Tóm tắt Công văn 26517/CT-HTr năm 2015 về khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Công văn 26517/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản căn cứ trên các quy định pháp luật thuế TNDN hiện hành tại thời điểm ban hành, đặc biệt là Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Nguyên tắc chung về khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn và các quy định pháp luật liên quan, một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Công văn nhấn mạnh các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên hoặc thuộc các trường hợp sau đây sẽ không được trừ vào thu nhập chịu thuế:

• Khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc chứng từ không đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Bộ Tài chính.
• Khoản chi vượt định mức quy định (đối với các nguyên nhiên vật liệu, năng lượng có quy định định mức tiêu hao của Nhà nước).
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nhưng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Các khoản chi phí trích trước không đúng quy định pháp luật hoặc không chi thực tế khi hết thời hạn trích trước.
• Các khoản phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.

Hướng dẫn về chứng từ đối với một số trường hợp đặc thù

Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu quy định (như mua nông sản, lâm sản, thủy sản của người dân tự sản xuất, đánh bắt bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác...), doanh nghiệp phải đảm bảo:

• Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
• Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê phải phù hợp với giá cả thị trường tại thời điểm mua hàng.
• Có chứng từ thanh toán thực tế cho người bán tương ứng với giá trị trên bảng kê.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 26517/CT-HTr là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung rà soát lại hệ thống sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ. Doanh nghiệp cần chủ động phân loại rõ ràng các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, hoàn thiện hồ sơ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch lớn để tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN.