Giới thiệu về Công văn 728/CT-TTHT năm 2014

Công văn 728/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định rõ tính hợp lệ của các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động, đặc biệt là các khoản chi phí đi lại, vé máy bay và lưu trú cho chuyên gia nước ngoài hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN và hướng dẫn tại Công văn, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hướng dẫn cụ thể về chi phí tiền vé máy bay và tiền thuê nhà cho người lao động

Công văn 728/CT-TTHT tập trung làm rõ việc hạch toán đối với các khoản chi phí đưa đón, tiền vé máy bay và tiền thuê nhà cho người lao động (bao gồm cả lao động nước ngoài):

• Trường hợp được tính vào chi phí được trừ: Nếu trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp và người lao động có ghi rõ khoản chi về tiền nhà, tiền vé máy bay khứ hồi về nước (đối với người lao động nước ngoài) do doanh nghiệp chi trả, thì các khoản chi này được coi là một phần thu nhập có tính chất tiền lương, tiền công. Doanh nghiệp được tính các khoản chi này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Yêu cầu về hồ sơ chứng từ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm hợp đồng lao động (hoặc thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty), quyết định cử đi công tác (nếu có), hóa đơn tiền thuê nhà, hóa đơn vé máy bay kèm theo thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).

Lưu ý về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho doanh nghiệp, Công văn cũng lưu ý về nghĩa vụ thuế TNCN của người lao động đối với các khoản lợi ích nhận được:

• Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Khoản chi về vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài sau một năm làm việc được miễn thuế TNCN đối với 01 chuyến khứ hồi mỗi năm. Nếu phát sinh thêm các chuyến đi khác trong năm, khoản chi này sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định hiện hành.