Công văn 9279/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2022 hướng dẫn về việc hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đối với doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng đắn các khoản chi phí khấu hao được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

Nguyên tắc khấu hao tài sản cố định được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo quy định của pháp luật về thuế TNDN và quản lý tài sản cố định, các khoản chi phí khấu hao TSCĐ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tài sản cố định phải được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản cố định đó.
• Tài sản cố định phải được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán hiện hành và quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC.

Quy định về khấu hao đối với tài sản cố định tạm dừng hoạt động

Công văn làm rõ trường hợp tài sản cố định tạm dừng hoạt động do các nguyên nhân khách quan hoặc theo chu kỳ sản xuất:

• Trường hợp tài sản cố định tạm dừng do sửa chữa định kỳ, bảo dưỡng định kỳ với thời gian dưới 09 tháng, hoặc tạm dừng do di dời địa điểm, tạm dừng theo mùa vụ dưới 12 tháng, sau đó tiếp tục đưa vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì chi phí khấu hao trong thời gian tạm dừng vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
• Doanh nghiệp phải lưu trữ và xuất trình đầy đủ hồ sơ, giấy tờ chứng minh lý do tạm dừng như quyết định tạm dừng, kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, hoặc tài liệu chứng minh tính chất mùa vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các trường hợp chi phí khấu hao tài sản cố định không được trừ

Doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp chi phí khấu hao không được tính vào chi phí hợp lý bao gồm:

• Phần chi phí khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với một số loại tài sản đặc thù, ví dụ như ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống có nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (trừ các doanh nghiệp chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn).
• Khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khấu hao đối với tài sản cố định không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (ngoại trừ tài sản cố định thuê tài chính).
• Khấu hao đối với tài sản cố định không được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.

Khuyến nghị và hướng dẫn thực hiện cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Thường xuyên rà soát danh mục tài sản cố định, đối chiếu thực tế sử dụng với sổ sách kế toán để kịp thời phát hiện các tài sản không còn tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Xây dựng và ban hành quy chế quản lý tài sản cố định nội bộ, quy định rõ quy trình khấu hao, sửa chữa, bảo dưỡng và thanh lý tài sản.
• Lưu trữ hồ sơ chứng từ đầy đủ, đặc biệt là các biên bản bàn giao, hóa đơn mua sắm, và các quyết định liên quan đến việc tạm dừng hoạt động của tài sản để giải trình khi có thanh tra, kiểm tra thuế.