Giới thiệu về Công văn 5645/CT-TTHT năm 2018

Công văn 5645/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN). Văn bản tập trung làm rõ các quy định liên quan đến chi phí đi công tác, chi phí mua vé máy bay cho người lao động, đặc biệt là các trường hợp thanh toán bằng thẻ cá nhân hoặc mua qua website thương mại điện tử.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Quy định về chi phí đi công tác và phụ cấp tàu xe

Các khoản chi liên quan đến việc cử người lao động đi công tác được hướng dẫn cụ thể như sau:

• Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép: Không được tính vào chi phí được trừ nếu thực hiện không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Chi phí đi lại, tiền thuê chỗ ở và phụ cấp công tác: Được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Trường hợp khoán chi: Nếu doanh nghiệp có quy định khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán này.

Quy định thanh toán chi phí công tác bằng thẻ ngân hàng của cá nhân

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (trong nước hoặc nước ngoài) có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên hoặc chi phí mua vé máy bay được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân, khoản chi này vẫn được coi là đáp ứng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và được tính vào chi phí được trừ nếu thỏa mãn các điều kiện:

• Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất.
• Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác cụ thể.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân làm chủ thẻ, sau đó doanh nghiệp sẽ thanh toán lại khoản tiền này cho người lao động.

Chứng từ đối với trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

Khi doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, chứng từ làm căn cứ tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Trường hợp thông thường: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình.
• Trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay (boarding pass): Vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử đi công tác, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình.

Hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp của Công ty và nghĩa vụ Thuế nhà thầu

Dựa trên các quy định nêu trên, Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh đưa ra hướng dẫn cụ thể cho trường hợp của Công ty:

• Chi phí vé máy bay dưới 20 triệu đồng: Khoản chi phí vé máy bay cho Giám đốc đi công tác (trong và ngoài nước) có hóa đơn dưới 20.000.000 đồng, thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng cá nhân, có quyết định cử đi công tác thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Nghĩa vụ Thuế nhà thầu đối với hãng hàng không nước ngoài: Đối với vé máy bay mua của các hãng hàng không nước ngoài không có văn phòng bán vé hoặc đại lý tại Việt Nam, Công ty có nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu (nếu có) theo quy định tại Thông tư 103/2014/TT-BTC hướng dẫn nghĩa vụ thuế đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập tại Việt Nam.