Công văn 4148/TCT-CS năm 2014 do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn vướng mắc về việc xác định chi phí được trừ vào thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản hao hụt xăng dầu trong quá trình kinh doanh, bảo quản, vận chuyển và lưu thông.

1. Nguyên tắc xác định chi phí hao hụt xăng dầu được trừ

• Theo định mức quy định: Chi phí hao hụt xăng dầu phát sinh trong quá trình vận chuyển, bơm rót, bảo quản, tồn trữ và bán lẻ chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu nằm trong phạm vi định mức kinh tế - kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (như Bộ Công Thương) ban hành hoặc do doanh nghiệp tự xây dựng theo đúng quy định pháp luật chuyên ngành.
• Chứng từ, hóa đơn hợp lệ: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh hoạt động kinh doanh xăng dầu, bảng tính lượng hao hụt thực tế phát sinh gắn với quy trình vận hành thực tế.

2. Xử lý các trường hợp hao hụt xăng dầu vượt định mức

• Hao hụt do nguyên nhân chủ quan: Phần xăng dầu hao hụt vượt quá định mức quy định hoặc tổn thất do lỗi chủ quan của cá nhân, tập thể (như vi phạm quy trình vận hành, làm thất thoát, mất mát) không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Các khoản này phải do cá nhân, tập thể vi phạm bồi thường.
• Tổn thất do nguyên nhân bất khả kháng: Trường hợp phát sinh hao hụt, tổn thất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc sự cố bất khả kháng, doanh nghiệp phải xác định rõ giá trị tổn thất. Phần tổn thất không được bồi thường (sau khi trừ giá trị bồi thường từ bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân liên quan) mới được xem xét đưa vào chi phí được trừ theo quy định chung về xử lý tổn thất do thiên tai.

3. Yêu cầu quản lý đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu

• Rà soát định mức nội bộ: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, ban hành và áp dụng định mức hao hụt xăng dầu phù hợp với đặc thù quy trình công nghệ, phương tiện vận tải và hệ thống kho chứa của đơn vị.
• Đối soát và lưu trữ hồ sơ: Lập bảng kê chi tiết lượng xăng dầu xuất, nhập, tồn kho định kỳ; ghi nhận chính xác tỷ lệ hao hụt thực tế và lưu giữ toàn bộ hồ sơ kỹ thuật, biên bản kiểm kê để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.