Công văn 355/TCT-CS năm 2014 do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cục thuế địa phương và doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

- Quy định chung về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

• Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được áp dụng khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

- Hướng dẫn xử lý đối với các trường hợp thanh toán đặc thù

• Phương thức bù trừ công nợ: Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ qua bên thứ ba, thì phương thức này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng mua bán. Doanh nghiệp phải xuất trình được biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên và chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với phần giá trị chênh lệch thanh toán bằng tiền (nếu có).
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Trường hợp bên mua thanh toán ủy quyền cho bên thứ ba hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán bằng chuyển khoản, việc ủy quyền hoặc chỉ định thanh toán này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bằng văn bản.
• Yêu cầu về đăng ký tài khoản ngân hàng: Tài khoản ngân hàng của bên mua và bên bán sử dụng trong giao dịch phải được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế tại thời điểm thanh toán.

- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và xác định chi phí được trừ

• Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng phải thể hiện rõ thông tin về tên, số tài khoản của người chuyển (bên mua) và người nhận (bên bán), bảo đảm tính khớp đúng với các thông tin ghi trên hóa đơn thương mại và hợp đồng đã ký kết.
• Các trường hợp sử dụng chứng từ thanh toán không hợp lệ, không chứng minh được dòng tiền chuyển từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán, hoặc sử dụng tài khoản chưa đăng ký với cơ quan thuế sẽ bị xuất toán, không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.