số hồ sơ: Ghi tổng số hồ sơ độc giả yêu cầu cung cấp.
(7) Chữ ký của độc giả: Chữ ký của người mượn tài liệu.
(8) Chữ ký của viên chức Phòng đọc nhận lại tài liệu từ độc giả.
(9) Ghi chú: Ghi những điểm cần thiết khác./.
MẪU DẤU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ)
1. Dấu chứng thực tài liệu
a) Hình dạng: Hình chữ nhật.
b) Kích thước: Dài: 80mm; rộng: 40mm.
c) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ
| Chứng thực bản sao đúng với nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ Tài liệu được sao từ Phông:……………………………………… Mục lục số:…… Hồ sơ số:…… Tờ số:… Số chứng thực:………… |
| ………, ngày … tháng … năm ……… |
d) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao một phần của tài liệu
| Chứng thực bản sao một phần của văn bản, tài liệu trong hồ sơ lưu trữ Nội dung văn bản, tài liệu được sao từ Phông:……………………………………… Mục lục số:…… Hồ sơ số:…… Tờ số:… Số chứng thực:………… |
| ………, ngày … tháng … năm ……… |
2. Dấu bản sao
| BẢN SAO |
a) Hình dạng: Hình chữ nhật
b) Kích thước: Dài: 25mm; rộng: 10mm.
- 1 Quyết định 371/QĐ-BNN-VP năm 2008 Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành
- 2 Công văn 890/NGCBQLGD-NG năm 2013 về khai thác tài liệu bồi dưỡng thường xuyên trên mạng do Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý cơ sở giáo dục ban hành
- 3 Thông tư 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 4 Quyết định 3788/QĐ-TCHQ năm 2017 về Nội quy quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
- 5 Công văn 3314/BVHTTDL-TV năm 2017 về hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai Đề án Phát triển văn hóa đọc trong cộng đồng đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành
- 1 Quyết định 371/QĐ-BNN-VP năm 2008 Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành
- 2 Luật lưu trữ 2011
- 3 Nghị định 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật lưu trữ
- 4 Nghị định 58/2014/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
- 5 Công văn 890/NGCBQLGD-NG năm 2013 về khai thác tài liệu bồi dưỡng thường xuyên trên mạng do Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý cơ sở giáo dục ban hành
- 6 Thông tư 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 7 Quyết định 3788/QĐ-TCHQ năm 2017 về Nội quy quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan
- 8 Công văn 3314/BVHTTDL-TV năm 2017 về hướng dẫn xây dựng kế hoạch triển khai Đề án Phát triển văn hóa đọc trong cộng đồng đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành