b) Nơi tiếp công dân phải khang trang sạch đẹp, bảo đảm có đủ điều kiện cơ sở vật chất cần thiết; phòng tiếp và phòng chờ phải thoáng mát, trang bị quạt điện (nơi có điện), có đủ bàn ghế, nước uống, sách báo nhất là về luật pháp liên quan đến khiếu nại, tố cáo để lúc chờ đợi công dân tham khảo; có nơi vệ sinh.

Tại nơi tiếp dân phải niêm yết công khai những nội dung cơ bản của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo, Qui chế tổ chức tiếp công dân; nội quy nơi tiếp công dân, lịch tiếp công dân; trình tự, thủ tục khiếu nại, tố cáo.

2- Việc bảo vệ an toàn nơi tiếp công dân theo quy định tại Điều 4 Qui chế tổ chức tiếp công dân của Chính phủ, thực hiện như sau:

a) Tại trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước bố trí người làm công tác bảo vệ thường trực. Bộ Nội vụ chỉ đạo Công an Hà Nội và Thành phố Hồ Chí MInh có trách nhiệm cử lực lượng phối hợp với bộ phận thường trực của Trụ sở tiếp công dân để bảo vệ an ninh, trật tự khu vực Trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước.

b) Đối với nơi tiếp công dân của Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Công an tỉnh, thành phố chỉ đạo công an huyện, quận, thị xã, phường sở tại có trách nhiệm bảo đảm trật tự, an toàn nơi tiếp công dân.

c) Việc bảo vệ nơi tiếp công dân của Bộ, sở, ban ngành; quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các cơ quan, tổ chức thì công an tỉnh, thành phố chỉ đạo công an phụ trách địa bàn đảm bảo giữ gìn trật tự an toàn khi tiếp công dân.

d) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có nơi tiếp công dân chủ động phối hợp chặt chẽ với cơ quan công an để thực hiện tốt việc bảo đảm trật tự an toàn nơi tiếp công dân.

3- Thủ trưởng các bộ, ngành, địa phương bố trí đủ cán bộ thường xuyên tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ảnh, nơi nào còn thiếu thì bổ sung, thay thế những cán bộ tiếp công dân không đủ tiêu chuẩn về phẩm chất, năng lực chuyên môn, ý thức trách nhiệm phục vụ nhân dân.

- Đối với cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần bố trí ít nhất 3 cán bộ thường xuyên tiếp công dân và người phụ trách nơi tiếp công dân có chức danh tương đương cấp Trưởng phòng. Đối với các tỉnh, thành phố lớn (Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh...) người phụ trách nơi tiếp công dân tương đương cấp Phó Giám đốc Sở trở lên.

- Ở cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh bố trí ít nhất 2 cán bộ tiếp công dân thường xuyên và có thể giao cho Chánh hoặc Phó Chánh thanh tra huyện, quận, thị xã phụ trách nơi tiếp công dân.

- Đối với các Bộ: Nội vụ, Quốc phòng, Xây dựng, Tài chính, Lao động Thương binh và Xã hội, Giao thông Vận tải, Y tế, Giáo dục và Đào tạo, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Tổng cục Địa chính bố trí ít nhất 2 cán bộ tiếp công dân thường xuyên. Các Bộ, ngành khác; Sở, ngành địa phương, cơ quan, tổ chức thì tuỳ tình hình cụ thể của đơn vị mình mà bố trí cán bộ tiếp dân chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Nhưng tối thiểu phải có 1 cán bộ làm nhiệm vụ tiếp công dân.

Nơi tiếp công dân của cơ quan, đơn vị có thể giao cho Chánh hoặc Phó Chánh thanh tra cấp mình phụ trách, nơi chưa có tổ chức thanh tra thì giao Chánh hoặc Phó Chánh văn phòng phụ trách.

4- Việc tiếp dân của Thủ trưởng các Bộ, ngành, địa phương:

a) Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp phải đích thân tiếp công dân theo định kỳ được quy định tại Điều 7 và 8 Qui chế tổ chức tiếp công dân, trường hợp đến ngày tiếp nhưng bận công việc quan trọng thì giao cho cấp Phó tiếp công dân và thông báo công khai cho công dân biết người được thay mặt tiếp công dân.

Việc tiếp công dân của Thủ trưởng các cấp, các ngành phải có ý kiến trả lời việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân. Nếu chưa trả lời ngay được thì phải hẹn thời gian giải quyết, thời gian hẹn dài nhất không quá thời hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo quy định. Cơ quan, đơn vị có liên quan và cơ quan Thanh tra Nhà nước cùng cấp phải chuẩn bị chu đáo nội dung và cử cán bộ lãnh đạo cơ quan dự tiếp công dân của Thủ trưởng để thực hiện những yêu cầu của Thủ trưởng ngành, cấp giao công việc phải làm sau khi tiếp công dân.

Người phụ trách nơi tiếp công dân có quyền yêu cầu hoặc phối hợp với cơ quan thanh tra cùng cấp để theo dõi đôn đốc cơ quan có nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

b) Ngoài thời gian tiếp công dân theo định kỳ, Thủ trưởng các Bộ, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các địa phương còn phải tiếp công dân khi có yêu cầu khẩn thiết. Những trường hợp sau được xác định là phải tiếp công dân theo yêu cầu khẩn thiết:

- Các trường hợp khiếu nại, tố cáo gay gắt phức tạp.

- Các sự việc khiếu nại, tố cáo nếu không chỉ đạo xem xét kịp thời có thể xảy ra hậu quả nghiêm trọng dẫn đến huỷ hoại tài sản của Nhà nước, của tập thể, xâm hại đến tính mạng của công dân, mất an ninh chính trị, trật tự an toàn nơi công cộng.

- Các trường hợp phải tiếp theo yêu cầu của cấp trên.

5- Khi làm nhiệm vụ tiếp công dân, người cán bộ tiếp công dân ngoài việc thực hiện nghiêm các điều 11, 12, 13 tại Quy chế tổ chức tiếp công dân cần chú ý thực hiện một số công việc sau đây:

a) Hướng dẫn công dân thực hiện đúng các quy định của pháp luật về quyền và nghĩa vụ của công dân. Nếu là người đại diện cho người khiếu nại thì yêu cầu phải xuất trình văn bản uỷ quyền hay giấy chứng nhận có xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi cư trú hoặc thủ trưởng đơn vị công tác của người khiếu nại.

b) Khi công dân trình bày sự việc thì phải ghi chép đầy đủ nội dung trình bày vào sổ theo quy định và đọc lại cho người trình bày nghe và có ký xác nhận. Nếu công dân đưa đơn, thì chỉ nhận trong các trường hợp sau: Các đơn tố cáo; các khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng đơn vị mình; các đơn khiếu nại tuy không thuộc thẩm quyền thủ trưởng đơn vị mình nhưng có tính chất gay gắt phức tạp, cần thiết phải báo cáo với Thủ trưởng cấp mình có biện pháp yêu cầu cấp có thẩm quyền xử lý kịp thời.

c) Đơn tố cáo nhận được phải xử lý kịp thời, không quá 7 ngày phải chuyển cơ quan có thẩm quyền để xem xét, giải quyết. Đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền của cấp mình thì trong thời hạn 3 ngày phải báo cáo thủ trưởng để chỉ đạo thụ lý giải quyết. Khi nhận được kết quả giải quyết người phụ trách nơi tiếp công dân phải trả lời công dân biết.

d) Đối với khiếu nại quyết định hành chính đã được giải quyết lần đầu thì hướng dẫn cho người khiếu nại về trình tự, thẩm quyền giải quyết, để người khiếu nại lựa chọn: hoặc khởi kiện tại Toà án nhân dân hoặc khiếu nại với cơ quan hành chính nhà nước cấp trên trực tiếp, để tránh cho công dân khiếu kiện đến cả Toà án nhân dân và cơ quan hành chính.

6- Đối với vụ việc do Trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước chuyển đến các cơ quan có thẩm quyền giải quyết, người phụ trách Trụ sở phải có trách nhiệm đôn đốc bằng văn bản hoặc trực tiếp làm việc với thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải quyết, trả lời người khiếu nại và các cơ quan liên quan đúng thời hạn quy định.

Trường hợp Trụ sở tiếp công dân đã yêu cầu và nhắc nhở nhiều lần, nhưng không được cơ quan có thẩm quyền thực hiện thì tiến hành kiểm tra làm rõ nguyên nhân, trách nhiệm, kiến nghị thủ trưởng cấp trên trực tiếp yêu cầu Thủ trưởng cơ quan cấp dưới phải giải quyết ngay, đồng thời báo cáo Tổng Thanh tra Nhà nước, các cơ quan liên quan biết. Việc đôn đốc, kiểm tra của người phụ trách Trụ sở tiếp công dân trong phạm vi trách nhiệm giải quyết của cơ quan có thẩm quyền, trả lời cho người khiếu nại, tố cáo đã đến trình bày tại Trụ sở tiếp công dân.

Trường hợp Trụ sở tiếp công dân chuyển đến và kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở những cơ quan có trách nhiệm cố tình không chấp hành, gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân thì kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý hành chính, bồi thường thiệt hại theo quy định tại Nghị định 47/CP ngày 3/5/1997 của Chính phủ.

Đối với trường hợp vi phạm nghiêm trọng thì kiến nghị cấp có thẩm quyền chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra, kiểm sát để truy cứu trách nhiệm hình sự.

Riêng đối với những vụ việc khiếu nại mà Trụ sở tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước đã đôn đốc nhiều lần nhưng không được giải quyết, hoặc không chịu thi hành quyết định giải quyết đúng pháp luật của cơ quan có thẩm quyền, thì người phụ trách Trụ sở tiếp công dân chuyển đến Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam, báo Nhân dân, báo Quân đội hoặc báo khác, để đăng tải và phát sóng.

7- Nơi tiếp công dân ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc có trách nhiệm theo dõi đôn đốc tất cả các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ảnh do mình chuyển đến các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết bao gồm cả lĩnh vực hành pháp, tư pháp...

8- Thanh tra Nhà nước và Thanh tra các cấp, các ngành kiểm tra, đôn đốc việc tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cấp, các ngành, cơ quan, đơn vị, nếu phát hiện cơ quan, đơn vị nào vi phạm pháp luật về khiếu nại, tố cáo và Qui chế tổ chức tiếp công dân lần đầu thì ra văn bản yêu cầu Thủ trưởng cấp, ngành đó rút kinh nghiệm, có biện pháp chấn chỉnh.

Trường hợp cố tình vi phạm thì tuỳ mức độ nặng nhẹ, Tổng Thanh tra Nhà nước có biện pháp xử lý hành chính theo quy định tại Điều 19 Qui chế tổ chức tiếp công dân hoặc Điều 44 Pháp lệnh khiếu nại tố cáo của công dân.

9- Căn cứ qui chế tiếp công dân được ban hành kèm theo Nghị định 89/CP của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Thanh tra Nhà nước, Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp tổ chức việc quán triệt nội dung quy chế đối với Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình.

Tập trung chỉ đạo việc rà soát lại các văn bản liên quan đến tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; nội quy; quy chế tiếp dân của cấp, ngành mình đã ban hành trước đây, nếu điểm nào chưa phù hợp thì bổ sung, sửa đổi.

- Thủ trưởng các Bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố chỉ đạo các cơ quan chức năng như Thanh tra, pháp chế, tư pháp, văn hoá thông tin phối hợp chặt chẽ với cơ quan báo, đài ở Trung ương và địa phương tổ chức tốt công tác tuyên truyền pháp luật về khiếu nại, tố cáo, Quy chế tổ chức tiếp công dân của Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của Tổng Thanh tra Nhà nước trên các phương tiện thông tin đại chúng.

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào qui chế của Chính phủ và Thông tư này, dưới sự lãnh đạo của cấp uỷ để có sự kết hợp giữa cấp uỷ, Hội đồng nhân dân, Đoàn đại biểu Quốc hội, Mặt trận Tổ quốc và các thành viên của Mặt trận xây dựng qui chế, mối quan hệ phối hợp tiếp công dân, phù hợp Qui chế tổ chức tiếp công dân của Chính phủ và thực tế của địa phương mình.

10- Chánh thanh tra các Bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm:

Tham mưu cho Thủ trưởng các Bộ, ngành, địa phương mình trong việc tổ chức, thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền thực hiện Quy chế tổ chức tiếp công dân của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn của Tổng Thanh tra Nhà nước.

Chuẩn bị những nội dung cần thiết, tổ chức tập huấn về pháp luật, nghiệp vụ cho cán bộ tiếp công dân của các cấp, các ngành, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ; giúp thủ trưởng cùng cấp báo cáo lên cấp trên theo quy định tại Điều 20 của Qui chế tổ chức tiếp công dân.

Trong quá trình thực hiện Thông tư này, có những vấn đề gì vướng mắc, đề xuất, kiến nghị cần phản ảnh bằng văn bản gửi về Thanh tra Nhà nước để xem xét bổ sung.