Công văn 8236/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích mà doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động nước ngoài. Văn bản này làm rõ các quy định về việc xác định thu nhập chịu thuế TNCN đối với khoản tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài và tiền vé máy bay về phép năm.

Chính sách thuế TNCN đối với khoản học phí trả thay cho con của người lao động nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Công văn 8236/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế TNCN hiện hành, khoản tiền học phí do doanh nghiệp chi trả thay cho con của người lao động nước ngoài được điều chỉnh như sau:

• Điều kiện miễn thuế TNCN: Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài học tập tại Việt Nam từ bậc học mầm non đến trung học phổ thông do người sử dụng lao động chi trả hộ (thanh toán thay) sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Yêu cầu về chứng từ: Để được miễn thuế TNCN, khoản chi này phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, đồng thời phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp từ các cơ sở giáo dục xuất cho doanh nghiệp.
• Trường hợp không được miễn thuế: Nếu doanh nghiệp chi trả học phí cho con của người lao động nước ngoài học đại học, cao đẳng hoặc các bậc học cao hơn, hoặc chi trả cho con của người lao động Việt Nam học tập tại Việt Nam, thì khoản chi này vẫn phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Chính sách thuế TNCN đối với tiền vé máy bay về phép của người lao động nước ngoài

Công văn cũng hướng dẫn chi tiết về việc xác định thuế TNCN đối với khoản chi phí vé máy bay khứ hồi về phép của người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Mức khống chế miễn thuế: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về nước phép 01 (một) lần trong năm sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Căn cứ xác định: Việc chi trả này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Căn cứ để xác định là vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass) và các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Đối tượng không áp dụng: Quy định miễn thuế này chỉ áp dụng duy nhất cho bản thân người lao động nước ngoài. Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền vé máy bay cho người thân (vợ, chồng, con) của người lao động nước ngoài về nước thì khoản chi này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Các lưu ý quan trọng về mặt chứng từ và hạch toán đối với doanh nghiệp

Để đảm bảo các khoản chi trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và không bị truy thu thuế TNCN của người lao động, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hợp đồng lao động: Phải thể hiện rõ ràng các khoản phúc lợi này (học phí cho con, vé máy bay về phép) là một phần trong thỏa thuận lao động giữa hai bên.
• Hóa đơn, chứng từ: Tất cả các khoản thanh toán phải có hóa đơn tài chính hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp. Đối với các khoản thanh toán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Tính nhất quán: Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng để làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế khi có thanh tra, kiểm tra.