Tóm tắt Công văn 4834/CT-TTHT năm 2017 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 4834/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp áp dụng chính xác quy định pháp luật, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế tối đa các rủi ro về thuế.

- Nguyên tắc chung về điều kiện xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Văn bản đi sâu vào hướng dẫn cách xác định định mức và chứng từ đối với các khoản chi phổ biến trong doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động: Để được tính vào chi phí hợp lý, các khoản tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế thưởng của đơn vị.
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi: Các khoản chi trực tiếp cho người lao động (như chi hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, chi đào tạo nâng cao kiến thức...) được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng. Tài khoản chuyển và nhận tiền phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế theo đúng quy định.

- Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN

Doanh nghiệp cần lưu ý loại bỏ các khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ, bao gồm:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn khống.
• Phần chi vượt định mức quy định của pháp luật (ví dụ: chi trang phục bằng tiền mặt vượt quá 05 triệu đồng/người/năm).
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát, đối chiếu hệ thống hóa đơn, chứng từ đầu vào để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.
• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ (Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng) rõ ràng, chặt chẽ để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.
• Tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị lớn nhằm tránh nguy cơ bị loại chi phí được trừ.