Giới thiệu về Công văn 10989/CT-TTHT năm 2013

Công văn 10989/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện đúng các nguyên tắc khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa hoạt động kế toán, thuế của doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn tại thời điểm ban hành.

- Nguyên tắc bắt buộc khi lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
• Tính trung thực và chính xác: Hóa đơn được lập phải phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung trên hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng một loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên chữ và không để trống phần chữ.
• Sự đồng nhất giữa các liên: Nội dung trên các liên của cùng một số hóa đơn phải hoàn toàn thống nhất với nhau về cả chữ viết, chữ số và các thông tin định danh khác.

- Quy định về thời điểm lập hóa đơn

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Yêu cầu về các tiêu thức trên hóa đơn

• Thông tin người mua và người bán: Phải ghi đầy đủ, chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
• Chữ ký trên hóa đơn: Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của người bán, người mua (trừ các trường hợp được miễn chữ ký người mua theo quy định). Người đại diện theo pháp luật của đơn vị bán hàng phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào hóa đơn. Trường hợp thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo của đơn vị vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

- Nguyên tắc xử lý đối với hóa đơn đã lập có sai sót

• Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua: Nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại doanh nghiệp để phục vụ công tác kiểm tra, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót, hai bên phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn thu hồi và lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định.
• Trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã kê khai thuế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào.