Tổng quan về Công văn 1492/CT-TTHT năm 2018

Công văn 1492/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài. Văn bản này giúp doanh nghiệp làm rõ các điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các khoản chi cho người lao động

Theo hướng dẫn tại Công văn 1492/CT-TTHT, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho người lao động (như tiền thuê nhà, vé máy bay, chi phí đưa đón) được quy định cụ thể như sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí thuê nhà, mua vé máy bay cho người lao động nước ngoài nếu các khoản chi này được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Hóa đơn và chứng từ thanh toán: Hóa đơn mua dịch vụ phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp. Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế GTGT.
• Trường hợp không được khấu trừ: Nếu các khoản chi phí này không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hoặc thanh toán bằng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì sẽ không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) về chi phí được trừ

Công văn 1492/CT-TTHT làm rõ các nguyên tắc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản chi phí phúc lợi, chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi khác cho người lao động:

• Nguyên tắc ghi nhận chi phí được trừ: Các khoản chi tiền thuê nhà, tiền vé máy bay cho người lao động nước ngoài sang Việt Nam làm việc được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi này được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động, hoặc quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh bao gồm: Hợp đồng lao động (có thỏa thuận về việc doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền nhà, vé máy bay); Hóa đơn tiền thuê nhà, hóa đơn vé máy bay hợp pháp; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên; Quyết định điều động, bổ nhiệm (đối với trường hợp công ty mẹ nước ngoài cử sang).
• Khống chế mức chi phúc lợi: Đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng chính sách

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Sự nhất quán trong hồ sơ: Nội dung thỏa thuận về các khoản chi phí hỗ trợ người lao động phải đồng nhất giữa hợp đồng lao động, quy chế tài chính và các văn bản bổ nhiệm, điều động nhân sự.
• Phân biệt chi phí của doanh nghiệp và chi phí cá nhân: Các khoản chi mang tính chất cá nhân không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và không được quy định trong hợp đồng lao động sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý và không được khấu trừ thuế GTGT.
• Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan: Mặc dù Công văn 1492/CT-TTHT tập trung vào thuế GTGT và TNDN, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động sẽ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định (không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà).