Tổng quan về Công văn 1040/CT-TTHT năm 2018

Công văn 1040/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản chi phí làm giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ nghĩa vụ thuế và quyền lợi của người lao động nước ngoài liên quan đến các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng và sử dụng lao động ngoại quốc.

Nội dung chi tiết về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Theo hướng dẫn tại Công văn 1040/CT-TTHT, chính sách thuế TNCN đối với khoản chi phí làm giấy phép lao động được quy định cụ thể như sau:

• Trách nhiệm của người sử dụng lao động: Theo quy định của Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện các thủ tục xin cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp của mình.
• Xác định thu nhập chịu thuế TNCN: Do việc làm giấy phép lao động là nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp (người sử dụng lao động) nhằm đảm bảo điều kiện làm việc hợp pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam, nên khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Kết luận về thuế TNCN: Khoản chi phí làm giấy phép lao động (bao gồm phí, lệ phí nhà nước và các chi phí dịch vụ liên quan trực tiếp) do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động nước ngoài không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan

Bên cạnh việc làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN, văn bản cũng gián tiếp xác định tính chất của khoản chi này đối với thuế TNDN của doanh nghiệp:

• Tính vào chi phí được trừ: Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc làm giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được coi là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Điều kiện khấu trừ: Doanh nghiệp được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.

Các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định và tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Hồ sơ chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, các biên lai nộp phí, lệ phí cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc hóa đơn giá trị gia tăng từ các đơn vị cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động (nếu có).
• Hợp đồng lao động rõ ràng: Trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty nên quy định rõ khoản chi phí làm giấy phép lao động, thẻ tạm trú, visa do doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả để làm cơ sở pháp lý vững chắc.
• Phân biệt với các khoản chi cá nhân khác: Cần phân biệt rõ chi phí làm giấy phép lao động (không chịu thuế TNCN) với các khoản chi mang tính chất cá nhân khác như chi phí gia đình, chi phí vui chơi giải trí của người lao động nước ngoài (phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu doanh nghiệp chi trả hộ).