Tóm tắt Công văn 4759/TCT-TNCN năm 2014 về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Công văn 4759/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về các quy định liên quan đến việc cấp, sử dụng, tự in và báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các tổ chức trả thu nhập thực hiện đúng quy trình thủ tục hành chính thuế, tránh các sai sót pháp lý.

- Quy định về điều kiện và thủ tục tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Các tổ chức trả thu nhập có tư cách pháp nhân, có mã số thuế, có trang thiết bị máy tính và phần mềm quản lý đáp ứng yêu cầu được phép tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN để cấp cho người nộp thuế.
• Tổ chức có nhu cầu tự in chứng từ phải nộp hồ sơ đăng ký mẫu chứng từ tự in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm mẫu chứng từ dự kiến tự in và giải trình về giải pháp kỹ thuật tự in.
• Chỉ sau khi nhận được văn bản chấp thuận của cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tổ chức mới được phép triển khai tự in và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

- Quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động

• Tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức.
• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Người lao động có quyền yêu cầu tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Chế độ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Tổ chức sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (bao gồm cả chứng từ tự in và chứng từ mua của cơ quan thuế) phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ định kỳ theo quý.
• Mẫu biểu sử dụng để báo cáo là Bảng kê tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số BC26/HDG ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Tài chính).
• Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng chứng từ.

- Xử lý vi phạm và quản lý chứng từ khấu trừ thuế

• Mọi hành vi làm mất, cháy, hỏng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (kể cả chứng từ tự in hay chứng từ do cơ quan thuế cấp) đều phải được báo cáo kịp thời với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xử lý theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
• Trường hợp tổ chức trả thu nhập giải thể, sáp nhập, chia tách hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu thì phải thực hiện quyết toán chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã sử dụng và nộp lại các chứng từ chưa sử dụng cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định.