Giới thiệu về Công văn 5658/CT-TTHT năm 2018

Công văn 5658/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của công văn xoay quanh việc xác định nghĩa vụ thuế và tính hợp lệ của các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc, đặc biệt là chi phí vé máy bay, lưu trú và các dịch vụ đi kèm.

Chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí chuyên gia

Theo hướng dẫn tại Công văn 5658/CT-TTHT, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí phục vụ cho chuyên gia nước ngoài được quy định cụ thể như sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các chi phí mua vé máy bay, thuê nhà, phòng nghỉ cho các chuyên gia nước ngoài nếu các khoản chi này phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hợp đồng: Các khoản chi phí nêu trên phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng nhà thầu ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài. Trong đó, hai bên phải thỏa thuận rõ doanh nghiệp Việt Nam là đơn vị chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí lưu trú, đi lại này.
• Chứng từ bắt buộc: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, cùng với chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí chuyên gia

Về mặt thuế TNDN, Công văn 5658/CT-TTHT làm rõ các điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp:

• Tính tương thích với hoạt động kinh doanh: Các khoản chi phí như tiền thuê nhà, tiền vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Quy định trong hợp đồng: Tương tự như thuế GTGT, các khoản chi này phải được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng ký với nhà thầu nước ngoài hoặc hợp đồng lao động ký với chuyên gia (nếu là lao động trực tiếp của doanh nghiệp).
• Hồ sơ chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh đầy đủ bao gồm: Hợp đồng dịch vụ/hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác (nếu có), hóa đơn mua dịch vụ (vé máy bay, khách sạn) mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam, cùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật.
• Trường hợp không được tính vào chi phí được trừ: Nếu các khoản chi phí này không được quy định trong hợp đồng giữa hai bên, hoặc hóa đơn chứng từ không mang tên doanh nghiệp Việt Nam mà mang tên cá nhân chuyên gia hoặc đơn vị khác, doanh nghiệp sẽ không được tính các khoản này vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát kỹ lưỡng điều khoản hợp đồng: Trước khi thực hiện chi trả và hạch toán, bộ phận kế toán cần phối hợp với bộ phận pháp chế để rà soát các điều khoản trong hợp đồng nhà thầu hoặc hợp đồng lao động, đảm bảo có điều khoản quy định rõ nghĩa vụ chi trả chi phí đi lại, lưu trú thuộc về doanh nghiệp Việt Nam.
• Đồng nhất thông tin trên hóa đơn: Tất cả hóa đơn dịch vụ mua ngoài (như vé máy bay, hóa đơn khách sạn, dịch vụ đưa đón) bắt buộc phải xuất cho doanh nghiệp Việt Nam (thể hiện rõ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế), không được xuất cho cá nhân chuyên gia nước ngoài.
• Tuân thủ quy định thanh toán: Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên để bảo toàn quyền lợi khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ TNDN.