Tóm tắt Công văn 2559/CT-TTHT năm 2016 về ủy quyền ký chứng từ thanh toán

Công văn số 2559/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định của pháp luật liên quan đến việc ủy quyền ký duyệt trên các chứng từ kế toán và chứng từ thanh toán. Nội dung hướng dẫn dựa trên sự phối hợp giữa các quy định của Bộ luật Dân sự về đại diện ủy quyền và Luật Kế toán về nguyên tắc ký chứng từ.

1. Quy định về người đại diện và phạm vi đại diện theo ủy quyền

Căn cứ vào các quy định pháp lý về dân sự, việc xác lập quan hệ ủy quyền và phạm vi đại diện được quy định cụ thể như sau:

• Người đại diện theo ủy quyền: Cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của pháp nhân có quyền ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi vẫn có thể làm người đại diện theo ủy quyền, trừ các trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự đó bắt buộc phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập và thực hiện.
• Phạm vi đại diện: Phạm vi đại diện theo ủy quyền được xác lập hoàn toàn theo nội dung của sự ủy quyền. Người đại diện chỉ được thực hiện các giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện đã được xác định, đồng thời có nghĩa vụ phải thông báo cho bên thứ ba trong giao dịch biết rõ về phạm vi đại diện của mình.
• Hạn chế quyền đại diện: Người đại diện không được phép xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với một bên thứ ba mà mình cũng đồng thời là người đại diện của họ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Quy định về việc ký chứng từ kế toán và chứng từ chi tiền

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11, việc ký chứng từ kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Yêu cầu về chữ ký: Chứng từ kế toán bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng bút mực; nghiêm cấm việc ký bằng mực đỏ hoặc sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn để đóng lên chứng từ. Chữ ký của một người trên các chứng từ kế toán khác nhau phải đảm bảo tính thống nhất.
• Thẩm quyền ký chứng từ: Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người đã được ủy quyền hợp pháp thực hiện. Pháp luật nghiêm cấm hành vi ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đầy đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ chi tiền: Đối với các chứng từ kế toán dùng để chi tiền, bắt buộc phải có chữ ký duyệt chi của người có thẩm quyền và chữ ký của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) trước khi thực hiện việc chi tiền. Chữ ký trên chứng từ chi tiền phải được ký trực tiếp theo từng liên.
• Chứng từ điện tử: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử thì phải đảm bảo có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

3. Hướng dẫn thực hiện của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị Công ty căn cứ vào các quy định pháp luật nêu trên về đại diện ủy quyền và nguyên tắc ký chứng từ kế toán để nghiên cứu, áp dụng và thực hiện việc ủy quyền ký duyệt chứng từ thanh toán tại đơn vị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.