Giới thiệu chung về Công văn 11803/CT-TTHT

Công văn 11803/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc xác định tính hợp lệ của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định khi khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn.

Quy định chung về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Theo hướng dẫn tại công văn và các quy định pháp luật thuế liên quan, các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Các hình thức thanh toán được thừa nhận là không dùng tiền mặt

Công văn làm rõ các phương thức thanh toán bằng văn bản cụ thể, bao gồm:

• Thanh toán qua tài khoản ngân hàng: Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
• Phương thức bù trừ công nợ: Việc bù trừ công nợ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ giữa các bên giao dịch phải được quy định rõ trong hợp đồng. Doanh nghiệp phải lập biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên liên quan.
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Trường hợp thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng thì việc thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản và bên thứ ba phải là một pháp nhân hoặc cá nhân hoạt động hợp pháp.

Yêu cầu kỹ thuật đối với chứng từ thanh toán

Để chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Chứng từ chuyển tiền phải thể hiện rõ thông tin tài khoản của bên chuyển (bên mua) và tài khoản của bên nhận (bên bán).
• Các tài khoản ngân hàng này phải được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng quy định về đăng ký thuế.
• Các chứng từ thanh toán bằng thẻ tín dụng mang tên cá nhân được ủy quyền từ doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy trình thanh toán và có quyết định ủy quyền bằng văn bản của doanh nghiệp, đồng thời hóa đơn mua hàng phải mang tên và mã số thuế của doanh nghiệp.

Hệ quả pháp lý khi không đủ chứng từ hợp lệ

Trong trường hợp doanh nghiệp không cung cấp được chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên:

• Doanh nghiệp sẽ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần giá trị hóa đơn đó.
• Phần chi phí mua hàng hóa, dịch vụ tương ứng sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý được trừ khi quyết toán thuế TNDN, dẫn đến nguy cơ bị truy thu thuế và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.