Tổng quan về Công văn 432/TCT-CS năm 2015

Công văn 432/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn cụ thể về chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến các khoản chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ và các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế.

1. Quy định về chi mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động

Theo hướng dẫn tại Công văn 432/TCT-CS và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về thuế TNDN, khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp phải ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng các khoản bảo hiểm này trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp).
• Mức chi phí mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không vượt quá mức trần quy định của pháp luật thuế tại thời điểm áp dụng (không quá 01 triệu đồng/tháng/người).

2. Quy định về các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Công văn 432/TCT-CS làm rõ việc xác định chi phí được trừ đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động. Các khoản chi này bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị cho người lao động và thân nhân.
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Lưu ý về hạn mức khống chế: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

3. Phương pháp xác định quỹ lương bình quân thực tế thực hiện

Để xác định hạn mức chi phúc lợi được trừ, doanh nghiệp cần tính toán chính xác mức lương bình quân thực tế thực hiện trong năm:

• Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán).
• Mức lương bình quân thực tế thực hiện được xác định bằng cách lấy quỹ tiền lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì mức lương bình quân thực tế thực hiện được tính bằng quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.

4. Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ đối với các khoản chi được trừ

Để các khoản chi phí bảo hiểm tự nguyện và chi phúc lợi nêu trên được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh theo quy định:

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật (đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ phúc lợi hoặc phiếu thu, biên nhận đối với các khoản chi trực tiếp bằng tiền).
• Quyết định của Ban giám đốc hoặc cấp có thẩm quyền về việc chi phúc lợi, chi mua bảo hiểm cho người lao động.
• Danh sách người lao động được thụ hưởng kèm theo chữ ký xác nhận nhận tiền hoặc nhận hiện vật.
• Hồ sơ chứng minh nhân thân hoặc sự kiện liên quan (như giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, bệnh án, giấy khen của con em người lao động...) đối với các khoản chi hiếu, hỷ, ốm đau, học tập.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).