Giới thiệu về Công văn 2155/TCT-CS của Tổng cục Thuế

Công văn 2155/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc xử lý, điều chỉnh các hóa đơn đầu vào bị sai sót thông tin, đặc biệt là lỗi sai mã số thuế của người mua. Việc ghi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hóa đơn, quyền lợi khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và việc hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Công văn này đưa ra các hướng dẫn cụ thể dựa trên quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử đầu vào bị sai mã số thuế

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, mã số thuế là thông tin định danh bắt buộc và quan trọng nhất của người mua trên hóa đơn. Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót về mã số thuế, các bên không thể áp dụng hình thức chỉ lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh mà không lập hóa đơn mới. Thay vào đó, bắt buộc phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế khi đã gửi cho người mua mà phát hiện sai mã số thuế thì được xác định là sai sót về thông tin định danh người nộp thuế.
• Người bán và người mua phải thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán.
• Không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa trực tiếp trên hóa đơn giấy (nếu có) hoặc tự ý điều chỉnh thông tin trên hệ thống phần mềm kế toán mà không có hóa đơn điều chỉnh/thay thế tương ứng được cơ quan thuế chấp nhận.

2. Các phương án xử lý hóa đơn sai mã số thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây để xử lý sai sót về mã số thuế trên hóa đơn đầu vào:

• Phương án 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
  • Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
  • Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
  • Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ thông tin điều chỉnh: Điều chỉnh mã số thuế của người mua từ mã số thuế cũ (ghi sai) thành mã số thuế mới (ghi đúng).
• Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
  • Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
  • Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
  • Người bán ký số và gửi hóa đơn thay thế này cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

3. Quy trình thông báo sai sót với cơ quan thuế (Mẫu số 04/SS-HĐĐT)

Để hoàn tất thủ tục xử lý hóa đơn sai mã số thuế, người bán cần thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế:

• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc giải trình sai sót hóa đơn điện tử.
• Thời hạn nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, khuyến khích nộp ngay khi phát hiện sai sót để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính về chậm nộp thông báo sai sót.
• Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo và phản hồi về kết quả tiếp nhận (chấp nhận hoặc không chấp nhận) thông qua hệ thống cổng thông tin điện tử.

4. Quy định về kê khai, khấu trừ thuế đối với hóa đơn điều chỉnh/thay thế

Việc kê khai thuế đối với hóa đơn đầu vào bị sai mã số thuế sau khi đã được điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện như sau:

• Đối với người mua (bên nhận hóa đơn): Được sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế kèm theo hóa đơn gốc bị sai sót để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN cho kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc (hoặc kỳ phát hiện sai sót tùy thuộc vào thời điểm hạch toán kế toán theo quy định).
• Đối với người bán (bên lập hóa đơn): Thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra (nếu việc sai sót mã số thuế có làm thay đổi số thuế phải nộp, trường hợp chỉ sai mã số thuế mà không sai tiền thuế và doanh thu thì không làm thay đổi nghĩa vụ thuế nhưng vẫn phải thực hiện khai báo hóa đơn điều chỉnh/thay thế trên tờ khai).
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm: Hóa đơn gốc bị sai, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận giữa hai bên về việc sai sót (nếu có), và thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đã được cơ quan thuế chấp nhận để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

5. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu thông tin đăng ký thuế của khách hàng và đối tác trước khi xuất hóa đơn hoặc khi nhận hóa đơn đầu vào.
• Sử dụng các công cụ tra cứu mã số thuế tự động tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử để giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Khi phát hiện sai sót, cần chủ động liên hệ với bên bán/bên mua để thống nhất phương án xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế) và thực hiện ký biên bản thỏa thuận sai sót bằng văn bản hoặc bằng phương thức điện tử trước khi lập hóa đơn mới.