Tổng quan về Công văn 2564/CT-TTHT năm 2015

Công văn 2564/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2015 hướng dẫn về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến các khoản chi phí dành cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ tính hợp lệ của các khoản chi phí như vé máy bay, thẻ tạm trú và visa khi tính thuế TNDN.

Các nội dung chính sách cốt lõi được hướng dẫn

Dưới đây là các quy định chi tiết về việc xác định chi phí được trừ và không được trừ đối với các khoản chi cho lao động nước ngoài:

• Điều kiện khấu trừ chi phí mua vé máy bay: Khoản chi phí mua vé máy bay cho chuyên gia hoặc người lao động nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) và các chứng từ chứng minh việc di chuyển phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí làm thẻ tạm trú và visa cho người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài và có thỏa thuận chịu trách nhiệm chi trả các khoản phí liên quan đến thủ tục pháp lý để người lao động làm việc hợp pháp tại Việt Nam (như phí làm visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động), các khoản chi này được coi là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp.
• Mối liên hệ với Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Công văn cũng gián tiếp làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền này. Khoản chi phí làm thẻ tạm trú, visa do doanh nghiệp chi trả để người lao động đủ điều kiện làm việc theo quy định của pháp luật Việt Nam không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Tuy nhiên, đối với vé máy bay khứ hồi về nước, chỉ được miễn thuế TNCN cho 01 chuyến về phép mỗi năm; các chuyến đi khác ngoài quy định sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân đó.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo các khoản chi phí nêu trên được cơ quan thuế chấp thuận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:

• Hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể có ghi rõ điều khoản doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả các chi phí vé máy bay, visa, thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.
• Quyết định điều động, cử đi công tác hoặc các văn bản phân công công việc liên quan.
• Hóa đơn tài chính hợp pháp từ đơn vị cung cấp dịch vụ (phòng vé, đơn vị dịch vụ visa) kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định pháp luật.
• Hộ chiếu, thẻ tạm trú hoặc visa của người lao động nước ngoài tương ứng với thời gian phát sinh chi phí.