Công văn 6237/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt tập trung vào các khoản chi liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Nguyên tắc chung về chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định cụ thể đối với chi phí tiền nhà cho người lao động nước ngoài

Đối với khoản chi phí tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả:

• Điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà cho người lao động, thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần có đầy đủ hợp đồng thuê nhà, hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định.
• Ảnh hưởng đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.

Quy định đối với chi phí vé máy bay cho người lao động nước ngoài

Khoản chi về vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước phép được xử lý như sau:

• Về thuế TNDN: Nếu trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có ghi rõ khoản chi tiền vé máy bay khứ hồi về nước hàng năm (hoặc theo định kỳ) do doanh nghiệp chi trả, và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán, vé máy bay thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Về thuế TNCN: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở đi trong năm thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Các điều khoản về phúc lợi, chi phí tiền nhà, vé máy bay phải được quy định cụ thể, rõ ràng trong Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Tất cả các khoản thanh toán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện qua phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để được chấp nhận là chi phí hợp lý.
• Hồ sơ chứng từ đi kèm phải đồng bộ và logic bao gồm quyết định cử đi công tác, lịch trình bay, cuống vé máy bay, hóa đơn của đại lý vé và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.