Tổng quan về Công văn 12768/CT-TTHT năm 2020

Công văn 12768/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 hướng dẫn về việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các tổ chức chi trả thu nhập, giúp làm rõ các điều kiện, hồ sơ và thủ tục cần thiết để thực hiện việc tự in và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định của pháp luật.

Điều kiện đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in

Để được phép tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên máy tính, tổ chức chi trả thu nhập phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Có tư cách pháp nhân hoặc có mã số thuế hoạt động hợp pháp theo quy định.
• Có hệ thống máy tính, thiết bị in ấn và phần mềm ứng dụng đảm bảo cho việc in, quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách chính xác, an toàn.
• Không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc hóa đơn trong thời gian quy định trước thời điểm đăng ký.
• Đảm bảo khả năng lưu trữ dữ liệu điện tử phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Thủ tục và hồ sơ đăng ký với cơ quan thuế

Tổ chức chi trả thu nhập có nhu cầu tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in (theo mẫu quy định của Bộ Tài chính).
• Mẫu thiết kế chứng từ khấu trừ thuế TNCN dự kiến tự in, đảm bảo hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như: thông tin tổ chức chi trả (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin người nộp thuế (tên, mã số thuế/số CMND/CCCD), khoản thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ.
• Bản giải trình chi tiết về giải pháp kỹ thuật, phần mềm ứng dụng phục vụ cho việc tự in chứng từ để chứng minh tính bảo mật và khả năng kiểm soát dữ liệu.

Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập khi sử dụng chứng từ tự in

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Thực hiện in và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng đối tượng, đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế theo quy định.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ (theo quý) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ đã in và cấp cho người nộp thuế.
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ tự in theo đúng chế độ kế toán và các quy định hiện hành về quản lý thuế.