Giới thiệu chung về Công văn 666/CT-TTHT năm 2014

Công văn 666/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế liên quan đến hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (thương mại điện tử) cho người lao động đi công tác.

Quy định về hồ sơ, chứng từ đối với chi phí mua vé máy bay qua mạng

Để khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ theo từng trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay cho người lao động:

• Vé máy bay điện tử: Doanh nghiệp phải lưu giữ thẻ lên máy bay (boarding pass) và vé máy bay điện tử (e-ticket) có đầy đủ thông tin của người lao động tham gia chuyến bay.
• Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng của doanh nghiệp). Trường hợp tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hồ sơ cử đi công tác: Quyết định cử đi công tác của ban giám đốc hoặc văn bản phân công nhiệm vụ, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động tự mua vé máy bay:

Nếu doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và cho phép người lao động tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay: Vé máy bay điện tử mang tên người lao động và thẻ lên máy bay thực tế của chuyến đi.
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp: Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải có quy định rõ ràng về việc cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp thanh toán lại.
• Chứng từ thanh toán của doanh nghiệp: Chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại tiền cho người lao động (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) kèm theo chứng từ thanh toán của cá nhân người lao động cho đơn vị bán vé.
• Hồ sơ công tác: Quyết định cử đi công tác và các văn bản liên quan chứng minh chuyến đi phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên tắc chung về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Bên cạnh hướng dẫn cụ thể về chi phí vé máy bay, Công văn cũng nhắc lại các nguyên tắc cốt lõi để một khoản chi phí được ghi nhận là chi phí hợp lý được trừ:

• Tính thực tế: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn: Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Hình thức thanh toán: Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ý nghĩa pháp lý của Công văn 666/CT-TTHT

Công văn này giúp tháo gỡ vướng mắc cho các doanh nghiệp trong việc sử dụng các chứng từ điện tử, đặc biệt là vé máy bay mua qua mạng, phù hợp với xu hướng số hóa và thương mại điện tử. Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn về chứng từ nêu trên giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế TNDN.