Tóm tắt Công văn 4459/TCT-CS năm 2015 về sử dụng hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 4459/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc quản lý và sử dụng hóa đơn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

- Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải lập hóa đơn theo quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
• Hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Hướng dẫn sử dụng hóa đơn đối với đơn vị trực thuộc và chi nhánh

• Đối với các đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng) có tổ chức hạch toán kế toán riêng và trực tiếp bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì phải chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn riêng hoặc sử dụng hóa đơn do trụ sở chính cấp phát theo phân cấp quản lý nội bộ.
• Trường hợp điều chuyển hàng hóa giữa trụ sở chính và các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, hoặc giữa các chi nhánh phụ thuộc với nhau, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên đường.

- Quy định về các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn

• Hóa đơn được coi là hợp lệ khi thể hiện đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ viết trên hóa đơn phải là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập

• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai sót thì phải hủy bỏ hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót theo quy định.

- Trách nhiệm báo cáo và lưu trữ hóa đơn của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đảm bảo tính chính xác về số lượng hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.
• Hóa đơn đã lập, hóa đơn chưa lập nhưng không tiếp tục sử dụng phải được bảo quản, lưu trữ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Kế toán và pháp luật về thuế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi có yêu cầu.