Tổng quan về Công văn 1361/CTTPHCM-TTHT năm 2021

Công văn 1361/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc cách ly phòng dịch COVID-19 cho chuyên gia nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam làm việc. Đây là văn bản hướng dẫn thực tiễn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ khi tính thuế trong giai đoạn ảnh hưởng bởi dịch bệnh.

Điều kiện để chi phí cách ly được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi phí cách ly phòng dịch tại khách sạn, chi phí đưa đón và chi phí xét nghiệm COVID-19 cho các chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định trong hợp đồng lao động: Doanh nghiệp phải có hợp đồng lao động ký kết với chuyên gia nước ngoài, trong đó có thỏa thuận rõ ràng về việc doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc nhập cảnh, bao gồm chi phí đi lại, chi phí cách ly tại khách sạn và chi phí xét nghiệm COVID-19.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải thu thập và lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp đối với các dịch vụ đã sử dụng (như hóa đơn tiền phòng khách sạn cách ly, hóa đơn dịch vụ vận chuyển đưa đón, hóa đơn của cơ sở y tế thực hiện xét nghiệm).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan

Công văn cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài đối với các khoản chi phí cách ly do doanh nghiệp chi trả:

• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Các khoản chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí đưa đón từ sân bay đến nơi cách ly và chi phí xét nghiệm COVID-19 do doanh nghiệp chi trả thay cho chuyên gia nước ngoài theo yêu cầu phòng chống dịch bắt buộc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Bản chất của khoản chi: Các khoản chi này được xác định là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động nhằm đảm bảo an toàn y tế học đường, an toàn lao động tại nơi làm việc và tuân thủ quy định phòng dịch của Nhà nước, không mang tính chất tiền lương, tiền công hay lợi ích cá nhân thuần túy của người lao động.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Ngoài hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các văn bản phê duyệt của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/thành phố về việc cho phép chuyên gia nước ngoài nhập cảnh, văn bản chấp thuận phương án cách ly của cơ quan y tế có thẩm quyền.
• Xây dựng quy chế nội bộ: Doanh nghiệp nên cụ thể hóa các chính sách hỗ trợ chi phí này vào Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty để làm cơ sở pháp lý đồng bộ.
• Hạch toán kế toán đúng kỳ: Đảm bảo các khoản chi phí được ghi nhận đúng kỳ kế toán phát sinh, tương ứng với thời gian chuyên gia thực hiện cách ly và bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp.