Tóm tắt Công văn 11804/CT-TTHT năm 2014 về thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 11804/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản chi trả thay cho người lao động.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, để các khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định pháp luật về thuế.

Hướng dẫn chi tiết đối với các khoản chi trả thay cho người lao động

Công văn đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí phổ biến mà doanh nghiệp thường chi trả thay cho người lao động (đặc biệt là lao động nước ngoài):

• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động, trong đó thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động thì khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần lưu ý khoản chi này cũng phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động theo quy định hiện hành.
• Chi phí vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài: Khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi về nước hàng năm cho người lao động nước ngoài về phép được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp chi trả hộ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động.

Các khoản chi không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh các khoản chi được chấp nhận, công văn cũng lưu ý doanh nghiệp về các khoản chi không được trừ bao gồm:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ hoặc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp cho người lao động nhưng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật về trích lập các quỹ dự phòng hoặc các khoản chi bảo hiểm tự nguyện, hưu trí tự nguyện cho người lao động không đúng quy định.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy chế tài chính nội bộ để đảm bảo các khoản chi trả thay cho người lao động được quy định rõ ràng, chặt chẽ, làm cơ sở giải trình hợp lý với cơ quan thuế khi thực hiện quyết toán thuế TNDN.