Giới thiệu về Công văn 75277/CT-HTr

Công văn 75277/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện, hồ sơ và chứng từ cần thiết đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là chi phí mua vé máy bay cho người lao động đi công tác.

Nguyên tắc chung về điều kiện xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, để các khoản chi phí phát sinh tại doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Hướng dẫn chi tiết đối với chi phí mua vé máy bay cho nhân viên đi công tác

Công văn đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và phát sinh chi phí mua vé máy bay. Tùy thuộc vào phương thức mua vé, hồ sơ chứng từ được quy định như sau:

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua mạng (online):

Nếu doanh nghiệp thực hiện mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử (e-ticket).
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động trực tiếp tham gia chuyến đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp phù hợp với thông tin trên vé điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động tự mua vé máy bay:

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và giao cho người lao động tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, khoản chi này được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện:

• Có quyết định hoặc văn bản cử đi công tác của doanh nghiệp nêu rõ việc giao cho cá nhân tự mua vé.
• Có hóa đơn, chứng từ mua vé máy bay hợp pháp (hoặc vé máy bay điện tử) kèm theo thẻ lên máy bay (boarding pass).
• Có chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân người lao động thông qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có quy định rõ hình thức thanh toán và khoán chi này.

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 75277/CT-HTr giúp doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNDN. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ thẻ lên máy bay (boarding pass) cùng với vé điện tử, tránh trường hợp thiếu chứng từ này dẫn đến việc bị cơ quan thuế loại chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế.