Giới thiệu chung về Công văn 35856/CT-TTHT

Công văn 35856/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc thực hiện lưu trữ sổ sách kế toán trên phương tiện điện tử. Văn bản này làm rõ các điều kiện, thủ tục và trách nhiệm của doanh nghiệp khi áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ kế toán, giúp tối ưu hóa chi phí vận hành và quản lý dữ liệu cho người nộp thuế.

Các nội dung cốt lõi về lưu trữ sổ sách kế toán điện tử

Dựa trên các quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành, Công văn 35856/CT-TTHT tập trung làm rõ các nguyên tắc và điều kiện cụ thể sau:

• Điều kiện lưu trữ trên phương tiện điện tử: Doanh nghiệp được phép lưu trữ tài liệu kế toán, bao gồm cả sổ sách kế toán, trên các phương tiện điện tử. Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin, khả năng bảo quản và tra cứu dữ liệu trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Yêu cầu về tính toàn vẹn của dữ liệu: Tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử phải đảm bảo không bị thay đổi, sai lệch so với thời điểm khởi tạo. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực của các dữ liệu này.
• Quy định về việc in sổ sách ra giấy: Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ sổ sách kế toán trên phương tiện điện tử không bắt buộc phải in toàn bộ sổ sách ra giấy để lưu trữ hàng năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo có khả năng xuất dữ liệu và in ra giấy khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu số liệu.
• Khả năng truy cập và kết xuất dữ liệu: Hệ thống lưu trữ điện tử của doanh nghiệp phải luôn sẵn sàng hoạt động, cho phép tìm kiếm, hiển thị và kết xuất thông tin một cách nhanh chóng, rõ ràng khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác yêu cầu kiểm tra.

Trách nhiệm và lưu ý đối với doanh nghiệp

Để việc lưu trữ sổ sách kế toán trên phương tiện điện tử hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các lưu ý sau:

• Xây dựng quy trình sao lưu dữ liệu: Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ để phòng ngừa các sự cố kỹ thuật, mất mát dữ liệu hoặc hư hỏng phương tiện lưu trữ vật lý.
• Tuân thủ thời hạn lưu trữ: Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Kế toán (thông thường là 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy thuộc vào tính chất của từng loại tài liệu kế toán).
• Sẵn sàng phối hợp với cơ quan thuế: Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp kịp thời, đầy đủ các file dữ liệu kế toán và các chứng từ liên quan dưới dạng điện tử hoặc bản in theo đúng yêu cầu của đoàn kiểm tra.