Ngày 27/12/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch, thay thế Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP được ban hành, dẫn đến nhiều thay đổi lớn trong vấn đề phân cấp về thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch. Theo đó, một số công việc hộ tịch mà trước đây thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, sẽ được chuyển giao lại cho Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã giải quyết. Đây là bước ngoặt lớn, làm tăng thẩm quyền cũng như trách nhiệm của Ủy ban nhân dân hai cấp huyện, xã trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đồng thời thực hiện cải cách hành chính trong lĩnh vực này.

Nghị định số 158/2005/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2006, do đó để đảm bảo cho việc triển khai thực hiện Nghị định kịp thời, hiệu quả, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ thị các Sở, ngành liên quan, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực hiện tốt các yêu cầu sau đây:

1. Sở Tư pháp:

- Nhanh chóng xây dựng Kế hoạch cụ thể triển khai thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP trên địa bàn tỉnh.

- Tổ chức tập huấn bước đầu theo nội dung Nghị định 158/2005/NĐ-CP cho các đối tượng là lãnh đạo Ủy ban nhân dân hai cấp huyện, xã, đặc biệt chú trọng việc bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ trong đăng ký, quản lý hộ tịch đối với cán bộ tư pháp - hộ tịch của huyện, thị và xã, phường, thị trấn.

- Phối hợp Sở Nội vụ có kế hoạch lâu dài để đào tạo, bổ sung kiến thức pháp luật cho cán bộ tư pháp hộ tịch cấp huyện, cấp xã.

- Làm tốt công tác chuyển giao sổ bộ hộ tịch đã đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã hiện đang lưu tại Sở tư pháp về lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp huyện đúng thời gian có hiệu lực của Nghị định. Việc chuyển giao sổ bộ hộ tịch phải an toàn, đầy đủ, đưa vào lưu trữ đúng quy định của pháp luật về lưu trữ, tuyệt đối không được để xảy ra hư hỏng, mất mát.

- Thường xuyên theo dõi, chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan tư pháp các cấp thực hiện đúng nguyên tắc đăng ký và quản lý hộ tịch, nhất là việc niêm yết công khai các quy định về giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình hoặc nộp khi đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ tịch. Cuối năm phải tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác hộ tịch của hai cấp huyện, xã trong việc thực hiện NĐ 158/2005/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan trong công tác hộ tịch.

- Chủ động phối hợp với các cơ quan, ban, ngành hữu quan, các phương tiện thông tin đại chúng như Đài Phát thanh - truyền hình tỉnh, Báo Đồng Khởi … đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục những quy định mới của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP , đặc biệt cần tuyên truyền sâu rộng những quy định mới về việc chuyển giao thẩm quyền và những quy định mới về thủ tục đăng ký hộ tịch cho mọi tầng lớp nhân dân trong tỉnh.

2. Sở Nội vụ:

- Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng phương án bố trí, tăng biên chế cho cơ quan tư pháp hai cấp huyện, xã nơi có công việc hộ tịch – tư pháp phát sinh nhiều, đảm bào đủ nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng được yêu cầu của công tác hộ tịch trong thời gian tới.

- Phải nhanh chóng có biện pháp nhằm chuẩn hóa đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã theo đúng các tiêu chuẩn quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP và các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức.

3. Sở Tài chính:

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc đảm bảo kinh phí cho công tác tập huấn, triển khai thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP .

- Chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng kinh phí, thu chi tài chính trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch.

- Đảm bảo kinh phí cho Ủy ban nhân dân huyện, thị mua sổ bộ hộ tịch hằng năm cấp cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn theo quy định của pháp luật.

4. Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã:

Nhanh chóng chuẩn bị các điều kiện nhân sự, cơ sở vật chất cho việc thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP đúng thời hạn, cụ thể như sau:

- Nghiên cứu tình hình thực tế của địa phương để có phương án đề xuất tăng biên chế, bổ sung kinh phí phục vụ cho việc nhận chuyển giao thẩm quyền của địa phương trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.

- Quan tâm hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ làm công tác tư pháp hộ tịch bảo đảm ổn định lâu dài, tạo điều kiện để đội ngũ này thường xuyên được bồi dưỡng, nâng cao kiến thức pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ. Tránh việc thay đổi thường xuyên cán bộ làm công tác hộ tịch, nếu có yêu cầu cần thay đổi phải có phương án bố trí cán bộ đủ tiêu chuẩn theo quy định.

- Đặc biệt chú trọng đối với công tác thống kê hộ tịch để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm và công tác lưu trữ, bảo quản sổ sách, giấy tờ về hộ tịch. Đây là những tài liệu gốc, có giá trị khai thác và sử dụng vĩnh viễn, là căn cứ cần thiết cho công tác điều tra, tra cứu của cơ quan nhà nước, là cơ sở để trích lục cấp bản sao, cấp giấy xác nhận về hộ tịch cho nhân dân. Do vậy, lãnh đạo Ủy ban nhân dân hai cấp huyện, xã cần phải dành riêng nơi lưu trữ nhất định để bố trí kho, phòng, kệ, tủ đảm bảo các yêu cầu của công tác lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ. Tránh để hồ sơ bị mất mát, hư hỏng hay bị thất lạc.

- Xuất phát từ tầm quan trọng của các loại giấy tờ hộ tịch, yêu cầu Ủy ban nhân dân hai cấp huyện, xã nâng cao trách nhiệm trong khi ký duyệt hồ sơ. Đồng thời thường xuyên chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra đối với cán bộ làm công tác hộ tịch. Tránh sách nhiễu, phiền hà cho nhân dân khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch. Tuyệt đối tránh những trường hợp giải quyết sai với quy định của pháp luật về đăng ký quản lý hộ tịch do tình cảm và quyền lợi cá nhân, làm chồng chéo, sai lệch các giấy tờ hộ tịch, gây hậu quả cho bản thân người dân về lâu dài và cho công việc quản lý hộ tịch của Nhà nước.

- Ủy ban nhân dân hai cấp huyện, xã chỉ đạo tổ chức thực hiện chế độ thu, chi tài chính về hộ tịch theo đúng quy định tại Quyết định số 57/2000/QĐ-BTC ngày 20/04/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu lệ phí đăng ký hộ tịch và Thông tư số 112/2000/TT-BTC ngày 21/11/2000 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng lệ phí đăng ký hộ tịch.

5. Sở Tư pháp, Sở Nội vụ, Sở Tài chính và các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, chỉ đạo.

Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các sở, ban, ngành có liên quan, UBND huyện, thị, UBND xã, phường, thị trấn tổ chức thực hiện đúng tinh thần Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, khó khăn cần liên hệ ngay với Sở Tư pháp để được hướng dẫn, hổ trợ về nghiệp vụ hộ tịch.

Chỉ thị này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ban hành.