Giới thiệu về Công văn 5253/TCT-CS năm 2014

Công văn 5253/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ vướng mắc cho các doanh nghiệp về chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) và nghĩa vụ hóa đơn đối với hoạt động xuất trả hàng hóa đi mượn. Văn bản này quy định rõ trách nhiệm pháp lý, nghĩa vụ kê khai thuế của các bên tham gia giao dịch mượn tài sản, đồng thời đưa ra chế tài xử lý nghiêm khắc đối với hành vi xuất trả hàng mượn nhưng không lập hóa đơn.

- Quy định về nghĩa vụ lập hóa đơn khi xuất trả hàng hóa cho mượn

• Bắt buộc phải lập hóa đơn: Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, hoạt động xuất trả hàng hóa đã mượn trước đó được coi là một giao dịch chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa. Do đó, khi thực hiện xuất trả hàng mượn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) tương tự như hoạt động bán hàng hóa thông thường.
• Xác định giá tính thuế GTGT: Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa xuất trả được xác định theo giá trị của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh giao dịch xuất trả hàng. Doanh nghiệp thực hiện xuất trả có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra theo mức thuế suất quy định đối với mặt hàng đó.
• Hồ sơ chứng từ kèm theo: Để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm hợp đồng mượn tài sản/hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa tại thời điểm mượn và thời điểm trả, cùng với hóa đơn xuất trả hàng.

- Biện pháp xử lý đối với hành vi xuất trả hàng mượn không lập hóa đơn

• Xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn: Trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện xuất trả hàng mượn trên thực tế nhưng không lập hóa đơn sẽ bị xác định là hành vi vi phạm quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo các quy định pháp luật về thuế hiện hành.
• Truy thu thuế GTGT và tính tiền chậm nộp: Cơ quan thuế có thẩm quyền thực hiện truy thu số thuế GTGT đầu ra phát sinh từ lượng hàng hóa xuất trả không lập hóa đơn, đồng thời áp dụng hình thức phạt chậm nộp tiền thuế tính trên số ngày chậm nộp.
• Yêu cầu khắc phục hậu quả: Doanh nghiệp vi phạm bắt buộc phải thực hiện lập hóa đơn bổ sung cho lượng hàng hóa đã xuất trả, thực hiện kê khai điều chỉnh, bổ sung hồ sơ khai thuế và nộp đủ số tiền thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước.

- Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với bên nhận lại hàng

• Điều kiện để được khấu trừ: Bên cho mượn hàng (bên nhận lại hàng xuất trả) chỉ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa nhận lại nếu có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp pháp do bên mượn xuất trả, kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Hệ quả khi thiếu hóa đơn hợp lệ: Nếu bên mượn không xuất hóa đơn khi trả hàng, bên cho mượn sẽ không có căn cứ pháp lý để ghi nhận tăng lại tài sản, hàng hóa một cách hợp lệ trên sổ sách kế toán, đồng thời không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và nghĩa vụ thuế của đơn vị.

- Khuyến nghị dành cho các doanh nghiệp

• Rà soát các hợp đồng mượn tài sản: Các doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ các giao dịch mượn và trả hàng hóa, vật tư, thiết bị phát sinh trong kỳ để đảm bảo đã thực hiện xuất hóa đơn đầy đủ và đúng thời điểm bàn giao trả lại hàng.
• Hoàn thiện hệ thống chứng từ kiểm soát: Thiết lập quy trình quản lý chặt chẽ đối với các giao dịch mượn tài sản, lưu trữ đầy đủ hợp đồng, biên bản bàn giao và hóa đơn liên quan để sẵn sàng giải trình, chứng minh tính hợp pháp của giao dịch khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra tại doanh nghiệp.