Giới thiệu về Công văn 746/CT-TTHT năm 2014

Công văn 746/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp thắc mắc cho các doanh nghiệp về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này đóng vai trò định hướng, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lệ và hạn chế tối đa các rủi ro bị xử phạt khi quyết toán thuế thực tế.

Các nguyên tắc cốt lõi để xác định chi phí được trừ

Theo tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh, để một khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện tiên quyết sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Các khoản chi mang tính chất cá nhân, không liên quan đến hoạt động tạo ra doanh thu của đơn vị sẽ bị loại trừ.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp cần có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp. Đối với các khoản chi không có hóa đơn, phải có chứng từ thanh toán, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng biểu mẫu quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế GTGT và thuế TNDN. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ không được tính vào chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn đi sâu vào phân tích và hướng dẫn cách xử lý đối với các nhóm chi phí thường gặp tại doanh nghiệp, cụ thể bao gồm:

1. Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương

• Các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Doanh nghiệp phải thực hiện chi trả thực tế và có chứng từ thanh toán lương hợp lệ. Các khoản tiền lương, tiền công đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ (trừ trường hợp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định).

2. Chi phí trang phục cho người lao động

• Trường hợp doanh nghiệp có chi bằng tiền mặt cho người lao động để tự trang bị trang phục thì mức chi được trừ không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
• Trường hợp doanh nghiệp chi bằng hiện vật cho người lao động (có hóa đơn, chứng từ mua trang phục hợp pháp) thì toàn bộ chi phí mua trang phục bằng hiện vật này được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và bằng hiện vật thì phần chi bằng tiền không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm, phần chi bằng hiện vật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

3. Chi phí công tác phí và phụ cấp đi lại

• Chi phí vé máy bay, phương tiện đi lại, chi phí lưu trú (tiền thuê phòng) của người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ.
• Trường hợp doanh nghiệp có khoán chi công tác phí cho người lao động thì khoản chi khoán này được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, đồng thời mức khoán phải phù hợp với thực tế hoạt động.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống chứng từ kế toán, đối chiếu chặt chẽ các khoản chi phát sinh với các điều kiện quy định tại Công văn 746/CT-TTHT và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về thuế TNDN. Việc hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ, hợp đồng lao động và lưu trữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt một cách khoa học là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải trình hiệu quả trước cơ quan thuế khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra.