Tổng quan về Công văn 1385/TCT-CS

Công văn 1385/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và làm rõ chính sách thuế đối với các khoản chi bồi thường tai nạn lao động của doanh nghiệp cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan.

Các nội dung chính sách thuế cốt lõi theo hướng dẫn

- Điều kiện để khoản chi bồi thường tai nạn lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Để khoản chi bồi thường, trợ cấp cho người lao động bị tai nạn lao động được ghi nhận là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải thực hiện bồi thường, trợ cấp đúng theo quy định của Bộ luật Lao động và Luật An toàn, vệ sinh lao động. Mức bồi thường hoặc trợ cấp phải tuân thủ đúng định mức pháp luật quy định đối với từng mức độ suy giảm khả năng lao động.
• Phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ, chứng từ bắt buộc để làm căn cứ ghi nhận chi phí

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của khoản chi bồi thường tai nạn lao động, bao gồm:

• Biên bản điều tra tai nạn lao động của cơ quan có thẩm quyền hoặc đoàn điều tra tai nạn lao động của doanh nghiệp.
• Hồ sơ bệnh án, giấy ra viện, biên bản giám định mức độ suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa.
• Quyết định bồi thường, trợ cấp tai nạn lao động của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ban hành.
• Chứng từ thanh toán, chi tiền cho người lao động bị tai nạn hoặc thân nhân của họ (phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng).

- Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản bồi thường

Về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động khi nhận khoản bồi thường tai nạn lao động:

• Khoản tiền bồi thường tai nạn lao động, trợ cấp tai nạn lao động nhận được theo đúng quy định của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Bộ luật Lao động thuộc đối tượng được miễn thuế TNCN.
• Các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật lao động hoặc các khoản hỗ trợ thêm mang tính chất tiền lương, tiền công ngoài quy định bắt buộc thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định hiện hành.

- Nguyên tắc áp dụng và lưu ý cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt rõ giữa "bồi thường" (trường hợp lỗi không hoàn toàn thuộc về người lao động) và "trợ cấp" (trường hợp lỗi hoàn toàn do người lao động) để áp dụng đúng mức chi theo quy định của pháp luật lao động, làm cơ sở tính thuế chính xác, tránh rủi ro bị xuất toán khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.