Công văn 4275/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành năm 2015 nhằm hướng dẫn chi tiết về việc tạo, lập, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế.

- Điều kiện và nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin, thiết bị truyền nhận và lưu trữ dữ liệu để đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.
• Việc khởi tạo hóa đơn điện tử phải được thực hiện thông qua các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc do doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống nếu đáp ứng đủ điều kiện của Bộ Tài chính.
• Trước khi sử dụng, doanh nghiệp phải gửi Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Quy định về chữ ký điện tử và chữ ký số của các bên

• Người bán bắt buộc phải ký số (chữ ký điện tử) trên hóa đơn điện tử trước khi gửi cho người mua để đảm bảo tính pháp lý và xác thực nguồn gốc của hóa đơn.
• Đối với người mua, trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì phải ký số trên hóa đơn điện tử nhận được. Tuy nhiên, đối với người mua không phải là đơn vị kế toán (cá nhân, hộ kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn để hạch toán kế toán) thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
• Các trường hợp đặc biệt không cần chữ ký số của người mua phải được sự chấp thuận hoặc hướng dẫn cụ thể từ cơ quan thuế có thẩm quyền nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

• Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để phục vụ cho việc lưu thông hàng hóa trên đường, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hoặc phục vụ công tác lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có dấu xác nhận của người bán.
• Trên hóa đơn chuyển đổi phải ghi rõ dòng chữ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ" để phân biệt rõ ràng với hóa đơn giấy thông thường.

- Quy định về lưu trữ và bảo quản dữ liệu hóa đơn

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử trong thời hạn quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán).
• Doanh nghiệp phải có các biện pháp sao lưu, bảo mật thông tin để tránh việc dữ liệu bị thay đổi, xóa bỏ hoặc mất mát trong quá trình lưu trữ.
• Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo khả năng truy cập trực tuyến, tra cứu và kết xuất dữ liệu nhanh chóng khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền.