Công văn 91/KTXD-KTHĐ năm 2020 do Cục Kinh tế xây dựng ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc thanh toán, quyết toán chi phí hạng mục chung trong các hợp đồng xây dựng. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của chủ đầu tư và nhà thầu, đảm bảo việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng tuân thủ đúng quy định pháp luật.

- Khái niệm và thành phần của chi phí hạng mục chung

Chi phí hạng mục chung trong dự án đầu tư xây dựng là khoản chi phí dành cho các công việc cần thiết phục vụ cho quá trình thi công xây dựng công trình nhưng không thể phân bổ trực tiếp vào từng công tác xây dựng cụ thể. Các khoản chi phí này bao gồm:

• Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công của nhà thầu.
• Chi phí di chuyển thiết bị thi công và lực lượng lao động đến và đi khỏi công trường.
• Chi phí bảo đảm an toàn lao động và bảo vệ môi trường cho người lao động trên công trường và khu vực xung quanh.
• Chi phí thí nghiệm vật liệu của nhà thầu và một số khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến công tác quản lý, hỗ trợ thi công tại công trường.

- Nguyên tắc thanh toán, quyết toán chi phí hạng mục chung

Việc thanh toán và quyết toán chi phí hạng mục chung phải tuân thủ nghiêm ngặt các thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng đã ký kết giữa các bên, phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các quy định pháp luật áp dụng cho hợp đồng đó tại thời điểm ký kết. Cụ thể:

• Đối với hợp đồng trọn gói: Việc thanh toán chi phí hạng mục chung được thực hiện theo tỷ lệ phần trăm (%) hoặc giá trị trọn gói đã thỏa thuận trong hợp đồng. Khi quyết toán, không yêu cầu phải hoàn công chi tiết hoặc cung cấp hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí thực tế phát sinh đối với các khoản chi phí này, miễn là nhà thầu đã thực hiện đầy đủ các công việc theo đúng cam kết và phạm vi công việc trong hợp đồng.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh: Việc thanh toán được căn cứ vào khối lượng công việc thực tế hoàn thành đã được nghiệm thu và đơn giá tương ứng ghi trong hợp đồng hoặc đơn giá đã được điều chỉnh theo quy định. Nhà thầu cần cung cấp các hồ sơ nghiệm thu khối lượng hoàn thành tương ứng với các hạng mục chung đã thực hiện thực tế.

- Hướng dẫn xử lý các trường hợp đặc thù khi quyết toán

Công văn làm rõ phương thức xử lý đối với một số trường hợp phát sinh trong thực tế quyết toán chi phí hạng mục chung:

• Trường hợp các bên thỏa thuận thanh toán chi phí hạng mục chung theo tỷ lệ phần trăm (%) trên chi phí xây dựng và chi phí thiết bị, giá trị thanh toán sẽ biến động tương ứng với giá trị xây dựng và thiết bị được nghiệm thu thực tế, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng.
• Đối với chi phí nhà tạm để ở và điều hành thi công, nếu thực tế nhà thầu không xây dựng nhà tạm mà thuê nhà hoặc sử dụng các hình thức khác để phục vụ điều hành thi công, việc quyết toán vẫn được thực hiện theo đúng hình thức hợp đồng đã ký kết (trọn gói hoặc theo đơn giá) và các điều khoản thỏa thuận cụ thể về nội dung này trong hợp đồng.
• Các bên tham gia hợp đồng có trách nhiệm rà soát kỹ lưỡng các điều khoản về thanh toán, quyết toán ngay từ giai đoạn thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để tránh các tranh chấp không đáng có khi quyết toán dự án hoàn thành.

- Ý nghĩa pháp lý và thực tiễn của văn bản

Công văn 91/KTXD-KTHĐ đóng vai trò là cơ sở tham chiếu pháp lý quan trọng cho các chủ đầu tư, nhà thầu và các cơ quan thanh tra, kiểm toán trong việc xác định tính hợp pháp, hợp lệ của việc thanh quyết toán chi phí hạng mục chung. Văn bản giúp thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật, hạn chế tình trạng ách tắc trong khâu giải ngân vốn đầu tư và quyết toán dự án hoàn thành.