Công văn 304/CT-TTHT năm 2014 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành cung cấp hướng dẫn quan trọng liên quan đến việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào đối với số lượng hàng hóa thực tế bị hao hụt trong quá trình lưu giữ, vận chuyển hoặc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Các quy định cốt lõi về khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa hao hụt

• Khấu trừ thuế GTGT đối với hao hụt tự nhiên trong định mức: Số thuế GTGT đầu vào của số lượng hàng hóa thực tế bị hao hụt do tính chất lý, hóa tự nhiên (như bay hơi, rò rỉ, rơi vãi, cặn bãi...) nằm trong định mức hao hụt hợp lý theo quy định hoặc theo định mức doanh nghiệp tự xây dựng sẽ được kê khai, khấu trừ toàn bộ.
• Xử lý đối với hao hụt, tổn thất vượt định mức: Trường hợp hàng hóa bị hao hụt vượt quá định mức quy định hoặc tổn thất do nguyên nhân chủ quan (do cá nhân, tập thể làm mất mát, hư hỏng) mà đã được xác định trách nhiệm bồi thường thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần giá trị tổn thất được bồi thường sẽ không được khấu trừ.
• Xử lý tổn thất do nguyên nhân bất khả kháng: Đối với hàng hóa bị hư hỏng, tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc các trường hợp bất khả kháng khác mà không được bồi thường, doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh theo quy định.

Yêu cầu về hồ sơ và chứng từ làm căn cứ khấu trừ thuế

Để đảm bảo số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị hao hụt thực tế được cơ quan Thuế chấp nhận khấu trừ hợp pháp, doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ bao gồm:

• Bảng xây dựng định mức hao hụt: Văn bản ban hành định mức hao hụt vật tư, hàng hóa phù hợp với đặc điểm kỹ thuật, quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc quy chuẩn ngành.
• Biên bản kiểm kê và xác định tổn thất: Biên bản kiểm kê thực tế phản ánh chính xác số lượng, giá trị hàng hóa bị hao hụt, mất mát và làm rõ nguyên nhân dẫn đến hao hụt.
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng: Hóa đơn GTGT đầu vào hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) liên quan đến lô hàng bị hao hụt.
• Chứng từ xử lý trách nhiệm bồi thường: Quyết định xử lý bồi thường hoặc biên bản làm việc xác định giá trị bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra tổn thất (nếu có).

Lưu ý: Doanh nghiệp cần chủ động hạch toán riêng biệt giữa phần hao hụt tự nhiên hợp lý và phần tổn thất do lỗi chủ quan để kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào kịp thời, tránh rủi ro bị truy thu và phạt vi phạm hành chính về thuế khi cơ quan nhà nước thanh tra, kiểm tra.